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Meetings erfolgreich durchführen – Teil 4: 7 Tipps für optimale Vorbereitung



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Zu einem effizienten Meeting gehört auch eine optimale Meeting-Vorbereitung – nur dann kann ein Meeting wirklich effizient sein. Teil dessen sollte auch die Frage sein, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist.

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Hier schreibt für Sie:

 

hettlMatthias K. Hettl ist Ökonom und beriet u.a. die UN.

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Alternativen zum klassischen Meeting

Richten Sie neben den großen Meetingrunden mit mehreren Gesprächspartnern auch ein System für individuelle Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern ein. Das kann zu ungeahnten Effizienzsteigerungen führen.

Denn dieses Rücksprachesystem dient Ihnen einerseits der Information, der Besprechung von Einschätzungen und sachlichen Aspekten, aber auch zur zielgerichteten Kommunikation mit Ihren einzelnen Mitarbeitern, über persönliche Aspekte wie Befindlichkeit, Motivation und Stimmung.

Warum Zweiergespräche?

In einem Vieraugengespräch fällt es Ihrem Mitarbeiter leichter, gewisse Punkte anzusprechen und sich für eine andere Sichtweise zu öffnen.

Es geht bei den Zweiermeetings auch um die Reflexion von individuellen Fragen, die Vorbereitung und Abstimmung von Gesprächsrunden im größeren Kreis und um den Vertrauensaufbau.

7 Tipps für die optimale Vorbereitung

Was Sie sonst noch bei der Vorbereitung eines Meetings beachten sollten, dazu geben wir Ihnen hier einige Tipps:

  1. Ist das Meeting wirklich notwendig oder gibt es andere Möglichkeiten? Geht es beispielsweise nur darum, Informationen weiterzugeben, dann können Sie auch eine E-Mail oder ein Memo verfassen, worin das Wichtigste steht, das ist wesentlich ökonomischer und spart Zeit.
  2. Haben Sie die richtigen Teilnehmer eingeladen, die einen inhaltlichen Input geben können und auch Entscheidungen treffen können? Halten Sie die Anzahl der Teilnehmer generell klein. Überlegen Sie also genau, wer wirklich dabei sein muss. Sie können Teilnehmer auch gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten dazuholen.
  3. Bereiten Sie Meetings stets sorgfältig vor. Dazu gehören die Planung der Räumlichkeit, ausreichende Sitzgelegenheiten, Visualisierungsmöglichkeiten, funktionierendes technisches Equipment, eine schriftliche Tagesordnung mit Zeitangabe der Tagesordnungspunkte, die Planung des Termins und die rechtzeitige Einladung der Teilnehmer.
  4. Machen Sie sich möglichst im Vorhinein mit den für Sie wichtigsten Tagesordnungspunkten des Meetings vertraut. Was ist Ihr Beitrag? Geht es um Information, Problemlösung oder Entscheidung bei den einzelnen Themen?
  5. Machen Sie sich und den Teilnehmern klar, was Ihre Ziele bei dem Meeting sind, und agieren Sie während des Meetings zielorientiert.
  6. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen. Auf welche Weise das geschieht, ist eine Frage Ihres Führungsstils beziehungsweise Ihrer Moderation. Wichtig ist, dass das Meeting zum Austausch, zu einer Diskussion beziehungsweise einer Problemlösung beiträgt.
  7. Sie als Moderator des Meetings sind dazu da, dass das Ziel des Meetings nicht aus dem Fokus gerät. Wenn Sie beobachten, dass Beiträge vom Thema wegdriften, machen Sie höflich, aber bestimmt darauf aufmerksam. Sagen Sie etwa: »Herr Meier, was Sie sagen, ist sicher wichtig. Lassen Sie uns jedoch zu unserem Kernpunkt zurückkehren …«

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