Finanzen organisieren & Mitarbeiterbindung verbessern: 2 X 8 Tipps für Firmenkreditkarten in Unternehmen

In den letzten Jahren hat die Verwendung von Kreditkarten durch Unternehmen aller Größenordnungen zugenommen. Alle Vorteile im Überblick.

Die Fakten: Kreditkartennutzung für Unternehmen

Kreditkarten sind nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen in vielen Situationen sinnvoll. Das hat einen guten Grund: Die Verwendung von Kreditkarten bietet viele Vorteile, z.B. die Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen, Prämien zu erhalten und Bargeld zu vermeiden. Die Verwendung von Kreditkarten birgt jedoch auch einige Risiken, wie z.B. die Möglichkeit des Betrugs und die Notwendigkeit, Kreditkartenschulden zu verwalten. Bei verantwortungsvollem Umgang können Kreditkarten ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein. Dabei gilt: Nur wer alle Vorteile und Risiken der Verwendung von Kreditkarten kennt, kann die beste Entscheidung bei der Auswahl der richtigen Kreditkarte treffen.

Kreditkarten werden für den bargeldlosen Zahlungsverkehr eingesetzt, wobei alle Transaktionen über einen Zeitraum gesammelt und anschließend über ein mit der Karte verknüpftes Konto abgerechnet werden. Für die Karte wird eine Jahresgebühr fällig, die hauptsächlich den Aufwand bei der Abwicklung der Transaktionen decken soll. Die Karten gängiger Anbieter werden zudem in der Regel international akzeptiert, was für den Kartennutzer insgesamt – und gerade im gewerblichen Kontext – einen erheblichen Organisations-Vorteil bedeutet.

Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?

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Firmenkreditkarten lässt ein Unternehmen in der Regel auf sich und den Namen seines Mitarbeiters ausstellen. Sinn und Zweck einer solchen Karte ist eine umfangreichere Kostenkontrolle, die letzten Endes der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zugutekommt. Generell lässt sich im Rahmen der Firmenkreditkarten zwischen der Business-Kreditkarte und der Corporate Kreditkarte unterscheiden.

Business Kreditkarte

Die Verwendung einer Business Card ist vor allem für kleinere Unternehmen oder Selbstständige eine gute Variante. Hier gibt es zwar nur wenig Individualität und Spielraum, dafür hat der Kunde ein festes Preis-Leistungs-Verhältnis und nur geringe Kosten pro ausgeteilte Karte.

Corporate Kreditkarte

Die Corporate Kreditkarte wiederum eignet sich für große Unternehmen, Non-Profit-Organisationen oder auch für Behörden. Unternehmen, die eine große Anzahl an Firmenkreditkarten verwalten wollen, bekommen im Rahmen dessen ganz individuelle Konditionen und ein weitaus größeres Servicepaket als die Verwender von Business Cards. Dafür ist der finanzielle Rahmen auch um einigen größer. Mithilfe von Corporate Cards können alle Ausgaben von allen Mitarbeitern sinnvoll aufgelistet und am Ende auch ausgewertet werden. Das Unternehmen darf sich über eine positive Transparenz freuen, die Fehler praktisch unmöglich macht. Die Verwendung von Corporate Cards ist eine deutliche Erleichterung für die unternehmensinterne Buchhaltung.

8 Vorteile von Firmenkreditkarten für Unternehmen

Firmenkreditkarten sind außerdem äußerst flexibel und daher vor allem für Unternehmen geeignet, die an ganz individuellen Lösungen interessiert sind. Diverse Ausstattungsmerkmale sind frei verhandelbar und können dementsprechend an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. So schön die Flexibilität einer Corporate Card auch ist – sie macht den Vergleich der verschiedenen Anbieter äußerst kompliziert. Neben der Flexibilität und der Erleichterung für die Buchhaltung verfügt die Corporate Card noch über weitere Vorteile.

1. ständige Liquidität der Mitarbeiter: Es ist den Angestellten des Unternehmens möglich, rund um die Uhr finanziell unabhängig zu sein. Dies ist vor allem auf Geschäftsreisen oder Terminen äußerst sinnvoll und bedarf weniger organisatorischem Aufwand, als Bargeldvorschüsse durch das Unternehmen oder viele einzelne Reisekostenabrechnungen.
2. Buchhaltung und Buchführung verbessern: Eine Firmenkreditkarte trägt maßgeblich zu einer besseren Organisation Ihres Buchhaltungssystems bei.
3. Perfekte Kostenkontrolle: Durch die nahtlose Auflistung von allen Ausgaben die der Mitarbeiter lässt sich ein exzellenter Vergleich anstellen.
4. Mitarbeiter-Motivation durch Boni: Dies kann man sehr gut zum Zwecke der Mitarbeiter Motivation nutzen. Ein monatlicher Boni für denjenigen, der am besten gehaushaltet hat, ist oftmals die Garantie für einen effizienten Umgang mit Geld.
5. Eine ständige Sicherheit: Geld kann nicht einfach ungesehen ausgegeben werden oder “verschwinden”. Durch die genaue Auflistung ist eine Transparenz gewährleistet, die das Unternehmen vor unerklärlichen Verlusten schützt.
6. Flexible Ausgaben-Limits: Eine Firmenkreditkarte erhöht auch maßgeblich die Flexibilität, da Sie Ausgabenlimits flexibel den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen können.
7. Die Versicherung auch im Ausland: Über seine Corporate Card ist ein Mitarbeiter meist auch krankenversichert. Sollte ihm auf einer Geschäftsreise also etwas zustoßen, er einen Unfall haben oder krank werden, kann er mit seiner Karte vor Ort auf medizinische Betreuung bestehen.
8. Geschäftsaufbau: Firmenkreditkarten können eine gute Möglichkeit sein, Ihren Geschäftskredit aufzubauen. Dies kann Ihnen helfen, in Zukunft Darlehen und Kreditlinien zu erhalten. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre Karte verantwortungsbewusst einsetzen und alle Zahlungen pünktlich leisten.

Bessere Buchhaltung und Mitarbeiterbindung: 2 Best-Practice-Cases für Unternehmenskreditkarten

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Um die große Nützlichkeit vorn Firmenkreditkarten noch einmal zu verdeutlichen, sollen nachfolgend zwei Best-Practice-Cases noch einmal genauer betrachtet werden.

So verbessern Kreditkarten die Buchhaltung in Unternehmen

Einen großen Vorteil bieten Firmenkreditkarten für die Buchhaltung: Alle gebuchten Ausgaben von allen Karten des Unternehmens werden einmal im Monat von einem Referenzkonto abgebucht. Hierzu zählen vor allem die Kosten für Geschäftsreisen oder anfallende Spesen. Die Anzahl der Firmen, die auf regelmäßige Spesenabrechnungen angewiesen sind, ist höher als vermutet. Neben Anwendungsbereichen wie dem klassischen Außendienst sind häufig auch Speditionsunternehmen, die eine hohe Anzahl an Mitarbeitern betreuen, über die Maßen mit Ausgabenkontrollen beschäftigt. Und genau in diesen Fällen ist die Nutzung einer Unternehmenskreditkarte extrem sinnvoll.

Kreditkarten richten sich vom Grundprinzip her an alle Kunden einer Bank, also vor allem auch Privatpersonen. Natürlich hat nicht jeder eine Kreditkarte, da es auch andere Möglichkeiten gibt, wenn man vor allem seinen finanziellen Verfügungsrahmen nur kurzzeitig erweitern möchte. Dann könnte man sich unter anderem auch auf einer Vergleichsplattform für Kredite (z. B. bei Kredit Nordic) ein kurzfristiges Darlehen heraussuchen, was dann den einmaligen Finanzierungsbedarf deckt, danach aber schnell zurückgezahlt wird.

So verbessern Kreditkarten die Kunden- und Mitarbeiterbindung und in Unternehmen

Als Online-Händler sollten Sie vielleicht in Erwägung ziehen, die Verwendung von Kreditkarten in Ihrem Shop zu ermöglichen. Gerade wenn Sie einen Online-Shop betreiben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren können. Das erleichtert Ihren Mitarbeitern und Kunden den Einkauf und hilft Ihnen nicht nur, Ihren Umsatz zu steigern, sondern verbessert auch ganz nebenbei noch die Mitarbeiterbindung ganz erheblich.

Kreditkartenzahlungen sind deshalb ein derart beliebtes Zahlungsmittel, weil sie Kunden und Mitarbeitern eine bequeme Möglichkeit bieten, Einkäufe zu tätigen. Bei der Einrichtung von Kreditkartenzahlungen sind einige Dinge zu beachten, z.B. welcher Zahlungsdienstleister verwendet werden soll und wie Sie die Daten Ihrer Kunden schützen können. Wenn Sie ein paar Vorsichtsmaßnahmen treffen, können Sie in Ihrem Online-Shop sicher Kreditkartenzahlungen akzeptieren und so die Kunden- und Mitarbeiterbindung erheblich verbessern.

8 Tipps: Darauf sollten Unternehmen bei der Nutzung von Firmenkreditkarten achten

Bei der Verwendung von Firmenkreditkarten gibt es jedoch einige Dinge zu beachten. So muss der Vorteil einer verzögerten Zahlung langfristig nicht die mit einer Kreditkarte verbundenen Kosten aufwiegen. Alternative Finanzierungsformen (z. B. klassische Darlehen) könnten wieder an Bedeutung gewinnen, wenn durch die Digitalisierung auch andere Zahlungsformen praktisch, bargeldlos und international einsetzbar werden. Wenn Sie die folgenden einfachen Richtlinien befolgen, können Sie die Verwendung von Kreditkarten in Ihrem Unternehmen zu einem Kinderspiel machen.

1. Verwendungszweck definieren: Stellen Sie sicher, dass die Karte nur für geschäftliche Ausgaben verwendet wird.
2. Limits festlegen: Legen Sie Kreditlimits für alle Mitarbeiter fest, um sich vor bösen Überraschungen zu schützen.
3. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Sie sollten stets Ihre Ausgaben im Auge behalten und sicherstellen, dass sich an Ihr Budget halten.
4. Finanzielle Bildung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Verwendung von Kreditkarten.
5. Verfügungsrahmen beachten: Firmenkreditkarten in der Regel einen höheren Verfügungsrahmen als private Kreditkarten. Das kann für Unternehmen, die viele Ausgaben haben, ein großer Vorteil sein. Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten und sicherstellen, dass Sie innerhalb Ihres Limits bleiben.
6. Zinssatz beachten: Firmenkreditkarten haben oft einen höheren Zinssatz als Privatkreditkarten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Karte mit Bedacht einsetzen und sicherstellen müssen, dass Sie Ihren Saldo jeden Monat abbezahlen.
7. Transparenz zur Vermeidung Streitigkeiten: Gerade das Thema Geld führt immer wieder zu Streitigkeiten unter Mitarbeitern. Sorgen Sie für Transparenz, um diese zu vermeiden.
8. Überziehungszinsen vermeiden: Sie sollten regelmäßig alle Ausgaben überprüfen und Ihren Saldo jeden Monat vollständig zurückzahlen, um Zinskosten zu vermeiden.

Wie sieht die Zukunft der Kreditkarte aus?

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich Privatpersonen entscheiden, um ihre Finanzierungsbedürfnisse zu erfüllen, werden Unternehmen wohl nicht so schnell auf die Möglichkeiten einer Kreditkarte verzichten können. Denn eine Firmenkreditkarte ist ein Allround Talent und führt zu Arbeitserleichterung und zu Sicherheit für das Unternehmen und zu mehr Komfort aufseiten des Arbeitnehmers. Gerade bei komplizierten Abrechnungs- und Compliance-Verfahren bietet das monatliche Sammeln von entsprechenden Ausgaben einzelner Angestellter weiterhin einen entscheidenden Organisations-Vorteil.

Was aber in jedem Fall feststehen dürfte, die Zukunft wird digitaler. und die Kreditkarten ganz allgemein könnte Konkurrenz bekommen. Schon heute werden Kreditkarten teilweise direkt digital – ohne die klassische Plastikkarte – ausgegeben. Und genau daraus ergibt sich ein zusätzlicher Vorteil für Unternehmen, die eine große Anzahl von Einzelkarten verwenden. Durch das sogenannte Back–End (die Möglichkeit der Verknüpfung digitaler Bezahlungsmöglichkeiten mit weiteren IT-Schnittstellen) ist es ein Leichtes, die Kreditkarten zu beantragen und zu verwalten sowie entsprechende Ausgaben zu kontrollieren und zu verbuchen. Ganz ausgedient hat die Kreditkarte also vorerst wohl noch nicht. Inwieweit aber Privatpersonen, dank anderer digitaler und internationaler Zahlungsmöglichkeiten, zukünftig auf Kreditkarten als reines Finanzierungsmittel setzen werden, wird man sehen müssen.

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