EnglishGerman

Meetings erfolgreich durchführen – Teil 3: 4 Tipps für perfekte Meetings



Voriger Teil Nächster Teil



Top100 & größtes englisches Blog zum deutschen Arbeitsmarkt (Quellen: DIE ZEIT, Wikipedia, Blogger-Relevanz-Index) mit News-Dienst Best of HR. Wir begleiten Kunden seit 15 Jahren im Wandel der Arbeitswelt - mit Beratung, Seminaren & passenden Locations.
Bildrechte: Bildmaterial im Rahmen einer Kooperation kostenlos zur Verfügung gestellt von Shutterstock.

Wenn es ans Planen und Organisieren eines Meetings geht, spielen verschiedene Erfolgsfaktoren eine Rolle. Hier 4 Tipps, durch die man nahezu perfekte Meetings erreichen kann.

meeting


Hier schreibt für Sie:

 

hettlMatthias K. Hettl ist Ökonom und beriet u.a. die UN.

Profil


Best of HR - Berufebilder

1. Wer kommt überhaupt?

Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor ist die Entscheidung, wen Sie zum Meeting einladen und wen nicht. Bei Routinemeetings beziehungsweise bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fällen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darüber, wer eingeladen wird.

Laden Sie nicht zu viele Teilnehmer ein, denn für ein erfolgreiches Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern fällt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten. Es ist auch möglich, bestimmte Teilnehmer gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten einzuladen.

2. Teilnehmerzahl

An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als zehn Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten fünf bis acht Teilnehmer als ideal.

Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur drei Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen könnten, welche wären das? Die Antwort auf diese Frage lässt Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.

3. Meeting-Dauer: Kurz oder lang?

Meist sind kürzere Meetings produktiver als längere. Es gibt aber auch Themen, bei denen es sinnvoll ist, dass diese länger durchgeführt werden, da sie dann ergiebiger sind. Sie könnten beispielsweise überlegen, ob Sie ein längeres Meeting pro Quartal abhalten, anstatt kürzere wöchentliche oder monatliche zu organisieren.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Meeting zum Zeitkiller wird, sondern seien Sie Vorbild bei der Führung; fordern Sie auch von Ihren Mitarbeiter einen effektiven Umgang mit der Zeit ein.

4. Das richtige Protokoll

Kein Meeting ohne ein Protokoll: Ein Ergebnisprotokoll, das idealerweise während des Meetings verfasst und gleich im Nachgang zur Veranstaltung per E-Mail verschickt wird, fasst kurz zusammen, wer anwesend war, welche Maßnahmen vereinbart wurden, und dient Ihnen als Arbeitsnachweis für den produktiven Umgang mit der Besprechungszeit.

Wenn es dann ans protokollieren geht, lassen sich folgende Protokollarten unterscheiden:

  • Gedächtnisprotokolle werden im Nachgang zu einem Gespräch durch einzelne Teilnehmer des Meetings als Gedächtnisstütze verfasst, in dem wichtig erscheinende Aspekte und Fakten aufgenommen werden, um die Grobinhalte des Gesprächs beziehungsweise wichtig erscheinende einzelne Punkte zu dokumentieren. In Kurzprotokollen werden stichwortartig die Ergebnisse zusammengefasst und mit den Informationen versehen, die es einem Nicht-Teilnehmer möglich machen, die Zusammenhänge innerhalb der Veranstaltung zu verstehen.
  • Ergebnisprotokolle fassen die zentralen Ergebnisse des Meetings zusammen. Insbesondere getroffene Entscheidungen und Arbeitsaufträge sind festgehalten. Die Beiträge einzelner Anwesender werden nicht gekennzeichnet. Das Ergebnis der Veranstaltung ist das gemeinsame Ergebnis der ganzen Gruppe. Es ist also nicht ersichtlich, wie die jeweiligen Ergebnisse zustande kamen. Zielsetzung ist hier das wirksame Erfassen und Nachhalten von Arbeitsaufträgen im Sinne von wer macht was mit wem bis wann. Dies ist die gebräuchlichste Art des Businessprotokolls.
  • Bei ausführlichen Ergebnisprotokollen werden auch die Wege zu Entscheidungsfindungen und wichtige Meinungsäußerungen und Beiträge erfasst. Wörtliche Zitate und indirekte Rede werden als solche gekennzeichnet.
  • Ein Verlaufsprotokoll gibt den gesamten Verlauf der Veranstaltung wieder. Alle Argumentationsstandpunkte und Meinungen werden erfasst. Beschlüsse werden im Wortlaut zitiert. Der genaue Weg zu gemeinsamen Entscheidungen und noch bestehende Vorbehalte einzelner Teilnehmer sind klar dokumentiert nachlesbar. Im Wortprotokoll werden Redebeiträge wörtlich abgegeben. Es kann sich zum Beispiel um Abschriften von Tonbandaufnahmen handeln. Die Redebeiträge sind namentlich gekennzeichnet.

Mehr Informationen? Nutzen Sie unsere E-Kurse & persönliche Beratung


E-Kurse Beratungberufebilder

Der Debatten-Monitor bündelt das Feedback von 2 Mio. Nutzern auf 100 Social-Media-Kanälen (Übersicht) zu unseren Beiträgen. Sie wollen hier kommentieren? Bitte die Debatten-Regeln einhalten, Beiträge müssen freigeschaltet werden. Fotos sind via Gravatar möglich, Ihre eMail-Adresse bleibt geheim.

Feedback-Statistik:

  1. 319 Leser nach Google Analytics
  2. 11 mal Feedback insgesamt
  3. Debatte zu diesem Beitrag folgen
  4. Allen Debatten folgen
  5. Debatten per eMail abonnieren (Link hier eintragen!)

Meistdiskutiert letzter Monat:

  1. Simone Janson
    Simone Janson

    Meetings erfolgreich durchführen – Teil 3: 4 Tipps für perfekte Meetings –

  2. Berufebilder
    Berufebilder

    Meetings erfolgreich durchführen – Teil 3: 4 Tipps für perfekte Meetings –

  3. KompetenzPartner
    KompetenzPartner

    Meetings erfolgreich durchführen – Teil 3: 4 Tipps für perfekte Meetings: Wenn es ans Planen u… #Beruf #Bildung

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.