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Memo schreiben in 10 Schritten - 1/3: Wo liegen Ihre Prioritäten?



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Ein Memo soll Teilnehmern auch auch Vorgesetzten Informationen liefern. Allzu oft wird dieses aber zur lieblosen Pflichtübung. Was sollte man beachten, damit das Memo auch entsprechend sinnvoll ist?

Memo schreiben in 10 Schritten - 1/3: Wo liegen Ihre Prioritäten? Memo schreiben in 10 Schritten - 1/3: Wo liegen Ihre Prioritäten?


Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil

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Vorab: Aufs Wesentliche Konzentrieren

Mit dem Begriff „Memo“ ist ein Schriftstück gemeint, dass der Information oder Entscheidungsfindung dient und in der Regel für Vorgesetzte und Kollegen verfasst wird. In manchen Unternehmen heißen solche Dokumente auch „Vorlage“, „Stellungnahme“ oder „Notiz“. Üblicherweise sind Memos nicht länger als vier Seiten, wobei ich jedoch auch schon Vorlagen mit mehr als 30 Seiten gesehen habe.

Bevor Sie wieder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten, noch eine Bemerkung: Ziel eines guten Memos sollte es sein, möglichst präzise und objektiv das zugrunde liegende Problem beziehungsweise die Situation zu beschreiben. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche, denn das Thema Ihres Memos ist in aller Regel nur eines von vielen Problemen, die Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen beschäftigen.

Schritt 1: Beantworten Sie die Grundsatzfragen

Bevor Sie anfangen zu schreiben, müssen Sie erst einige grundsätzliche Fragen klären:

  • Wer sind die Empfänger? Wie viel Vorwissen besitzen sie?
  • Wann ist es notwendig, Hintergründe oder Zusammenhänge zu erläutern, und wann nicht?
  • Welchen Stellenwert besitzt das Thema beim Empfänger (Ist es „geliebt“ oder „verhasst“)?
  • Wie möchte der Empfänger informiert werden? Ist der Empfänger Augen- oder Ohrenmensch, das heißt nimmt er Informationen lieber schriftlich oder mündlich auf?
  • Verlangt der Empfänger detaillierte Informationen oder nur eine Zusammenfassung?
  • Ist der Empfänger faktenorientiert oder nicht?
  • Wer muss sich zum Thema äußern beziehungsweise seinen Standpunkt einbringen, wie etwa eigene Vorgesetzte, Vorgesetzte anderer Abteilungen, Kollegen aus der eigenen Abteilung, Kollegen anderer Abteilungen sowie externe Fachleute (Rechtsanwälte, Berater, Steuerberater, Gutachter …)?

Schritt 2: Nennen Sie die Priorität des Themas

Der Empfänger muss die Möglichkeit haben, das Problem oder den Sachverhalt sofort einordnen zu können. Versuchen Sie deshalb als erstes, die Priorität anzugeben. Zur Klassifikation empfehle ich die sogenannte „Eisenhower-Methode“ (benannt nach dem US-amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower).

Daraus ergeben sich folgende Kombinationen aus Wichtigkeit und Dringlichkeit:

  • Typ 1: eilig, aber geringe Wichtigkeit;
  • Typ 2: eilig und hohe Wichtigkeit;
  • Typ 3: geringe Dringlichkeit, aber hohe Wichtigkeit;
  • alles andere eignet sich nicht für Memos.

Schritt 3: Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile

Auf die hohe Bedeutung der Betreffzeile wurde bereits in den Folgen über Briefe und E-Mails hingewiesen. Bei Memos gilt das Gleiche: Beschreiben Sie kurz und präzise das Problem oder den Sachverhalt, idealerweise als Frage. Also nicht: „Umstrukturierung Vertriebssystem“, sondern: „Wie sollen wir unser Vertriebssystem umgestalten?“

Denn es gilt immer: Memos dienen der Information oder Entscheidungsfindung dient, sie sollten kurz und präziese sein. In der Regel gilt: So ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich. Teil zwei unserer Serie mit den nächsten Schritte zum richtigen Aufbau.

Schritt 4: Schildern Sie Ihr Anliegen

Bevor Sie mit den eigentlichen Ausführungen beginnen, sollten Sie den Empfänger wissen lassen, was Sie von ihm erwarten.

Als Empfänger liest man einen Text nämlich anders, wenn man weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt, als wenn man nur etwas zur Kenntnis nehmen soll. Beispielsweise könnten Sie folgende Kategorien verwenden: „Zur Kenntnis nehmen“, „Entscheiden bis ...“, „Gespräch führen“ oder „Aktion veranlassen“.

Schritt 5: Legen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt dar

In Anbetracht der Vielfalt an Themen, die in Memos erörtert werden können, ist es schwierig, eine allgemeingültige Gliederung zu empfehlen. Hilfreich ist es jedoch immer, anhand von W-Fragen zu prüfen, ob man alle wichtigen Aspekte genannt hat: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Womit? Wie lange?

Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung („executive summary“), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen.

Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, die sich unterschiedlich gut mit dem zugrunde liegenden Thema auskennen, so können Sie detaillierte und weiterführende Informationen in Anlagen ausgliedern. Dafür geeignet sind zum Beispiel eine Historie oder Vorgeschichte, Berechnungen, Gesetzesgrundlagen oder Details zu Lösungsalternativen (siehe Schritt 7).

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