Mobiles Arbeiten ist auf dem Vormarsch. HR-Abteilungen müssen Schritt halten und Mitarbeiterdokumente ebenfalls virtuell zur Verfügung stellen. 5 Tipps, was bei der Einführung einer digitalen Lösung zu beachten ist.

Digitalisierung in der Buchhaltung?

Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Arbeitswelt grundlegend und macht auch vor klassischen HR-Prozessen wie der Gehaltsabrechnung und Lohnbuchhaltung nicht Halt. In einer Ära, in der mobiles Arbeiten und Flexibilität immer mehr an Bedeutung gewinnen, steht die Personalabteilung vor der Herausforderung, ihre Abläufe effizienter, sicherer und ortsunabhängig zu gestalten. Die Nutzung von Smartphones und mobilen Anwendungen für diese sensiblen Prozesse bietet Unternehmen die Chance, Ressourcen zu sparen, die Datenqualität zu optimieren und den Mitarbeitenden einen flexiblen und transparenten Zugriff auf ihre Dokumente zu ermöglichen.

Die Implementierung mobiler Abrechnungs-Software ist dabei jedoch kein Selbstläufer und erfordert eine strategische Herangehensweise, um sowohl die rechtliche Konformität als auch die Akzeptanz in der Belegschaft zu gewährleisten. Der nachfolgende Beitrag beleuchtet, welche entscheidenden Schritte HR-Abteilungen und Unternehmen unternehmen sollten, um diesen Wandel erfolgreich zu meistern und die Vorteile der mobilen Lohnbuchhaltung voll auszuschöpfen.

Mobiles arbeiten auf dem Vormarsch – auch in der Buchhaltung

Der feste Platz im Büro mit PC und Festnetztelefon wird immer mehr zum Auslaufmodell. Stattdessen ist das Arbeiten dank mobiler Endgeräte wie Laptop oder Smartphone von überall aus möglich – in der Flughafenlounge, im ICE oder am heimischen Küchentisch. Über sichere VPN-Verbindungen haben Mitarbeiter Zugriff auf firmeninterne Server und können die benötigten Dateien einfach abrufen.

Wichtige Mitarbeiterdokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen hingegen erreichen Angestellte in der Regel immer noch analog per Post. In der Folge stapelt sich das Papier in Aktenbergen im privaten Arbeitszimmer. Keine Frage: Das ist längst nicht mehr State-of-the-Art und erfüllt in keinster Weise die steigenden Ansprüche des modernen Mitarbeiters. Dieser möchte relevante Informationen schnell, unkompliziert und wenn möglich mobil abrufen können.

Neue Technologien als Herausforderung für Unternehmen

Die gute Nachricht: Die Technologie dafür ist bereits verfügbar – mit modernen Portal-Lösungen zum Austausch von Mitarbeiterdokumenten können Unternehmen nicht nur Arbeitsaufwand und Kosten für die Personalabteilungen reduzieren, sondern sich Mitarbeitern und Bewerbern als zukunftsorientierter Arbeitgeber präsentieren.

Allerdings ist die Einführung einer neuen Technologie im Unternehmen immer eine Herausforderung – insbesondere, wenn es um sensible Mitarbeiterdokumente geht. Und nicht nur die HR-Abteilungen, sondern auch die Mitarbeiter müssen mit ins Boot geholt werden – sonst wird es schwierig, die neue Technik durchzusetzen.

5 Tipps für Einführung mobiler Abrechnungs-Software

Wichtig dafür ist: Die Lösungen nicht nur datenschutzrechtlich unbedenklich sein, sondern auch anwenderfreundlich und langfristig einsetzbar. 5 Tipps für Unternehmen, was Sie bei der Einführung solcher Systeme beachten sollten:

1. Auf anwenderfreundliche Systeme und Langfristigkeit setzen: Zunächst gilt: Die erfolgreiche Einführung eines neuen Tools steht und fällt mit dessen Qualität. Daher sollte im ersten Schritt immer die Lösung und der Anbieter genau unter die Lupe genommen werden. Führen Sie sich vor Augen, dass Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung „Laien“ im Umgang mit HR-Dokumenten und -Prozessen sind. Umso wichtiger ist es, dass die gewählte Lösung zur elektronischen Übermittlung von Mitarbeiterdokumenten intuitiv bedienbar ist und Vorgänge so nachvollziehbar wie möglich abbilden kann. Zudem geht es bei der Speicherung von Mitarbeiterdokumenten auch um Sicherheit und Langfristigkeit. Die Dokumente sollten bestenfalls auf unbegrenzte Zeit verfügbar sein und durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt werden. Setzen Sie daher wenn möglich nicht auf Nischenanbieter, sondern auf etablierte Dienstleister.
2. Interne PR für neues Tool durchführen: Ist schließlich ein Anbieter gewählt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter so früh und transparent wie möglich über die neue Lösung informieren. Denn nur wenn die Angestellten das virtuelle Portal auch akzeptieren und nutzen, lohnen sich Einführungs- und Supportkosten. Welche Kanäle dabei sinnvoll sind, muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden. Gibt es bereits ein gut funktionierendes und frequentiertes Intranet, ist dies sicherlich eine geeignete Plattform. Aber auch ein eigenes Info-Portal, Flyer, eine Hotline oder sogar ein Kurzfilm sind bewährte Möglichkeiten.
3. Vertrauenspersonen der Mitarbeiter ins Boot holen: Zusätzlich zu ausreichend Informationsmaterial lohnt es sich, Vertrauenspersonen der Mitarbeiter – etwa Betriebsräte, Datenschutzbeauftragte oder Juristen – von Anfang an mit einzubeziehen. Gelingt es, sie von der neuen Lösung zu überzeugen, ist damit auch eine erste Vertrauensbasis bei den Mitarbeitern geschaffen. Denkbar ist etwa, sie die neue Lösung vorab testen zu lassen. So können etwaige Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Mitarbeiterrechte effektiv aus dem Weg geräumt werden.
4. Nutzen für die Mitarbeiter herausstellen: Sowohl im Infomaterial als auch bei der Zusammenarbeit mit innerbetrieblichen Vertrauenspersonen sollten außerdem explizit die Vorteile der neuen Portal-Lösung für die Mitarbeiter herausgestellt werden. Etwa entfällt für sie administrativer Aufwand, denn Entgeltabrechnungen werden komfortabel digital gespeichert, automatisch sortiert und sind mobil von überall aus verfügbar. Die Jedermann-Akte von aconso ist zudem für die Nutzung auf dem Smartphone optimiert – Mitarbeiter werden so über neu verfügbare Dokumente durch eine Meldung auf dem Sperrbildschirm informiert und können sich unkompliziert per App einloggen. Besonders gewinnbringend: Mitarbeiter können umgekehrt ebenfalls Unterlagen an die HR-Abteilung übermitteln. Dazu müssen sie lediglich ein Kamerafoto des Dokuments – etwa der Krankmeldung – über die Smartphone-App hochladen.
5. Bei Widerspruch auf Neugier und Bequemlichkeit setzen: Trotz aller Maßnahmen und Vorbereitungen, um die Mitarbeiter von der neuen Lösung zu überzeugen, muss es Raum für Widerspruch geben. Angestellte sollten nicht das Gefühl haben, dass sie keine Einwände erheben können. Oftmals siegen jedoch Neugier und Bequemlichkeit. Haben skeptische Mitarbeiter das Tool dann erst einmal ausprobiert und die Vorzüge erlebt, werden sie es im Idealfall nicht mehr missen wollen.

Fazit: Die mobile Revolution schreitet voran

Die mobile Revolution in der Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung ist nicht nur ein Trend, sondern eine strategische Notwendigkeit, um in einer modernen Arbeitswelt wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die es schaffen, die Prozesse auf das Smartphone zu verlagern, profitieren unmittelbar von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Papier und manuellem Aufwand. Darüber hinaus wird die Personalabteilung entlastet und kann sich wieder auf ihre zentralen Aufgaben konzentrieren, während die Mitarbeitenden von einem jederzeitigen und sicheren Zugriff auf ihre Lohnunterlagen profitieren.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sorgfältigen Auswahl der richtigen, rechtssicheren Softwarelösung, die eine hohe Usability und strenge Datenschutzstandards gewährleistet. Eine schrittweise Implementierung und die Einbeziehung der Belegschaft sind dabei essenziell. Wer diese Herausforderungen meistert, verwandelt die mobile Lohnbuchhaltung in einen echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

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