Meetings erfolgreich durchführen: Der Schlüssel zum Erfolg



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Die Redensart ›Ohne einen Plan plant man automatisch den Misserfolg‹ trifft häufig auf Meetings zu. Denn der Schlüssel zum Erfolg Ihres Meetings liegt in der Planung. Meetings erfolgreich durchführen: Der Schlüssel zum Erfolg Meetings erfolgreich durchführen: Der Schlüssel zum Erfolg

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Hier schreibt für Sie: Matthias K. Hettl ist Ökonom und beriet u.a. die UN. Profil

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Problemlösung oder Zeitverschwendung?

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Von Cyril Northcote Parkinson (1909  –  1993) ist auch dieses schöne Zitat überliefert: "Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit."

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Der Schlüssel zum Erfolg

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Tatsächlich liegt der Schlüssel zum Erfolg eines Meetings darin, dass Ihre Mitarbeiter und Sie sich über Zweck, Ziel und Endergebnis von Anfang an im Klaren sind.

Erstellen Sie im Vorfeld eine kurze Tagesordnung und bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritäten münden und dementsprechend nacheinander bearbeitet werden – das Wichtigste zuerst, das Unwichtigste zuletzt.

Ist das Meeting wirklich notwendig?

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Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchführung eines Meetings wirklich notwendig ist.

Ihre Mitarbeiter und Sie müssen zusammenkommen, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, zu planen, zu diskutieren, etwas zu erörtern, einen Streit aus dem Weg zu räumen, zu feiern und vieles mehr. Meetings können außerdem zu einer Verbesserung der Motivation und Produktivität beitragen.

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Direkte und indirekte Kosten

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Wann macht es Sinn, ein Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert gründliche Überlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist.

Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete für den Veranstaltungsort sowie eine eventuelle Unterkunft bei länger andauernden Meetings. Zu den indirekten Kosten zählen die Arbeitszeit und Produktivitätsverluste der Teilnehmer.

Brechen Sie mit Gewohnheiten

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Deshalb müssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Treffen ist und ob es nicht andere Möglichkeiten wie den Austausch über eMails, Infos oder Memos gibt. Brechen Sie mit der Gewohnheit, ein Meeting durchzuführen, nur weil das schon immer am Montag um 10 Uhr stattgefunden hat.

Entscheiden Sie, ob das Meeting unbedingt notwendig ist, ob es weiter sinnvoll ist, dieses durchzuführen, oder ob es eigentlich auch ohne Meeting geht. Ergreifen Sie die Initiative, werfen Sie die Frage auf und reduzieren Sie Ihre Meetingzeit auf sinnvolle Weise.

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Produktivitätskiller bekämpfen

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Tipp: Halten Sie ein Meeting ab, sollten Sie die möglichen Fallstricke erkennen, die zu Produktivitätsräubern werden können. Zu diesen gehören:

  • unpünktlicher Beginn,
  • zeitlich zu überziehen,
  • keinen Besprechungsleiter festzulegen,
  • sich mehr Zeit zu lassen als nötig,
  • einen Teilnehmer das Meeting teilweise dominieren zu lassen,
  • das Meeting zu einem einseitigen Dialog verkommen zu lassen,
  • für die besprochenen Dinge keinen Fertigstellungstermin oder To-dos festzulegen,
  • Diskussionsthemen anzusprechen, zu denen die Anwesenden keinen Beitrag leisten können,
  • zu viele Teilnehmer einzuladen und so die Leistungsfähigkeit des gesamten Meetings zu beeinträchtigen.


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