Nichts hat Büroarbeit so verändert wie eMails. Ursprünglich waren sie einmal dazu gedacht, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Doch was ist daraus geworden?

Prokrastinationsmittel mit Suchtpotenzial

eMails bedingen die häufigsten Unterbrechungen des modernen Lebens. Wo bleibt die Zeit zum Arbeiten? Und das Suchtpotenzial ist offensichtlich hoch: Regelmäßig lässt sich auf Flugplätzen beobachten, dass Reisende unmittelbar nach der Landung hektisch nach ihren Smartphones suchen, um ihre Mails zu checken.

Mittlerweile hat sich das eMail-Konto zum massiven Belastungsfaktor entwickelt. Zur Belastung durch Spam, Viren- oder Phishing-Mails kommt hinzu, dass auch die Zahl der „normalen“ E- eMails sind eine Gefahr Mails immer weiter steigt.

eMails machen krank

Wir erhalten unzähligen Info-Müll, unnötige CC-Kopien, allgemeine Rundsendungen, überflüssige Antworten, Benachrichtigungen aus Netzwerken oder vermeintlich lustige Anhänge von Freunden. Die Mail-Flut ist derart angestiegen, dass sie nicht nur Zeit kostet, sondern auch Stress und Krankheiten verursacht.

Immer mehr Menschen leiden unter der wachsenden Belastung durch zu viele Mails und dem Druck, schnell antworten zu müssen. Denn die Erwartungen in Sachen Reaktionszeit wachsen: Während es noch vor einiger Zeit akzeptabel war, wenn ein Unternehmen auf eine Anfrage binnen 24 Stunden reagiert hat, verlangt der Kunde inzwischen im Regelfall bereits innerhalb von acht Stunden eine Antwort.

Prokrastinationsmittel Nr. 1

Dennoch muss auf keine Mail binnen Sekundenfrist reagiert werden. Unser Gehirn ist für Größeres gemacht. Wer nichts tun will, schreibt wenigstens eMails. Und wer etwas tun will, muss stattdessen eMails beantworten.

Diese Entwicklungen verursachen in Unternehmen hohe Kosten und schlagen sich dementsprechend auch in den Bilanzen nieder. So gibt es Zahlen aus der Schweiz, die besagen, dass die Produktivität einer Firma um bis zu 40 Prozent sinkt, wenn Angestellte versuchen, parallel zur eigentlichen Arbeit die Mailkorrespondenz zu erledigen.

eMails – das Ende der Konzentration?

eMails können eine regelrechte Informationssucht hervorrufen. Wissenschaftlichen Studien zufolge raubt jede eMail erst einmal für mindestens 15 Minuten die Konzentration. Nach Aussage des US-amerikanischen Psychologen Edward Hallowell verlieren Menschen, die ständig neue Mails lesen und beantworten, die Fähigkeit, dauerhaft an Projekten zu arbeiten.

Eine Studie der Universität London aus dem Jahr 2005 fand heraus, dass unser Intelligenzquotient im Durchschnitt um zehn Punkte abnimmt, wenn wir durch ein klingelndes Telefon oder eingehende eMails abgelenkt werden (Das ist übrigens mehr als doppelt so viel, als die Verringerung um vier Punkte, die das Rauchen eines Joints verursacht).

Mehr als 30 Sekunden konzentrieren?

Niall Fergusson, Wirtschaftshistoriker an der Harvard-Uni, erklärte im Anschluss an eine Rede des ehemaligen Google-Chefs Eric Schmidt in Berlin im Jahre 2011, dass er inzwischen fast obsessiv etwa 200 Mails am Tag beantworte, sein jüngerer Sohn nicht von der Playstation zu lösen, die Tochter Facebook-abhängig sei und der ältere Sohn seiner Freundin im Zwei-Minuten-Takt SMS schicke.

Er frage sich, ob wir in Zukunft noch in der Lage sein werden, uns länger als 30 Sekunden auf eine Sache zu konzentrieren.

3 extreme Fälle von eMail-Stress

Drei extreme Fälle, denen ich im Lauf meiner Arbeit begegnet bin, sind mir besonders in
Erinnerung geblieben:

• Ein Geschäftsführer verriet mir einmal, dass er bis zu 200 Mal am Tag auf den Senden- und Empfangen-Button seines Mail-Programms drücken muss, um zu sehen, ob es etwas Neues gibt.
• Einer meiner Premium-Klienten erfuhr nach einem Workshop im vertraulichen Gespräch von einer leitenden Mitarbeiterin, dass in deren Inbox mehr als 1.500 Mails waren, mit deren Beantwortung sie sich in Rückstand befand. Beängstigend.
• Der Teilnehmer eines Inhouse-Seminars berichtete mir bereits 2005, dass er im Durchschnitt alle sechs Monate auf Grund der aufgelaufenen, unbearbeiteten Mails bewusst einen Crash produziert, um im Anschluss den Systemadministrator anzurufen und den eMail-Client neu aufsetzen zu lassen. Klingt ziemlich verzweifelt. Wissen Sie, wie es in Ihrem Betrieb aussieht?

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