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Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 5: E-Mails automatisieren



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„Ich habe nicht mal eine E-Mail-Adresse. Ich habe ein Alter erreicht, in dem mein Hauptinteresse darin besteht, keine Nachrichten zu erhalten.“ sagte der italienische Schriftsteller und Philosoph Umberto Eco (Jahrgang 1932). Nun ist Eco in der komfortablen Lage, keine eMails beantworten zu müssen. Allen anderen bleibt das Automatisieren. Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 5: E-Mails automatisieren robot


Hier schreibt für Sie: Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach. Profil

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E-Mails, die erst gar nicht geschrieben werden

Vielen Mails kann man zuvorkommen, wenn man seinen Internetauftritt entsprechend gestaltet. Ist Ihre Site richtig konzipiert, können Ihre Besucher zum Beispiel, anstatt per Mail nach einem bestimmten Link zu fragen, diesen einfach direkt auf der Website abrufen.

Für meine Vortragsteilnehmer steht zu diesem Zweck ein eigener Premiumbereich zur Verfügung. Anregungen, Kommentare oder Fragen hingegen können auf einem entsprechenden Weblog hinterlassen werden.

Follow Up Mailer

Eine FAQ-Seite beantwortet häufig gestellte Fragen. Auch ein Follow-Up-Responder leistet wertvolle Dienste. In meinem Fall liefert der Follow Up Mailer, ein Programm für 15 Euro, sowohl Interessenten als auch bestehenden Lizenznehmern vollautomatisch allen gewünschten Informationen.

Zwar lese ich immer noch alle Kommentare und Fragen, aber ich reagiere darauf nur, wenn es erforderlich ist und ich Zeit dafür habe.

Firmeninterne Kommunikationsregeln

Auch die interne Firmenkultur beziehungsweise fehlende Kommunikationsregeln haben maßgeblichen Einfluss auf das Mail-Aufkommen. Wer das Gefühl hat, sich ständig absichern zu müssen, verschickt oft überflüssige Kopien einer Mail an alle Vorgesetzten.

Beim internen Mail-Verkehr sollten Absender in der Betreffzeile jeweils ein Stichwort wie Termin, Antwort, Info oder Reaktion/zu erledigen angeben müssen. Der Adressat erfasst so auf einen Blick, was von ihm verlangt wird, und kann entscheiden, ob und wann er die Nachricht beantwortet.

Die Zahl der klassifizierenden Stichwörter sollte so klein wie möglich sein: Mehr als fünf Kategorien sind in der Regel nicht erforderlich. Das System verlangt jedoch Disziplin vom Absender – diese lässt sich dadurch erreichen, dass jeder Empfänger die Mails, die ohne Stichwort im Betreff zu ihm gelangen, ungelesen zurückschickt.

Löschen

Oft denken wir, dass wir auf jede Mail reagieren müssen. Das stimmt nicht. Löschen Sie soweit wie irgend möglich alle unwichtigen Mails. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie sie und machen weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten Nachrichten aus.

Löschen Sie sofort alle E-Mails, die Sie lediglich in CC erhalten haben. Informieren Sie die entsprechenden Versender darüber, dass sie auf derartige Mails an Sie künftig bitte verzichten sollen. So verbleiben nur noch zu bearbeitende, zu beantwortende, abzuspeichernde oder auszudruckende Mails.

Jede E-Mail nur einmal anfassen

Jetzt, da sich nur noch die wesentlichen E-Mails in Ihrem Posteingang befinden, können wir die Frage angehen, wie man diesen so schnell als möglich leert. Nachdem die Nachrichten in die richtigen Ordner sortiert wurden, sollte im Idealfall gelten: Jede E-Mail wird – ähnlich wie mit den Unterlagen in Ihrem Eingangskorb- nur noch einmal „angefasst“.

Fragen Sie sich bei den verbleibenden Mails, ob beziehungsweise welche Aktion Ihrerseits erforderlich ist. Lesen Sie keine Mail, ohne eine direkt darauffolgende Aktion in Angriff zu nehmen. Die Mail wird beantwortet, mit Kommentaren weitergeleitet, archiviert oder gelöscht. So widmen Sie sich jeder E-Mail nur ein einziges Mal, statt Ihre Mails fortlaufend zu checken.

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  1. Dani Schenker

    1. Die längste Zeit dachte ich "1932 gab es doch noch gar kein Email".... Habs dann aber irgendwann doch noch genau gelesen ;-)
    2. War mit der "Automatisierung von Email" jetzt eigentlich der Autoresponder gemeint oder hab ich was verpasst?

    • Simone Janson

      Hallo Herr Schenker,
      mit dem automatisieren sind alle in dem Artikel genannten Punkte gemeint.

      • Dani Schenker

        Ok, verstehe. Für mich wäre da das Wort "Routine" treffender. Gerade was das "nur einmal öffnen" und "Löschen" der Emails betrifft. Das passiert ja nicht automatisch, kann aber als Routine festgelegt werden...

        • Simone Janson

          Das kann man auch durch filter automatisieren.

  2. KompetenzPartner

    Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 5: E-Mails Automatisieren: „Ich habe nicht mal eine E-Mail-A... #Beruf #Bildung

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