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Meetings erfolgreich durchführen – Teil 1: Effizient Probleme lösen



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„Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation“, sagte der britische Historiker, Soziologe und Publizist Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), der als Entdecker der Parkinsons Gesetze Weltberühmt wurde. Was will er uns damit sagen?

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Hier schreibt für Sie:

 

hettlMatthias K. Hettl ist Ökonom und beriet u.a. die UN.

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Meetings – Problemlösung oder Frustaufbau?

Meetings haben viele Funktionen: Sie dienen dem Informationsaustausch, der Diskussion, der Entscheidungsfindung und zur Lösung von Problemen. Fehlende oder unzureichende Informationen sind der Nährboden für Missverständnisse, Frustration und mangelnde Identifikation mit einer Aufgabe.

Gerade aus diesem Grund können Meetings einen wichtigen Beitrag zur Motivation Ihrer Mitarbeiter darstellen und ein wirkungsvolles Mittel sein, um Ideen zu kreieren, den Teamgeist zu fördern oder Handlungen herbeizuführen.

Beispiel: Using the brain to storm a problem

In der von Alex Osborn gegründeten Werbeagentur BDO ging die schlechte Qualität der Meetings dem Chef gehörig auf die Nerven. Es gab zig Meetings, die alles andere als inspirierend waren. Sie dauerten ewig, ermüdeten und hemmten jede Form der Kreativität. Sie waren der GAU für ein Unternehmen, das sein Geld damit verdient, kreativ zu sein. Osborn war sich der Bedrohung bewusst und erinnerte sich an die mehr als 400 Jahre alte indische Kreativitätstechnik des Prai-Barshana. Aus deren Mantra – using the brain to storm a problem – leitete er das heutige Brainstorming ab.

Zeit in Meetings effizient nutzen

Die Zeit der Meetings geht von der Zeit für die zu erledigenden Aufgaben ab. Grundsätzlich ist in den letzten Jahren die Anzahl an Meetings gestiegen. Zudem können sich weitere Aufgaben aus dem Meeting ergeben.

Als Leader verbringen Sie teilweise mehr als 50 Prozent Ihrer Zeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, diese Zeit effektiv zu nutzen. Der Erfolg Ihres Meetings liegt in der richtigen Vorbereitung und Organisation sowie in der professionellen Durchführung.

So viel wie nötig und so wenig wie möglich

Meetings kosten wertvolle Arbeitszeit. Deshalb ist es für Sie wichtig, dass Sie grundsätzlich darauf achten, dass mit diesem wichtigen Arbeitsinstrument in der verwandten Zeit konkrete Ergebnisse erzielt werden. Es gilt für Meetings der Grundsatz:

So viel wie nötig und so wenig wie möglich. Dazu sollten diese auch so gut vorbereitet und so professionell durchgeführt werden wie möglich. Ihre wichtigste Reflexionsfrage nach jedem Meeting muss lauten: War die Zeit sinnvoll investiert und kommen Ihr Team und Sie einen Schritt weiter?

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