Eine erfolgreiche digitale Transformation ist wesentlich für den zukünftigen Geschäftserfolg – darüber ist sich die Unternehmenswelt weitestgehend einig. Bei der Frage hingegen, wer diesen Veränderungsprozess antreiben sollte, scheiden sich die Geister.

6 Schritte zur Digitalisierung von HR-Abteilungen

Die Studie „Benchmarking HR Digital“ der Unternehmensberatung Promerit zeigt, dass sich nur 52 Prozent der HR-Manager für den Digitalisierungsprozess ihrer Abteilung verantwortlich fühlen. Vielmehr sehen sie die IT (82 Prozent) und die Geschäftsführung (74 Prozent) in der Pflicht, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Mit dieser Einstellung nehmen sie sich jedoch selbst die Chance, den Wandel aktiv mitzugestalten und so nicht nur die eigene Abteilung zu modernisieren, sondern auch den Transformationsprozess des kompletten Unternehmens voranzutreiben. Lesen Sie im Folgenden drei Gründe, warum HR-Manager die Digitalisierung der Personalabteilung aktiv gestalten sollten.

1. Moderne HR-Tools reduzieren Kosten und schaffen Kapazitäten: Noch immer sind es vor allem manuelle Routine-Aufgaben, die HR-Manager ausbremsen. Ein Beispiel ist die Zeugniserstellung: Ohne digitale Tools benötigen Personalverantwortliche oft mehrere Stunden, um in Absprache mit der Fachabteilung ein aussagekräftiges und rechtssicheres Schreiben zu verfassen. Mit einem digitalen Zeugnis-Generator hingegen kann das Dokument innerhalb von nur 15 Minuten versandfertig sein. Dank regelmäßiger Software-Updates entspricht es zudem stets den aktuellen Gesetzesnormen.
2. Investitionen schaffen Kostenvorteile: Natürlich muss dabei zunächst in die entsprechenden Software-Lösungen investiert werden – meist erwirtschaften diese aber innerhalb kürzester Zeit sogar einen Kostenvorteil. Schlussendlich bleibt HR-Verantwortlichen so mehr Zeit für zunehmend geschäftskritische Aufgaben wie Mitarbeitergewinnung, Talentförderungen oder strategische Beratung des Managements.
3. Nachwuchskräfte erwarten Kommunikationskomfort: Für die Millennial-Generation, die jetzt ins Berufsleben startet, ist digitale Kommunikation über Smartphone, Tablet und Co selbstverständlich. Denselben Komfort erwarten sie daher auch im Arbeitsumfeld – über Papierbögen mit der Personalabteilung zu kommunizieren, erscheint ihnen hingegen antiquiert. Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels, der nach wie vor ein ernstzunehmendes Thema für viele Branchen in Deutschland ist, sollte die HR-Abteilung daher Vorreiter sein und ihre Papierberge sowie die tägliche Kommunikation mit Bewerbern und Angestellten des Unternehmens digitalisieren.
4. Mobile Lösungen einsetzen: Elektronische Portallösungen, über die HR-Abteilung und Mitarbeiter Dokumente unkompliziert und mobil per Smartphone austauschen können, sind längst verfügbar. Angestellte können damit sogar Krankmeldungen einfach mit dem Smartphone abfotografieren und direkt und sicher an die verantwortlichen Personaler übermitteln – so sparen sie sich den lästigen Gang zum Briefkasten. Insgesamt tragen digitale Tools in der HR-Abteilung also auch zu einem positiven Employer Branding bei und können helfen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
5. Mitarbeiterdaten sind digital besser geschützt und jederzeit verfügbar: Ein entscheidender Vorteil digitaler Dokumente gegenüber Papierakten ist, dass sie nicht durch Umwelteinflüsse wie Brände oder Überschwemmungen beschädigt oder gar ganz zerstört werden können. Denn professionelle Anbieter stellen durch moderne Sicherheitstechnologien und ausgeklügelte Back-up-Systeme sicher, dass Personaldaten selbst bei lokalen Serverausfällen nicht verloren gehen. Zudem können HR-Service-Partner durch ein jeweils maßgeschneidertes Zugriffskonzept gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben.
6. HR-Archiv in der Cloud: Ein HR-Archiv, in dem sich Mitarbeiterakten in Schränken stapeln, ist hingegen oftmals nicht ausreichend gesichert. Ein weiterer Vorteil, Mitarbeiterdaten digital in einer Private oder Public Cloud zu speichern, ist die Verfügbarkeit. Denn so haben Verantwortliche je nach Berechtigung jederzeit und nahezu von überall aus mobilen Zugriff auf die Dokumente. Das spart enorm Zeit, denn sie müssen diese nicht wie früher zuerst aufwendig im Archiv ausfindig machen und in den digitalen Workflow integrieren.

Fazit: Die Personalabteilung muss aufwachen

HR-Abteilungen sollten jetzt aus ihrem Dornröschenschlaf erwachen und sich ihrer zunehmend geschäftskritischen Rolle bewusst werden. Denn die Unternehmenswelt wird durch die fortschreitende Digitalisierung immer anspruchsvoller und komplexer. Gut ausgebildete Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen und zu halten ist daher – vor allem hinsichtlich des noch immer präsenten Fachkräftemangels – grundlegend für den Geschäftserfolg.

Die Personalabteilung kann dazu einen wichtigen Beitrag leisten – indem sie die Erwartungen der qualifizierten Nachwuchskräfte erfüllt und dabei gleichzeitig mehr Kapazitäten schafft, um das Management strategisch zu unterstützen. Jedes Unternehmen muss dabei jedoch seinen eigenen ganz individuellen Weg gehen – und auch nicht zwingend gleich von Null auf Hundert digitalisieren. Oftmals reicht es mit einem Teil – etwa der Einführung einer digitalen Personalakte – anzufangen und sich dann schrittweise in Richtung digitale Prozesse und papierloses Büro voranzutasten.

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