Meetings organisieren & leiten: 4 Tipps für perfekte Team-Sitzungen

Wenn es ans Planen und Organisieren eines Meetings geht, spielen verschiedene Erfolgsfaktoren eine Rolle. Hier 4 Tipps, durch die man nahezu perfekte Meetings erreichen kann.

1. Wer kommt überhaupt?

Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor ist die Entscheidung, wen Sie zum Meeting einladen und wen nicht. Bei Routinemeetings beziehungsweise bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fällen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darüber, wer eingeladen wird.

Laden Sie nicht zu viele Teilnehmer ein, denn für ein erfolgreiches Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern fällt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten. Es ist auch möglich, bestimmte Teilnehmer gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten einzuladen.

2. Teilnehmerzahl

An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als zehn Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten fünf bis acht Teilnehmer als ideal.

Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur drei Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen könnten, welche wären das? Die Antwort auf diese Frage lässt Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.

3. Meeting-Dauer: Kurz oder lang?

Meist sind kürzere Meetings produktiver als längere. Es gibt aber auch Themen, bei denen es sinnvoll ist, dass diese länger durchgeführt werden, da sie dann ergiebiger sind. Sie könnten beispielsweise überlegen, ob Sie ein längeres Meeting pro Quartal abhalten, anstatt kürzere wöchentliche oder monatliche zu organisieren.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Meeting zum Zeitkiller wird, sondern seien Sie Vorbild bei der Führung; fordern Sie auch von Ihren Mitarbeiter einen effektiven Umgang mit der Zeit ein.

4. Das richtige Protokoll

Kein Meeting ohne ein Protokoll: Ein Ergebnisprotokoll, das idealerweise während des Meetings verfasst und gleich im Nachgang zur Veranstaltung per eMail verschickt wird, fasst kurz zusammen, wer anwesend war, welche Maßnahmen vereinbart wurden, und dient Ihnen als Arbeitsnachweis für den produktiven Umgang mit der Besprechungszeit.

Wenn es dann ans protokollieren geht, lassen sich folgende Protokollarten unterscheiden:

• Gedächtnisprotokolle: werden im Nachgang zu einem Gespräch durch einzelne Teilnehmer des Meetings als Gedächtnisstütze verfasst, in dem wichtig erscheinende Aspekte und Fakten aufgenommen werden, um die Grobinhalte des Gesprächs beziehungsweise wichtig erscheinende einzelne Punkte zu dokumentieren. In Kurzprotokollen werden stichwortartig die Ergebnisse zusammengefasst und mit den Informationen versehen, die es einem Nicht-Teilnehmer möglich machen, die Zusammenhänge innerhalb der Veranstaltung zu verstehen.
• Ergebnisprotokolle: fassen die zentralen Ergebnisse des Meetings zusammen. Insbesondere getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge sind festgehalten. Die Beiträge einzelner Anwesender werden nicht gekennzeichnet. Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Es ist also nicht ersichtlich, wie die jeweiligen Ergebnisse zustande kamen. Zielsetzung ist hier das wirksame Erfassen und Nachhalten von Arbeitsaufträgen im Sinne von wer macht was mit wem bis wann. Dies ist die gebräuchlichste Art des Businessprotokolls.
• Bei ausführlichen Ergebnisprotokollen: werden auch die Wege zu Entscheidungsfindungen und wichtige Meinungsäußerungen und Beiträge erfasst. Wörtliche Zitate und indirekte Rede werden als solche gekennzeichnet.
• Ein Verlaufsprotokoll: gibt den gesamten Verlauf der Veranstaltung wieder. Alle Argumentationsstandpunkte und Meinungen werden erfasst. Beschlüsse werden im Wortlaut zitiert. Der genaue Weg zu gemeinsamen Entscheidungen und noch bestehende Vorbehalte einzelner Teilnehmer sind klar dokumentiert nachlesbar. Im Wortprotokoll werden Redebeiträge wörtlich abgegeben. Es kann sich zum Beispiel um Abschriften von Tonbandaufnahmen handeln. Die Redebeiträge sind namentlich gekennzeichnet.