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Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 3: Schritte zum leeren Posteingang



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Es gilt, die Mail-Flut zu bändigen. Die Produktivität in unserer digitalen Welt ist abhängig vom Verringern der Belastung durch E-Mails. Wenn Ihnen dies gelingt, werden Sie durch einen signifikanten Gewinn an Konzentration belohnt.

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Hier schreibt für Sie:

 

62Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach.

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Es beginnt im eigenen Kopf

Der richtige Umgang mit E-Mails beginnt im eigenen Kopf: Es ist definitiv nicht notwendig, jeder eingehenden Mail sofort ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Nichts ist weniger effizient, als eine Aufgabe nur halbherzig zu erledigen, während ein Teil der Konzentration einem ganz anderen Prozess gewidmet ist.

Gehen Sie auf eine strikte Informations-Diät und konzentrieren Sie sich auf Ergebnis- Output statt Informations-Input. Schritte zum leeren Posteingang Auch ich bekomme dutzende, manchmal hunderte Mails pro Tag.

Tricks gegen die E-Mail-Flut

Würde ich alle sofort beantworten, wäre dieses Buch wohl nie geschrieben worden. Auch bei mir gehörten E- Mails lange Zeit zu den größten Zeitdieben. Inzwischen habe ich mir im Kampf gegen die tägliche E-Mail-Flut einige Tricks angeeignet, die das Abarbeiten deutlich erleichtern und meine Produktivität verbessern.

So bin ich – im Gegensatz zu vielen anderen Betroffenen – mittlerweile auch in der Lage, meine Mails entsprechend schnell zu bearbeiten. Werfen wir einen Blick auf meine Strategien, die auch Sie dazu befähigen werden, Ihren Posteingang innerhalb kürzester Zeit zu bewältigen.

Die effektivste Anti-E-Mail-Methoden

Hier sind die schnellsten und effektivsten Methoden, die ich gefunden habe, um ein hohes E-Mail-Aufkommen in den Griff zu bekommen:

  • Keine E-Mails am Vormittag: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag grundsätzlich nicht mit dem Abrufen von Mails, sondern mit Ihrer wichtigsten Aufgabe, die Sie sich für diesen Tag vorgenommen haben. Erst mittags oder nachmittags machen Sie sich dann an die Bearbeitung Ihrer Mails.
  • Altlasten bearbeiten: Wenn Sie im Augenblick einen übervollen Posteingang mit unzähligen aufgelaufenen Nachrichten haben, sollten Sie hierfür zunächst einen temporären Ordner erstellen und diese dorthin verschieben. An diesen Mails arbeiten Sie jeden Tag während einer zuvor festgelegte Zeitspanne – und zwar nachdem (!) Sie sich um die neu eingegangenen Mails gekümmert haben.
  • Nicht ständig nachschauen:  Unterwegs oder zwischen zwei Aufgaben kann es durchaus sein, dass Sie die Angewohnheit, kurz den Posteingang zu überprüfen, nicht besonders aufhält. Aber bedenken Sie: E-Mails sind immer eine Störung. Wenn man an etwas arbeitet, ist es keinesfalls eine gute Idee, seine E-Mails abzurufen.
  • Eine Barriere installieren: Deshalb sollten Sie versuchen, keine Ausnahmen zu machen. Am besten installieren Sie eine Barriere: Stellen Sie das automatische Herunterladen der Mails aus, lassen Sie sich über den Eingang neuer Nachrichten nicht benachrichtigen,  tragen Sie Ihr Handy nicht bei sich, wenn Sie zu einem Kunden gehen. Was auch immer es Ihnen schwerer macht, Ihre Mails zu checken – setzen Sie es ein.

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