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Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 8: 4 Abschließende Tipps



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Wenn Sie unser E-Mail-Entzugsprogramm bis hierhin absolviert haben, sind wir schon einen großen Schritt weiter. Wir möchten Ihnen hier noch einige abschließende Tipps für den erfolgreichen und effizienten Umgang mit E-Mails geben.


Hier schreibt für Sie:

 

62Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach.

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 Anhänge separat speichern

Wer darauf vertraut, dass er Studien im PDF-Format, Excel-Auswertungen oder Reports in Form von Word-Dokumenten in Mail-Ordnern rasch wiederfindet, täuscht sich. Anhänge werden von der Stichwortsuche der meisten Mail-Programme nicht durchforstet.

Dateianhänge sollten deshalb gleich in den entsprechenden Ordnern auf dem Computer gespeichert werden, statt über den umständlichen Umweg über das Mail-Programm.

Adressbuch kategorisieren

Je nach Größe Ihres Adressbuches kann es unter Umständen schwierig sein, Adressaten individuell herauszufiltern.

Glücklicherweise erlauben es Programme wie Lotus und Outlook, persönliche Verteilerlisten zu erstellen beziehungsweise Einträge bestimmten Kategorien, etwa Kunde oder Lieferant, zuzuordnen. Es ist auch möglich, selbst Kategorien zu definieren, die den eigenen Geschäftsabläufen gerecht werden.

Smartphone-Signatur

nutzen Dank der zunehmenden Verbreitung der Smartphones findet sich unter vielen Mails inzwischen der Zusatz „Gesendet mit meinem iPhone“, der die Kürze der Mail sowie die fehlende Formatierung und Signaturzeile rechtfertigt.

Wie wäre es, diesen Zusatz hin und wieder auch unter Mails zu setzen, die am PC geschrieben wurden? So haben Sie ein gutes Argument, die Mail mit nur ein bis zwei Sätzen zu beantworten.

4 Abschließende Tipps

  •  Mails können ein Fluch sein. Sie werden wieder zum Segen, wenn Sie für sich und Ihre Mitarbeiter klare Regeln aufstellen.
  • Starten Sie keinesfalls mit dem Abruf Ihrer E-Mails in den Arbeitstag.
  • Bearbeiten Sie Ihre Mails nach den hier definierten Regeln
  • Weitere Hinweise entnehmen Sie einfach dem von mir entwickelten Work-Flow- Chart, der sich im Leser-Bereich des Blogs www-zeit-macht-geld.de befindet (Passwort: produktiv)

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