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Offenlegung & Bildrechte:  Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. 
Redaktionelle Bearbeitung: Dieser Beitrag wurde zur Veröffentlichung auf Best of HR – Berufebilder.de® überarbeitet und inhaltlich für das Format angepasst von Simone Janson. Alle Beiträge von Simone Janson

Hier schreibt für Sie:

Michael LorenzMichael Lorenz ist geschäftsführender Gesellschafter der grow.up. Managementberatung. Er ist erfahrener Berater, Trainer, Coach und Autor zahlreicher Fachbücher zu den Themen Führung, Human Resource Management, Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung. Mehr Informationen unter grow-up.de Alle Texte von Michael Lorenz.

Meetings effizient gestalten: 7+1 goldene Regeln für effiziente Besprechungen

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In Unternehmen vergeht kaum ein Tag ohne Besprechungen. Doch viele laufen planlos ab. Das muss nicht sein, denn mit einfachen Regeln lassen sie sich produktiver gestalten.

Effiziente Besprechungen

Meetingfrust statt Meetinglust?

Meetings prägen den Berufsalltag von Führungskräften und Mitarbeitern aller Ebenen maßgeblich. Besprechungen und Kommunikation werden für Berufstätige immer wichtiger. Sie durchdringen unser ganzes Leben, da sie so oft Teil unserer Arbeit sind.

Doch die meisten Menschen haben einige schlechte und wenig gute Erfahrung mit Besprechungen und Diskussionen. Denn wer kennt das nicht: Tagaus tagein Termine, Konferenz auf Konferenz, eine Besprechung jagt die nächste. Das kostet unendlich viel Zeit und Energie – doch unterm Strich kommt nur selten etwas Greifbares heraus.

Meetings: Viele gehen rein, wenig kommt raus?

Doch viele Menschen beklagen sich daher, dass Meetings und Diskussionen ineffizient sind. Es gibt dieses schöne Zitat “Viele gehen rein, wenig kommt raus.” Leider trifft das tatsächlich auf viele Meetings zu.

Dafür gibt es einige Gründe. Zum Beispiel ist es oft langweilig, einer langen Präsentation zuzuhören, und die Leute verbringen mehr als zehn Minuten damit, über eine Idee nachzudenken, obwohl sie nur fünf Minuten dafür aufwenden sollten, wenn sie effizient sein wollen.

Warum Meetings trotz allem wichtig sind

Dabei sind solche Meetings für ganz verschiedene Zwecke wichtig: Wir treffen uns mit Kollegen, um das Geschäft zu besprechen, wir treffen uns mit Kunden, um das Projekt zu besprechen, und wir treffen uns mit Kunden, um das Produkt zu besprechen.

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Tatsache ist: Besprechungen und Diskussionen können eine gute Möglichkeit sein, Menschen auf dem Laufenden zu halten, zusammenzuarbeiten und neue Ideen zu entdecken. Ob Sie eine monatliche Mitarbeiterbesprechung oder eine Abteilungsbesprechung abhalten, die Vorteile einer produktiven Diskussion sind allgemein bekannt.

Effiziente Meetings: Wenn die richtige Strategie fehlt

Doch allzu oft verlaufen sie mangels sinnvoller Planung chaotisch und enden schließlich ohne greifbare Ergebnisse. Aufgrund des ständigen Informationsflusses können Besprechungen auch ziemlich chaotisch werden.

Meetings werden daher schnell ein ziemliches Ärgernis im Berufsalltag. In der Tat können sie unmäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn es ihnen an Struktur fehlt und sie einem starren Zeitplan folgen, können sie sogar noch problematischer sein. Um sie effizienter zu gestalten, können Sie einige der folgenden Tipps und Tricks anwenden.

Jeder kann zum Erfolg eines Meetings beitragen

Aber: Wenn ein Meeting ohne Ergebnis verläuft, liegt die Schuld nicht alleine beim Chef. Besprechungen sind oft stressig und ineffizient, weil die meisten Menschen sie für selbstverständlich halten und nicht die notwendigen Schritte unternehmen, um den Ablauf von Besprechungen zu verbessern.

Und selbst im Zeitalter von PowerPoint drehen sich die meisten Besprechungen auf dieselbe alte Art und Weise. Warum versuchen Sie nicht einen neuen Ansatz? Schluss mit dem “Alles-oder-nichts”-Gedöns, mit dem Verdrängen von Ideen, die noch nicht einmal auf dem Tisch sind.

Das muss nicht sein! Atmen Sie stattdessen tief durch, entspannen Sie sich und verlassen Sie das Meeting mit einem positiven Gefühl. Wenn Sie einige einfache Regeln befolgen, werden Ihre nächsten Sitzungen garantiert ein voller Erfolg.

7 Tipps für produktivere Meetings

Es sind immer wieder die gleichen Probleme, die die Effizienz von Meetings verhindern. Damit es künftig besser läuft und Sie Ihre kostbare Zeit nicht mehr mit unbefriedigenden Zusammenkünften vergeuden, habe ich Ihnen die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Besprechungen zusammengestellt.

1. Fokus: Das Ziel ist der Weg

Eines der Haupthindernisse für effektive Besprechungen ist mangelnde Zielsetzung. Definieren Sie daher künftig klare Ziele – und zwar für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt. Als Führungskraft geben Sie vor, was bis wann zu erledigen ist; für die Umsetzung müssen die Mitarbeiter sorgen.

Dabei kommt es immer auf den Fokus an: Heute wird von uns mehr denn je erwartet, dass wir mehrere Dinge auf einmal erledigen. Von der Arbeit bis zur Schule und sogar an den Wochenenden werden wir von Terminen und Anfragen bedrängt. Aber was wäre, wenn wir uns statt auf Multitasking nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren könnten?

2. Kompetente Teilnehmer einladen

Es klingt banal, wird aber oft sträflich vernachlässigt: Immer wieder erlebe ich, dass nicht die relevantesten und kompetentesten Leute am Tisch sitzen. Dementsprechend kann dann auch die Besprechung nicht zu Ergebnissen führen. Achten Sie daher bei der Zusammensetzung der Gruppe darauf, die richtigen Mitarbeiter einzuladen – also solche, die zu dem Thema wirklich etwas zu sagen haben – inhaltlich, aber auch hinsichtlich der Entscheidungskraft.

Sonst werden die Themen nur endlos weiterdiskutiert und schließlich vertagt. Und wie erreichen Sie, dass andere Abteilungen nicht irgendwen entsenden? Indem Sie eine einfache Regel aufstellen: Das, was in der Gruppe besprochen und ggf. entschieden wurde, gilt und kann anschließend nicht mehr rückgängig gemacht werden.

3. Ohne geeigneten Moderator läuft nichts

Selbst kleine Gesprächsgruppen profitieren davon, wenn sie von einem Moderator geleitet werden. Sonst ist die Gefahr groß, dass die Teilnehmer immer wieder vom Kernthema abschweifen und über das “ob” diskutieren, statt sich auf das “wie” zu konzentrieren. Übernehmen Sie als Führungskraft nicht die Moderation, da Sie ansonsten inhaltlich kaum mehr ausreichend eingreifen können.

Meist ist Neutralität ratsam, da der Moderator zwischen den unterschiedlichen Standpunkten zu vermitteln hat. Soll er hingegen nicht neutral sein, dann wählen Sie einen aus der hierarchiehöchsten Gruppe. Damit der Moderator seine Funktion erfüllen kann, müssen ihm bestimmte Rechte übertragen werden. Vor allem soll er die Autorität besitzen, ausschweifende Redner zu  bremsen und ausufernde Diskussionen zum Thema zurückzuführen. Sehr bewährt hat sich, die Redezeit pro Teilnehmer und Redebeitrag auf zwei Minuten zu begrenzen.

4. Für alles eine Regel

In vielen Unternehmen gibt es keinerlei verbindliche Vorgaben für Besprechungen, ihr Erfolg bleibt damit dem Zufall überlassen. Regeln für eine einheitliche Vorgehensweise sind aber unerlässlich – nur so lassen sich brauchbare Ergebnisse erzielen. Die wichtigsten lauten:

  • Alle Themen, über die in der Gruppe gesprochen werden, sind zu visualisieren, beispielsweise auf dem Flip-Chart.
  • Diskussionen finden erst statt, sobald die relevante Fragestellung für alle Teilnehmer verständlich ist.
  • Folgen Sie der ZDF-Regel und verlangen Sie für alle Diskussionspunkte belastbare “Zahlen, Daten, Fakten”.
  • Bei der Problemklärung kommen klar definierte Methoden zum Einsatz wie Abstimmungen, Sammlung und Gewichtung der Kriterien oder eine Punktevergabe hinsichtlich der Relevanz von Fragestellungen.
  • Jeder Tagesordnungspunkt wird mit einem WWW abgeschlossen: Wer macht was bis wann?
  • Halten Sie in einem Themenspeicher Fragen fest, die im Rahmen dieser Besprechung noch nicht final diskutiert wurden.
  • Entscheidungsvorlagen sollten einer einheitlichen Struktur entsprechen und maximal eine Seite lang sein.

Lassen Sie diese Regeln in jedem Besprechungsraum aushängen!

5. Klar machen, um was es hier geht

Wir müssen in der Lage sein, die Ergebnisse von Besprechungen effektiv zu analysieren und zu diskutieren. Bei solchen Besprechungen ist es sehr wichtig, dass die Kommunikation und Zielsetung klar und effizient ist.

Wenn ein Meeting in einer bestimmten Zeit von “A” nach “B” gehen soll, müssen Sie alle wissen, was dieses “A” und “B” bedeutet. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wer, wo und zu welchem Zweck die Leute kommen. Also, wer leitet das Treffen? Wer macht was? Wenn eine bestimmte Person während einer Besprechung geht, ist es wichtig, dass die anderen die Situation der Besprechung verstehen können, z.B. wer was tun sollte. Am Ende können Sie alle diese Informationen nutzen, um die Besprechung besser zu gestalten.

Nicht selten besteht Unklarheit über das (Sub-)Thema, das gerade behandelt werden soll. Klären Sie daher, um was es beim nachfolgenden Tagesordnungspunkt eigentlich geht, sodass alle Teilnehmer auf einem einheitlichen Stand sind. Räumen Sie dieser Klärung maximal fünf Minuten ein; so gewöhnen sich alle daran, kürzere Wortbeiträge zu liefern. Verstreicht diese vorgegebene Zeit ergebnislos, gehen Sie zum nächsten Thema über.

6. Zielgruppen einbeziehen

Unglaublich, aber wahr: Sehr häufig werden die Zielgruppen, um die es bei der Besprechung geht, gar nicht zu ihren konkreten Erwartungen befragt. D.h. Die Gruppe soll Lösungen für Probleme etwa von Kunden finden, die zuvor inhaltlich gar nicht genügend herausgearbeitet wurden.

Die Diskussion findet dann im luftleeren Raum statt, wobei der Misserfolg natürlich vorprogrammiert ist. Sorgen Sie daher dafür, dass rechtzeitig vor dem Meeting alle relevanten Informationen aufbereitet und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Hilfreich sind auch strategische Aussagen des Managements hinsichtlich des Sachverhalts.

7. Diskussionen nicht ausufern lassen

Wer hat das noch nicht erlebt: Im Verlaufe einer Besprechung steigt der Komplexitätsgrad so stark an, dass niemand mehr durchblickt. Grund hierfür ist oft, dass manche Teilnehmer reden, ohne substanziell etwas beizusteuern – einfach nur, damit sie überhaupt etwas gesagt haben. Ist die Diskussion einmal so weit ausgeufert, wird das Thema dann gern mangels Lösbarkeit in Arbeitskreise delegiert. Damit es nicht so weit kommt, sollten Sie

  • für jeden zu klärenden Sachverhalt eine zeitliche Obergrenze ziehen,
  • Redebeiträge beschränken und
  • Themen auch während der Besprechung immer wieder eindeutig definieren.

Sie können die Dauer der Besprechung auch von vorneherein begrenzen. Verkürzen Sie die Dauer auf z.B. 30 Minuten. Normalerweise kann eine Besprechung eine halbe bis eine Stunde dauern, aber das ist zu lang. Wenn eine Besprechung länger als 30 Minuten dauert, ist sie zu lang. Das bedeutet, dass Sie die Besprechung gut vorbereiten müssen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.

Ist die Delegation des Themas doch erforderlich, so sollte dies mit einem eindeutig formulierten Arbeits- und Lösungsauftrag an die Projektgruppe verbunden werden.

Extra-Tipp: Meetings strukturieren mit der Mind-Map-Technik – und Ergebnisse protokollieren

Es gibt viele Möglichkeiten, Meetings und Diskussionen zu verbessern. Eine gute Möglichkeit besteht in der Ergebnis-Visualisierung. Die Inhalte der Besprechung werden transparent und für alle Teilnehmer greifbar, wenn sie laufend (etwa am Flip-Chart) visualisiert werden. Perfekt geeignet für Ideensammlungen ist die Mind-Map-Technik, die zudem innere Zusammenhänge der Thematik offenlegt. Und so gehen Sie dabei am besten vor: Zeichnen Sie in der Mitte des Blattes einen Kreis und schreiben Sie dort das Thema hinein.

Anschließend sammeln die Gruppenmitglieder die damit verbundenen Hauptprobleme und Unterpunkte. Im dritten Schritt werden Lösungen für die einzelnen Problemzweige erarbeitet. Da dies häufig vernachlässigt wird, abschließend noch eine Empfehlung. Erstellen Sie – als Führungskraft am besten selbst – ein Protokoll, in dem Sie alle relevanten Sachverhalte festhalten: Arbeitsfortschritte, (Zwischen-)Ergebnisse und offene Punkte, die im nächsten Termin zu behandeln sind.

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5 Antworten zu “Meetings effizient gestalten: 7+1 goldene Regeln für effiziente Besprechungen”

    • Hallo Herr Feninger,
      vielen Dank für Ihren Kommentar.

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