Meetings mit Fokus – 4 X 6 Tipps: Ziele setzen für produktive Team-Besprechungen

Sie wollen Team-Besprechungen produktiv und effizient durchführen? Dafür ist es wichtig Ziele während des Meeting im Auge zu behalten und darauf hinzuarbeiten 4 X 6 Tipps, wie das gelingt.

Meetings: Sind wir besser dran ohne sie?

Gerade für Meetings gilt: Wenn man diese sinnvoll nutzen will, sollte man das Ziel nicht aus den Augen lassen. Wenn Sie Ihre Ziele zuvor schriftlich festhalten, haben Sie gleich einen optimalen Aufhänger für Ihre Argumentation.

Denn: Bei vielen Meetings haben die Teilnehmer das untrügliche Gefühl, sie wären auch gut ohne ausgekommen. Das sind in den meisten Fällen die Meetings, die ohne eine bestimmte Zielsetzung gestartet werden.

Meeting-Ziele – 6 Tipps: So konkret wie möglich definieren

Ihnen fällt es schwer, überhaupt einen Fokus, eine Agenda zu formulieren? Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie sich noch gar nicht ausführlich genug mit dem Thema beschäftigt haben. Denken Sie daran: Selbst für ein Brainstorming sollten Sie ein Ziel haben. Wenn es keines gibt: Verschieben Sie das Meeting lieber, bis Sie über die Inhalte und Ziele Klarheit gewonnen haben.

Wichtig ist beim Aufsetzen Ihrer Agenda: Formulieren Sie so konkret wie möglich. Denn Sie das Ziel vor Augen haben, fällt Ihnen die passende Argumentation viel leichter ein, weil Sie den Fokus genau definiert haben. Machen Sie sich also klar:

1. Persönliche Absichten: Wie sehen Ihre persönlichen Ziele aus?
2. Ihre Emotionen: Wie sehen Ihre persönlichen Wünsche und Bedürfnisse aus?
3. Ihre Interessen: Von welchem Ergebnis würden Sie selbst am meisten profitieren?
4. Happieness-Faktor: Über welches Ergebnis würden Sie sich persönlich am meisten freuen?
5. Kompromissbereitschaft: Worin liegt für Sie ein annehmbarer Kompromiss?
6. No-Go-Faktor: Und welches Ergebnis könnten Sie auf gar keinen Fall akzeptieren?

Team-Meetings – 6 Tipps: Gemeinsame Ziele festlegen, Konflikte vermeiden

Das spezielle Problem bei Meetings ist allerdings: Ihr Ziel erreichen wollen auch alle anderen. Jeder will sein eigenes Süppchen kochen – und häufig sind die Ziele völlig entgegengesetzt. Daher wird in Meetings gerne lang und breit ergebnislos hin- und herdiskutiert. Was also tun?

Die Lösung: Denk nicht nur an Deine persönlichen Ziele. Ein Meeting bedeutet nicht, dass jeder irgendetwas von sich gibt, sondern in der Regel besteht ein gutes Meeting darin, dass Du gemeinsam mit anderen agierst und möglicherweise Probleme löst. Daher: Versuche möglichst, persönliche und gemeinsame Ziele in Einklang zu bringen. Mach Dir klar, welche Standpunkte die anderen Teilnehmer haben und versuche, Gemeinsamkeiten zu finden – am besten schriftlich und wieder so konkret wie möglich.

1. Meinungen abklopfen: Welche unterschiedlichen Ansichten herrschen im Team oder bei den Kollegen vor?
2. Die Rolle der Emotionen: Welche emotionalen Bedürfnisse lassen die Kollegen dabei erkennen?
3. Die Ratio: Stehen dahinter persönliche Interessen oder andere Absichten?
4. Absichtenerkennung: Und wenn ja, welche Absichten?
5. Konsensfindung: Wie sieht der kleinste gemeinsame Nenner aus? Von welchem Ergebnis haben alle oder doch die meisten den größtmöglichen Nutzen?
6. Das Happy End: Gibt es am Ende eine glückliche Lösung für alle bzw. wie könnte ein Ergebnis aussehen, mit dem alle zufrieden sind?

Meetings für Kontakte nutzen – 6 Tipps: Networking bei der Besprechung

Doch es gibt noch weitere Gründe, warum Menschen Meetings völlig unproduktiv finden. Ich erinnere mich an meine Zeit als angestellte Redakteurin: Da wusste ich nach einem Meeting auch oft nicht mehr, was ich an diesem Tag überhaupt geschafft hatte. Daher hatte ich regelrecht Angst vor dieser Zeitverschwendung.

Doch Meetings haben auch Vorteile, die man spätestens dann bemerkt, wenn man als Solo-Selbständiger alleine in seinem Kämmerlein herumwerkelt: Man hat z.B. die Gelegenheit, mit Kollegen und Teammitgliedern zu kommunizieren. Auf diese Weise entsteht auch Vertrauen untereinander. Nur zu lange dürfen die Meetings eben nicht sein, denn sonst entsteht allgemeiner Frust. Und daher sollte man genau überlegen, wer aus welchem Grund zu dem Meeting eingeladen wird.

1. Teilnehmerzahl beschränken: Nicht wahllos soviel Leute wie möglich einladen. Es gibt Teilnehmer, die mit dem Thema gar nichts zu tun haben und verzichtbar sind.
2. Lassen Sie Teilnehmer selbst entscheiden: Geben Sie eine Agenda vor, anhand derer die möglichen Teilnehmer selbst entscheiden, ob Ihre Anwesenheit unbedingt erforderlich ist.
3. Vertreter einladen: Vielleicht reicht es, dass von jeder beteiligten Abteilung oder Personengruppe nur eine Vertreterin zum Meeting kommt?
4. Nicht-Teilnehmer informieren: Es gibt sicherlich Möglichkeiten, dass einige Personen nicht am Meeting teilnehmen, sondern nur über die Ergebnisse des Meetings auf dem Laufenden gehalten werden.
5. Ergebnisse genau protokollieren: Die Information von Nicht-Teilnehmern setzt voraus, dass die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Das erfordert eine(n) Verantwortliche(n) für Notizen.
6. Neue Ideen auf später verschieben: Hat jemand neue Ideen zur Tagesordnung, dann wären das die Punkte auf der Agenda des nächsten Meetings. Oder man nimmt sich der Sache im Nachhinein an und behandelt die Idee/das Problem am Telefon oder unter vier Augen etc.

Meetings beschränken – 6 Tipps: Zeitmanagement für die Besprechung

Außerdem kann es helfen, Druck aufzubauen, um ein Meeting fokussiert zu halten. Dies geschieht am einfachsten mit einer Uhr im Konferenzraum. Noch besser ist ein Wecker (oder eine Weck-App), die die verbleibenden Minuten herunter zählt. Bei Präsentationen kann auch einen Countdown-Einblenden.

Eigentlich sind Meetings nur dann sinnvoll, wenn es darum geht, Informationen zu verteilen oder Entscheidungen zu treffen. Beides sollte vorbereitet sein und lässt somit wenig Platz für Diskussionen. Die meisten Leute sind nämlich auf Diskussionen nicht vorbereitet und wiederholen deswegen ständig das einzige, was Ihnen einfällt.

1. Müssen wir uns wirklich treffen? Am Anfang steht die Frage, ob das Meeting wirklich nötig ist und dieses Thema nun unbedingt diskutiert werden muss.
2. Ziele im Vorfeld klar machen: Auch das baut Druck auf. Verteilen Sie die Agenda bereits im Vorfeld und machen Sie klar, dass Sie von jedem Teilnehmer erwarten, diese durchzuarbeiten. Das hilft allen Teilnehmern, sich über die Ziele des Meetings klar zu werden!
3. Läuft eine Uhr? Es sollte stets eine Uhr, ein Wecker oder ein Countdown-Zähler gut sichtbar für alle Mitarbeiter laufen.
4. Stehende Meetings: Ein weiterer Trick für mehr Fokus ist das berühmte Stand-Up-Meeting, bei dem alle Teilnehmer stehen. Weil das anstrengend ist, arbeiten alle darauf hin, dass es schnell vorbei geht. Eine leichte Version des Stand-Up-Meetings wäre das No-Frills-Meeting, bei dem es keine Getränke gibt.
5. Enger Terminplan: Noch eine Möglichkeit: einfach kurz darauf das nächste Meeting im selben Raum ansetzen – so wird man am Ende gewaltsam aus dem Raum gedrängt.
6. Halten wir uns an die Agenda? Wenn wir schon eine Agenda haben, dann müssen wir uns auch daran halten.  Wenn man darauf nicht achtet, passiert das, was bei vielen Meetings passiert: Es wird endlos diskutiert, oft im Kreise und unter mehrfacher Nennung derselben Punkte.

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