Einladungsschreiben gut formulieren – 2 X 6 Tipps: Muster, Aufbau, Leitfaden

Nachdem Sie den Bewerbungsprozess gestartet und die ersten Bewerbungen gesichtet haben, steht der nächste Schritt an: das Versenden der Einladung zum Bewerbungsgespräch.

Definition: Was ist das Einladungsschreiben überhaupt?

Das Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch ist der entscheidende nächste Schritt nachdem Sichtung der Bewerbungen. Es zeigt dem Kandidaten nicht nur, dass er in die engere Auswahl gekommen ist, sondern gibt ihm auch alle relevanten Informationen zum Ablauf des Gesprächs.

Insgesamt ist das Einladungsschreiben eine wichtige Maßnahme im Rekrutierungsprozess, die sowohl den Bewerber als auch das Unternehmen in einer positiven Weise unterstützt. Ist daher ein entscheidender Bestandteil der Bewerberkommunikation und gibt den Ton für das bevorstehende Gespräch an.

Es fördert zudem eine klare Kommunikation und legt den Grundstein für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein professionelles und freundliches Einladungsschreiben gestalten und welche Details unbedingt darin enthalten sein sollten.

Warum ist das Einladungsschreiben so wichtig?

Ein Einladungsschreiben zum Bewerbungsgespräch ist aus mehreren Gründen von großer Bedeutung:

1. Erster Eindruck: Das Einladungsschreiben ist oft der erste direkte Kontakt zwischen dem Unternehmen und dem Bewerber nach der Bewerbung. Ein professionelles und gut strukturiertes Schreiben hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass das Unternehmen Wert auf Professionalität legt.
2. Transparente Kommunikation: Das Einladungsschreiben stellt sicher, dass alle relevanten Informationen klar und deutlich kommuniziert werden. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Ort des Gesprächs und die Namen der anwesenden Gesprächspartner. Dies hilft, Missverständnisse und Unsicherheiten zu vermeiden.
3. Vorbereitung des Bewerbers: Ein Einladungsschreiben gibt dem Bewerber die Möglichkeit, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Wenn er weiß, welche Themen besprochen werden oder welche Unterlagen mitgebracht werden sollen, kann er gezielt seine Unterlagen und Argumente vorbereiten. Eine gute Vorbereitung erhöht die Chancen auf ein erfolgreiches Gespräch.
4. Professionelles Image des Unternehmens: Ein gut formuliertes Einladungsschreiben spiegelt die Professionalität und die Werte des Unternehmens wider. Es zeigt, dass das Unternehmen seine Bewerber ernst nimmt und bereit ist, Zeit und Ressourcen in den Auswahlprozess zu investieren.
5. Motivation des Bewerbers: Eine freundliche und einladende Formulierung kann die Motivation des Bewerbers steigern und ihm ein Gefühl von Wertschätzung vermitteln. Dies kann dazu führen, dass sich der Bewerber beim Gespräch wohler fühlt und seine besten Leistungen zeigt.
6. Erwartungsmanagement: Durch die Angabe von Details wie der Gesprächsdauer und der Struktur des Interviews hilft das Einladungsschreiben, die Erwartungen des Bewerbers zu managen. Er weiß, was ihn erwartet, und kann sich besser auf die Atmosphäre und den Ablauf des Gesprächs einstellen.

Was sollte ein Einladungsschreiben enthalten?

Ein gut strukturiertes Einladungsschreiben sollte alle wesentlichen Informationen für den Bewerber übersichtlich präsentieren. Es gibt einige Punkte, die auf keinen Fall fehlen dürfen:

1. Persönliche Ansprache: Eine persönliche Ansprache ist das A und O für ein gelungenes Einladungsschreiben. Verwenden Sie den Namen des Bewerbers und achten Sie auf eine freundliche und professionelle Tonalität.
2. Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs: Neben der Einladung selbst ist es wichtig, dem Bewerber genaue Informationen zu Datum, Uhrzeit und Ort des Vorstellungsgesprächs zu geben. Falls das Gespräch online stattfindet, sollten Sie auch den Zugang oder den Link zur Videokonferenz nennen.
3. Gesprächspartner: Nennen Sie in Ihrem Schreiben, wer beim Gespräch anwesend sein wird. Das hilft dem Bewerber, sich vorzubereiten und ein Bild von den Personen zu bekommen, denen er begegnen wird.
4. Erwartete Dauer: Geben Sie dem Bewerber eine ungefähre Angabe zur Dauer des Gesprächs. Dies zeigt, dass Sie seine Zeit respektieren und sich gut organisiert haben.
5. Eventuelle Vorbereitung: Falls der Bewerber bestimmte Unterlagen oder eine Präsentation mitbringen oder vorbereiten soll, sollten Sie dies unbedingt im Einladungsschreiben erwähnen.
6. Rückmeldung des Bewerbers: Bitten Sie den Bewerber, die Einladung zu bestätigen oder sich zu melden, falls der vorgeschlagene Termin nicht passen sollte. So haben Sie eine Rückmeldung und können im Bedarfsfall alternative Vorschläge unterbreiten.

Beispiel für ein gut formuliertes Einladungsschreiben

Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch bei [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie mit Ihrer Bewerbung um die Stelle als [Stellenbezeichnung] unser Interesse geweckt haben. Gerne möchten wir Sie persönlich kennenlernen und laden Sie daher zu einem Vorstellungsgespräch ein.

Das Gespräch findet am [Datum] um [Uhrzeit] in unserem Büro in der [Adresse] statt. Falls Sie das Gespräch per Videokonferenz führen möchten, senden wir Ihnen gerne einen Link für eine Online–Besprechung zu.

Ihr Gesprächspartner wird [Name, Position] sein, und das Gespräch wird etwa [Dauer] in Anspruch nehmen. Wir freuen uns darauf, mehr über Sie und Ihre Qualifikationen zu erfahren.

Bitte bestätigen Sie uns kurz, ob der Termin für Sie passt. Falls Sie Rückfragen haben oder der Termin nicht möglich ist, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail oder unter der Telefonnummer [Telefonnummer].

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und auf ein persönliches Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Position]
[Unternehmensname]

3 Tipps für ein erfolgreiches Einladungsschreiben

• Klar und präzise: Vermeiden Sie lange Schachtelsätze und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen leicht verständlich und klar formuliert sind.
• Freundlich, aber professionell: Der Ton des Einladungsschreibens sollte freundlich und offen sein, aber dennoch die Professionalität des Unternehmens widerspiegeln.
• Anpassung an den Bewerbungsprozess: Je nach Position und Unternehmenskultur kann es sinnvoll sein, das Einladungsschreiben etwas lockerer oder formeller zu gestalten. Achten Sie darauf, dass es zur Unternehmensmarke passt.

Fazit: Der erste persönliche Eindruck zählt

Ein gut formuliertes Einladungsschreiben ist entscheidend, um den Bewerber optimal auf das Gespräch vorzubereiten und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Durch klare Informationen und eine freundliche, aber professionelle Ansprache erhöhen Sie die Chance auf einen reibungslosen Ablauf und ein erfolgreiches Gespräch.

Das Einladungsschreiben zum Bewerbungsgespräch ist auch eine Gelegenheit, dem Bewerber zu zeigen, dass er im Prozess willkommen ist und Sie sich auf das Gespräch freuen. Eine klare Struktur, vollständige Informationen und ein freundlicher Ton helfen dabei, den Bewerber optimal auf das Gespräch vorzubereiten und hinterlassen einen positiven Eindruck.

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