eMails gut schreiben & eindeutig formulieren: 7 Schritte

Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen Fach- und Führungskräften chronisch überfüllt, die Anzeige „eMail-Eingang“ lenkt zigfach am Tag von der eigentlichen Arbeit ab und zudem erhält man Nachrichten, die einen weder interessieren noch einen Informationszugewinn verschaffen.

Schritt 1: Machen Sie den Güte-Test

Aber natürlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die Empfänger Ihrer eMails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.

Ist die eMail wirklich nötig

Fragen Sie sich, ob der Empfänger Ihre eMail wirklich benötigt. Ob es tatsächlich erforderlich ist, eine eMail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten „Stockwerksfrage“ klären: Würden Sie diese eMail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher auf den Tisch des Empfängers legen müssten?

Ist die eMail nötig?

Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafür, dass die eMail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Überlegen Sie zudem, ob eine eMail überhaupt das richtige Medium für Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher für Ihr Anliegen geeignet wären.

Privacy Schützen

Bevor Sie eine eMail verfassen, sollten Sie prüfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per eMail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine eMail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei Empfängern, für die der Inhalt nicht bestimmt ist.

Schritt 2: Formulieren Sie eine eindeutige und aussagekräftige Betreffzeile

Dies ist die wichtigste und für manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von eMails: Mit wenigen Worten auszudrücken, worum es geht. Das erste, was der Empfänger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien für den Empfänger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.

Zudem gilt: Je aussagekräftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der Empfänger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fällt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.

eMails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet – schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben eMails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim eMail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.

Je länger, desto präziser

Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile – je länger der Betreff ist, desto präziser können Sie den Empfänger informieren. Also zum Beispiel statt „Bestellung“ wäre besser „Offene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010“.

Verwenden Sie, wenn möglich, Verben – so wird deutlicher, worum es geht. Also statt „Versandbestätigung“ schreiben Sie „Ihre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandt“. Erwähnen Sie zudem in der Betreffzeile – dort, wo es sinnvoll ist –, was der Empfänger zu tun hat („Zur Info“, „Mit der Bitte um Erledigung“) und welche Dringlichkeit Ihre eMail besitzt.

Antworten Sie auf W-Fragen

Im Körper Ihrer eMail werden Detailinformation genannt und Antworten auf die „W-Fragen“ gegeben:

• Wer?
• Was?
• Wann?
• Wo?
• Wie?
• Warum?
• Womit?
• Wie lange?

Wie Sie sicher schon häufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein Lesevergnügen. Lassen Sie deshalb alle formellen Ausdrücke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht „Der Vorstand sprach das Thema Finanzen an“, sondern „Der Vorstand kündigte an, dass…“.

Das Ende Ihrer eMail

Der Fuß einer eMail enthält (zusätzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender („Footer“) und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten für Broschüren unbedingt angeben.

Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit Straße, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergänzen.

Betreff wie Datei-Pfad

Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich „/“ oder die Pfeiltaste „>“.

Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: „Weiterbildung Azubis > Seminar ‚Karriereführerschein’ > Bitte um Terminvorschläge“.

Schritt 3: Formulieren Sie die Anrede und den Hauptteil

Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine eMail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.

Am Anfang

Der „Lead“ ist eine Zusammenfassung zu Beginn der Pressemitteilung. Er beinhaltet die zentrale Aussage oder Information zum Thema und nennt die Quelle („… teilt die XY GmbH mit…“). Der Lead sollte nicht länger als drei Sätze sein.

In der Kürze liegt die Würze

Der Hauptunterschied zwischen Brief und eMail ist – neben der Zustellgeschwindigkeit – die Länge. Mails sind in der Regel kürzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.

Verzichten Sie auf Abkürzungen (wie „SgDH“ und „MfG“), auch wenn diese geschäftsüblich sein sollten. Das gleiche gilt für kryptische, oft englische Abkürzungen (wie „fyi“ oder „eom“) oder SMS-Akronyme (wie „LG“ oder „10q“).

Umgangsformen

Verwenden Sie (auch bei internen eMails) freundliche Anreden.

Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein „;-)“ darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden Empfängern.

Struktur

Machen Sie Absätze, um Ihre Mail zu gliedern.

Strukturieren Sie Ihren Text – verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen. Der Empfänger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann („Zu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dass…“).

Zitate

Zitate sind ein Stilmittel, mit dem Sie Pressemitteilungen interessant und abwechslungsreich machen können – aber Langweiliges wird auch als Zitat nicht kurzweiliger.

Ein Zitat ist dann berechtigt, wenn es etwas vermittelt, das nur die Person oder die von ihr vertretene Institution liefern kann, wie etwa eine Meinung oder Bewertung, Erfahrungen, Absichten oder Prognosen.

Schritt 4: Formulieren Sie den Schluss

Auch hier gilt Ähnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer eMail sollte der Empfänger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).

Beenden Sie Ihre eMail grundsätzlich mit einer Grußformel. Gönnen Sie Ihrem Empfänger mehr als ein schlichtes „Gruß, Daniel Mayer“ und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa „Viele Grüße“, „Schöne Grüße“ oder „Freundliche Grüße“.

Schritt 5: Fügen Sie eine Signatur an

Die Signatur enthält Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nämlich Titel, vollständigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, eMail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.

Wenn Sie Ihre eMail-Adresse mit dem Vorsatz „mailto:“ (also etwa „mailto:fahrlehrer@dafler.de“) versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der Empfänger kann durch einen Klick sofort eine leere eMail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.

Schritt 6: Prüfen und korrigieren Sie Ihren Text

Viele eMail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedürfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten eMails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zählt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form.

In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei eMails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden – dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre eMail „ungeschminkt“ versenden.

Auch für eine eMail gilt am Ende natürlich: korrigieren! Prüfen Sie die Korrektheit von Inhalt, Formalien, Rechtschreibung und Zitaten.

Schritt 7: Tragen Sie die Empfänger ein und fügen Sie gegebenenfalls Anhänge bei

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Flott eine Nachricht mit salopper Anrede oder persönlichen Informationen getippt, weg damit – und dann haben Sie erst gemerkt, dass die eMail an die falsche Adresse ging? Peinlich. Und vermeidbar! Ein paar Tipps, damit Ihre eMails nicht für die Tonne sind.

Erst ganz am Ende Ihrer eMail sollten Sie den oder die Empfänger in das „An“-Feld eintragen. Warum? Zum einen schützen Sie sich so vor dem versehentlichen, vorzeitigen Versand, falls Sie – bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer eMail fertig sind – aus Unachtsamkeit auf „Senden“ klicken. Zum anderen steht dieser Schritt bewusst am Ende, um so die hohe Bedeutung der Empfängerauswahl bewusst zu machen.

Massen-eMails filtern: Wen interessiert was?

Da man bei eMails sehr leicht mehreren Empfängern dieselbe Nachricht schicken kann, nutzen auch viele Büroarbeiter diese Möglichkeit. Das Problem dabei: Man neigt dazu, seine eMails auch Personen zukommen zu lassen, die der Inhalt gar nicht oder nur am Rande interessiert.

Insofern ist dieser siebte Schritt nochmals ein Filter. Bereits im ersten Schritt haben Sie ja überlegt, ob Ihre eMail wirklich nötig ist – prüfen Sie nun ein zweites Mal. Versenden Sie Ihre Nachrichten immer nur an die Empfänger, die diese unbedingt erhalten müssen. Denn mit jeder eMail, die Sie abschicken, steigt die Nachrichtenflut.

CC nicht an jeden!

Gleiches gilt für Eintragung von Namen in der Kopie-Zeile („CC“) – seien Sie zurückhaltend und setzen Sie nur dann Empfänger ein, wenn Sie davon überzeugt sind, dass der- oder diejenige wirklich über den Vorgang informiert werden muss. Die meisten eMail-Programme verfügen zudem über die Möglichkeit, Nachrichten als „blinde Kopie“ („BCC“) an weitere Empfänger zu verschicken. In diesem Fall sehen die adressierten Empfänger nicht, wer diese Nachricht noch erhält.

Das ist in der Regel grob unhöflich und sollte daher unterbleiben. Nur in einem Fall erscheint eine Ausnahme gerechtfertigt: Nämlich dann, wenn Sie aus Datenschutzgründen die eMail-Adressen Ihres Verteilers vor anderen schützen wollen (zum Beispiel beim Versand eines Newsletters).

Nur nicht lächerlich machen!

Die Standardprogramme haben zudem die Funktion, Wichtigkeit und Vertraulichkeit mit unterschiedlichen Stufen zu belegen. Machen Sie davon keinen Gebrauch. Verwenden Sie die Kennzeichnung mit „hoher Priorität“ (Ausrufezeichen) nur dann, wenn es wirklich angemessen ist.

Die Sache mit der Prioritätensetzung ist wichtig: Wer seine Nachrichten häufig als dringlich kennzeichnet, macht sich lächerlich und wird bald nicht mehr ernst genommen!

Wenn Sie Fotos mitschicken

Fotos können eine sehr willkommene und informative Ergänzung Ihrer eMail sein. Ein paar Punkte sollten Sie beachten:

1. Fotos werden heute in der Regel digital zur Verfügung gestellt und sollten eine Auflösung von mindestens 300 dpi haben.
2. Geben Sie jedem Foto eine Bildunterschrift; diese sollte erklären, wer oder was auf dem Bild zu sehen ist. Notieren Sie die Vor- und Nachnamen der Gezeigten von links nach rechts. Erwähnen Sie auch die Funktionen der Personen und den Anlass der Aufnahme.
3. Fotografieren Sie Menschen und keine Sachen; verwenden Sie keine Models und machen Sie keine Werbeaufnahmen, sondern zeigen Sie „das echte Leben“. Aber Achtung: Aus rechtlichen Gründen fragen Sie die Menschen vorher um Erlaubnis!

Anhang-Größe

Bevor Sie abschließend auf „Senden“ klicken, fügen Sie gegebenenfalls Ihre Anhänge bei. Beachten Sie dabei Folgendes: Prüfen Sie, ob die Dateigröße der Anhänge für Ihren Empfänger nicht zu groß ist. Einige Unternehmen haben die maximale Datenmenge, die die Mitarbeiter empfangen können, begrenzt, zum Beispiel auf 5 MB.

So kann es sein, dass Ihre eMail vom Firmenserver abgefangen und nicht zugestellt wird. Verwenden Sie „virensichere“ und kompakte Dateiformate. Unkritisch und gern gesehen sind pdf-Anhänge.

Tipp zum Schluss: Abwesenheitsnotiz

Wenn Sie längere Zeit nicht per eMail zu erreichen sind, dann sollten Sie in Ihrem eMail-Programm die Abwesenheitsnotiz-Funktion aktivieren. Bitte verzichten Sie darauf, spaßig gemeinte Formulierungen zu verwenden („Ich werde mich in den nächsten vierzehn Tagen auf Mallorca erholen“) oder nur einen Textbrocken hinzuwerfen („Ich bin dann mal fort“).

Stattdessen sollten Sie ohne Begründung sagen, ab wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie in der Zwischenzeit vertritt; geben Sie Telefonnummer und eMail-Adresse Ihres Vertreters bekannt.

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