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Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 4: Mails filtern und sortieren



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Ziel ist es, im Posteingang keine Mail zu haben, deren Bedeutung nicht klar erkennbar ist. Jede wirklich unnötige Mail müssen Sie von vornherein daran hindern, überhaupt in Ihren Posteingang zu gelangen. Wie geht das am besten?


Hier schreibt für Sie:

 

62Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach.

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Vorsortieren, aussortieren, wegwerfen

Die meisten der mich täglich erreichenden Mails landen direkt in meinem Spam-Ordner oder dem Papierkorb. Ein guter Spam-Filter ist Gold wert.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Mails vor zu sortieren.  Die meisten Mailprogramme bieten Regeln an, die dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten nach einer kurzen Überprüfung von zuvor festgelegten Kriterien wie beispielsweise Betreff, Absender oder Stichwort automatisch in einen entsprechenden Ordner verschoben und damit gleichzeitig priorisiert werden.

Wie sortiert man E-Mails?

Mögliche Unterordner sind beispielsweise Social Media, Abwarten, Abrechnungen oder Newsletter. Diese Benachrichtigungen kann ich dann kontrollieren, wann ich es möchte. Sie landen in einem entsprechenden Ordner und überfüllen nicht meinen Posteingang.

Darüber hinaus erhalte ich regelmäßig Mails, die ein schnelles Handeln erfordern, beispielsweise Bestellungen meiner Hörbücher oder Anmeldungen zu Seminaren. Da ich den Inhalt und die erforderlichen Aktionen dieser Mails genau kenne, habe ich eine Regel erstellt, so dass auch diese automatisch in einen entsprechenden Sammelordner verschoben werden.

Gründlich aussortieren

Diesen bearbeite ich dann einmal pro Tag. Dies dauert etwa 30 Sekunden pro Mail und für den gesamten Ordner insgesamt maximal fünf Minuten. Der Vorteil: Ich muss die Mails nicht mühsam im Posteingang suchen und kann sie en bloc bearbeiten.

Sortieren Sie sämtliche Newsletter aus, die Sie nicht regelmäßig lesen oder die Ihnen keine relevanten Informationen liefern. Richten Sie auch RSS-Feeds und vergleichbare News- Systeme nur für die Informationen ein, die Sie tatsächlich interessieren.

Keine Kettenbriefe mehr

Wenn Sie Freunde haben, die Ihnen Ketten- oder Fun-Mails senden, lassen Sie diese wissen, dass Sie gerade versuchen, die große Menge an E-Mails, die Sie täglich erhalten, zu verringern. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie sich zwar darüber freuen, dass an Sie gedacht wird, dass Sie diese Art von Nachrichten aber künftig nicht mehr erhalten möchten.

Einige Menschen werden verletzt sein, aber sie werden über kurz oder lang darüber hinweg kommen. Andere werden Ihnen weiterhin derartige E-Mails senden. Erstellen Sie daraufhin einen Filter, um diese geradewegs in den Papierkorb zu schieben.

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