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Besser Arbeiten, Infos nach Wunsch: Wir geben Ihnen Informationen, die Sie wirklich brauchen und engagieren uns für eine nachhaltige Arbeitswelt. Mit unserem einzigartigen on-Demand Verlags-Konzept bieten wir Bücher, Magazine, eKurse und haben über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing – Kunden u.a. Samsung, Otto, staatliche Institutionen, Partner Bundesbildungsministerium. Verlegerin Simone Janson ist eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen, referenziert in ARD, FAZ, ZEIT, WELT, Wikipedia.

Offenlegung & Bildrechte:  Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. 
Redaktionelle Bearbeitung: Dieser Beitrag wurde zur Veröffentlichung auf Best of HR – Berufebilder.de® überarbeitet und inhaltlich für das Format angepasst von Simone Janson. Alle Beiträge von Simone Janson

Text stammt weitestgehend aus dem Buch: “Die Macht der versteckten Signale: Wortwahl – Körpersprache – Emotionen. Nonverbale Widerstände erkennen und überwinden” (2014), erschienen bei Linde Verlag, Abdruck mit freundlicher Genehmigung des Verlags.


cerwinkaHier schreibt für Sie: Dr. Gabriele Cerwinka ist Gesellschafterin der Schranz und Cerwinka OEG.Sie verfügt über Langjährige Berufserfahrung als Vorstandssekretärin. Nach dem Studium der Berufspädagogik und Kommunikationswissenschaften sowie International Human Resource Management/Organizational Development ist sie seit 1993 freiberufliche Referentin und Coach für Persönlichkeitsentwicklung, Kommunikation sowie Office-Management. Zudem ist sie Fachbuchautorin und Universitätslektorin. Alle Texte von Dr. Gabriele Cerwinka.
schranzHier schreibt für Sie: Gabriele Schranz ist Gesellschafterin der Schranz und Cerwinka OEG; Wien – Zürich.Nach dem Studium der Betriebswirtschaft in Wien arbeitete sie im Management der Berlitz-Sprachschule in Wien. Seit 1993 ist sie selbständige Trainerin und Beraterin für Kommunikation, professionelles Auftreten, Prozessoptimierung und Persönlichkeitsentwicklung. Sie betreut Projekte schwerpunktmäßig im Dienstleistungs-, Arzt- und Assistenzbereich sowie Kommunikation im Krankenhaus. Des Weiteren ist sie auch als Fachhochschullektorin tätig und hat schon zahlreiche Fachbücher zum Thema Office-Management und professionelle Kommunikation verfasst. Alle Texte von Gabriele Schranz.

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Effizienter arbeiten mit Zeitmanagement & Prozessoptimierung in 10 Schritten

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Wenn Sie nach den Ursachen von Fehlern forschen, ist es wichtig, alle Beteiligten miteinzubeziehen, um die Akzeptanz der gewonnenen Erkenntnisse zu erhöhen. Das erfordert einen gewissen Kommunikationsaufwand.

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So entstehen kulturelle Veränderungen – 10 Schritte

Kulturelle Veränderungen im Unternehmen erfolgen erfahrungsgemäß nicht von einem Tag auf den anderen.

Geduld, Überzeugungskraft und Energie sind dafür erforderlich. Die Ziele müssen klar definiert und die Auswahl der geeigneten Instrumente danach ausgewählt werden. Daran kann sich dann das weitere Vorgehen orientieren.

1. Ursachenforschung

Werden gemeldete Fehler von einer anderen Hierarchiestufe einfach einer bestimmten Ursache zugeordnet, kommt es rasch zu einer Verteidigungshaltung und einer Demotivierung bezüglich weiterer Fehlermeldungen.

Die Rückmeldung und das Feedback der Betroffenen sind daher bei der Ursachenforschung wesentlich.

2. Definierte Informationswege

Zu einem standardisierten Fehlermanagement gehört auch eine klare Festlegung, wie die Informationen aus der
Fehlererhebung weitergeleitet werden.


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Dazu müssen folgende Fragen geklärt werden:

  • Wer wird informiert?
  • Wer erhält noch Zugang zur Information bzw. eine elektronische Berechtigung, die Information zu erhalten?
  • Auf welchem Weg wird informiert?
  • Wie häufig wird informiert – laufend oder periodisch?
  • Wie wird die Vertraulichkeit der Informationen gesichert?
  • Wird ein Feedback verlangt oder ermöglicht?

3. Klare Absprachen

Auch hier gilt es abzuklären, ob die Information für die Beteiligten eine Hol- oder Bringschuld ist: Liegt es in der Verantwortung des Mitarbeiters, sich über aufgetretene und gemeldete Fehler zu informieren, oder bekommt er diese Information (auch unaufgefordert) zugestellt?

Ebenfalls ist es wichtig, schon im Vorfeld festzulegen, wie im Falle eines Informationsmissbrauchs vorzugehen ist. Was passiert zum Beispiel, wenn vertrauliche Informationen zu einem Fehler nach außen dringen? Wo kann sich ein Mitarbeiter hinwenden, wenn eine von ihm vertraulich eingegebene Meldung doch von einem Vorgesetzten gegen ihn verwendet wird?

4. Zuständigkeiten

Hier wird festgelegt, wer für welches Instrument im gesamten Prozess der Fehlererhebung, Auswertung und Weiterleitung verantwortlich ist.

Welcher Fehler wird an wen gemeldet? Besonders gilt es zu klären, wer die geeigneten Maßnahmen, die sich aus der Analyse der erhobenen Daten ergeben, beschließt.

5. Wer ist an der Entscheidungsfindung beteiligt?

Wichtig ist es auch festzuhalten, wer am Entscheidungsfindungsprozess beteiligt ist. Wir empfehlen in unseren Beratungen immer wieder, einen separaten Ablaufplan bzw. ein Organigramm für Fehlermeldungen zu erstellen.

  • Wird das Thema abteilungsintern oder unternehmensübergreifend diskutiert?
  • Werden eigene Gremien geschaffen?
  • Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
  • Wer ist für das Controlling zuständig?

6. Arbeitsgruppen

Diese Teams befassen sich mit der Einführung, Schulung und Verankerung einer Fehlerkultur im Unternehmen. Sie sollten möglichst aus unterschiedlichen Bereichen und Ebenen zusammengesetzt werden, um eine breite Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen.

Idealerweise sollten Korrekturmaßnahmen, die in diesen Arbeitsgruppen erarbeitet werden, auch in andere Bereiche des Unternehmens übertragen werden können.

7. Kritik und Feedback-Kultur

Ein zentrales Instrument einer funktionierenden Fehlerkultur stellt der kommunikative Umgang mit dem Thema Fehler dar.

Eine positive Fehlerkultur stellt einen steten Prozess dar. Es genügt nicht, einmal die Instrumente festzulegen und dann auf die immerwährende Nutzung dieser zu hoffen. Es ist vielmehr essenziell, alle Beteiligten – und das sind alle Mitarbeiter im Unternehmen – immer wieder aufs Neue zu informieren und zu motivieren.

8. Infoveranstaltungen und Fehlermeetings

Nur wenn jedem immer wieder vor Augen geführt wird, welchen Nutzen er persönlich aus dem neuen Systems des Fehlerumganges zieht, wird die Umsetzung erfolgreich sein. Dieses Instrument muss genau an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden.

Zu viele Veranstaltungen überfordern und ermüden die Mitarbeiter. Sie dürfen von den Mitarbeitern nicht als verschwendete Zeit, sondern als nutzbringender fixer Bestandteil ihrer Arbeit erlebt werden. Die Ergebnisse und Erkenntnisse aus diesen Veranstaltungen müssen für alle nachvollziehbar sein.

9. Definiertes Controlling

Die Einhaltung aller Instrumente sollte konsequenterweise überwacht werden. Es ist erforderlich, abzuklären, wer in welcher Form und Häufigkeit dafür zuständig ist.

Controlling beinhaltet hier alle Maßnahmen, die der Umsetzung einer positiven Fehlerkultur dienen.

10. Deutliche Fehlerkonsequenzen

Den Mitarbeitern ist aufzuzeigen, welche Folgen ein Fehler nach sich ziehen kann. Ebenso ist es erforderlich, die Folgen eines vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführten Fehlers zu kennen.


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Eine Antwort zu „Effizienter arbeiten mit Zeitmanagement & Prozessoptimierung in 10 Schritten“

  1. KompetenzPartner

    Fehlerkultur in Unternehmen – Teil 11: Prozessoptimierung: Wenn Sie nach den Ursachen von Fehl… #Beruf #Bildung

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