Das eMail-Entzugsprogramm: eMails effizient bearbeiten



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Uns bewegt, die Arbeitswelt menschlicher zu gestalten – ohne ständigen Effizienzdruck, Stress und Angst. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit Podcast, eLearning-on-Demand-Angebot und News-Dienst geben wir über 15 Jahre Erfahrung an unsere Kunden (u.a. Samsung, Otto, staatliche Institutionen) weiter. Von der Top20-Bloggerin und Beraterin Simone Janson, referenziert in ARD, ZEIT, Wikipedia.
Bildrechte: Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. .

Auch wenn wir die Bearbeitung von eMails automatisiert und unliebsame eMails gleich im Vorfeld erfolgreich aussortiert haben: In der Regel bleiben noch zahlreiche eMails übrig, die es nun effizient zu bearbeiten gilt.

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Hier schreibt für Sie: Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach. Profil

Vom Autor:

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Blockweise Bearbeitung

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Rufen Sie Ihre eMails in festgelegten Blöcken ab – und bearbeiten Sie sie innerhalb festgelegter Zeiten. Arbeitswissenschaftler raten zu zwei bis vier Blöcken pro Tag. Führen Sie diese Blöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch.

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Rufen Sie neue Nachrichten en bloc beispielsweise um 11.30 und 16.30 Uhr ab. Informieren Sie per Autoresponder über Ihre Zeitblöcke der eMail-Bearbeitung. Damit Sie sehen, wie ich meine Kunden darüber informiere, senden Sie mir einfach eine leere E- Mail mit dem Betreff „Autoresponder“ an info@martingeiger.com.

Feste Dauer zur Bearbeitung

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Legen Sie außerdem im Vorfeld eine feste Dauer zur Bearbeitung Ihrer eMails fest und bleiben Sie strikt und ohne Ausnahme innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens. Am besten stellen Sie sich einen Timer.

Gehen Sie während dieser Zeit alle Mails durch. Mein Zeitrahmen beträgt 45 Minuten, Ihre Bearbeitungszeit kann variieren, je nachdem, wie geübt Sie in den folgenden Methoden sind, wie viele Mails Sie bekommen und wie Sie sich auf deren Bearbeitung konzentrieren können.

Fünf Minuten

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Erledigen Sie sofort alles, was weniger als fünf Minuten dauert. Und gewöhnen Sie sich an, eine Antwort-Mail ebenfalls innerhalb von fünf Minuten zu erstellen.

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Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere Mail.

Externe Aufgabenliste

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Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do- Liste, sondern übertragen Sie zu erledigende Aufgaben auf eine Masterliste, die Sie im Anschluss abarbeiten.

Falls erforderlich können Sie dort einen Verweis auf die Mail machen. Dann archivieren Sie die Mail und fertig. Sie haben die Aufgabe immer noch vor sich, aber sie befindet sich nun auf der richtigen Liste und verstopft nicht mehr Ihren Posteingang.

Erfolgsfaktoren für die Effizienz

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Ob es Ihnen gelingt, in Zukunft zu den wahrhaft produktive Menschen zu gehören, die sich darauf beschränken, ihren digitalen Postkasten nur ein bis zwei Mal am Tag zu leeren, wird im Wesentlichen von zwei Faktoren abhängen:

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  1. Von Ihrer Fähigkeit, anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
  2. Von Ihrer Fähigkeit, sich selbst zu disziplinieren, Ihren eigenen Regeln zu folgen. Sich selbst vom Posteingang fern zu halten, ist der schwerere Teil.


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