Effizient Ordnung halten: Logistik fürs Büro


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Ordnung halten im Büro, die Grundlegendeen Tools, um die Arbeit besser geschafft zu kriegen - darum geht es in diesem Führer zu mehr Produktivität.

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Übrigens: Eine Übersicht über die handverlesenen Empfehlungen unserer Redaktion finden Sie in unserer Rubrik Buch-Tipps der Redaktion!


Hier schreibt für Sie: Oliver Ibelshäuser ist Journalist und Inhaber des Redaktionsbüros Text & Vision. Profil

Mehr Zeit für Wichtiges

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Abends müde nach Hause kommen mit dem Gefühl, mal wieder nicht alles geschafft zu haben, was sich auf dem Bürotisch angesammelt hat? Damit sind Sie nicht allein. Schätzen Sie doch bitte mal den tatsächlichen Anteil produktiver und effizienter Arbeit an einem gewöhnlichen Tag im Büro? 80 Prozent?

Leider falsch: Rund 50 Prozent werden in der Regel mit wichtigen und dringlichen Aufträgen verbracht. Damit sich das ändert, berät Edith Stork Unternehmen – und für alle anderen hat sie ein praktisches Buch geschrieben, das jetzt neu aufgelegt wurde.

50% der Arbeitszeit fürs Suchen

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„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“ – das Sprichwort trifft den Nagel auf den Kopf. Und es zeigt, dass sich was ändern muss. Denn wer den Tag mit Suchen verplempert, schafft sich die beste Grundlage für nachhaltigen Stress.

50% der Arbeitszeit, so die Praktikerin Edith Stork, geht für „Privatzeit“ und „Suchen, Ablage machen“ drauf. Also heißt es „Aufräumen!“. Und Edith Stork zeigt wie. „Logistik im Büro“ ist aber weit mehr als „Aufräum- und Ordnungsratgeber“. Stork präsentiert Ihnen „eine ganzheitliche Lösung und Abwicklung von Büroabläufen“, die auch die Kommunikation verbessert, weil sich jeder auskennt –den Arbeitsplatz des Kollegen inbegriffen.

APDOK zum Andocken

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Herzstück des Leitfadens ist das A-P-Dok-Prinzip. Die Abkürzung steht für „Administration“, „Projekte“ und „Dokumentation“ und gibt Ihnen den Rahmen für eine effiziente Organisation aller anfallenden Arbeiten vor.

Ab sofort trennen Sie Verwaltungsaufgaben („Administrations“) wie Rechnungen und Ablage von den laufenden Projekten (Aufträge, Konzepte, Produktentwicklung) und der Dokumentation (Karteien, Kataloge, Nachschlagewerke, Clippings). Das gilt selbstverständlich für die Papierablage („Nur noch breite Ordner, alle nehmen die gleichen Stifte und beherzigen dieselben Regeln für die Beschriftung“).

Alles zu seiner Zeit

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Aber auch für Ihr Daily Business gilt: Verzetteln Sie sich nicht mehr, indem Sie zwischen E-Mails, Briefen, Telefon und Online-Aufgaben ständig hin- und herspringen. Richten Sie feste Zeiten ein. Auch für das Lesen von Dokumenten.

Lesen Sie dabei immer mit Marker und Schere, um wichtige Stellen in Zeitungsartikeln entsprechend hervorzuheben. Stork hat in ihrem Buch zahlreiche gute Tipps zusammengefasst, die Ihnen am Ende des Tages „ein positives Zeitkonto“ bescheren. Einer der besten darin: „Reservieren Sie einmal im Monat für sich und Ihre Mitarbeiter einen Löschtag, an dem alte E-Mails, Dateien aber auch Altpapier entsorgt werden.“

Fazit

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„Logistik im Büro“ wendet sich gleichermaßen an alle Büro-Arbeiterinnen und Arbeiter. Das Buch zeigt, wie sie mit wenigen klaren Regeln die Orientierung im Aktendschungel erleichtern und richtig viel Zeit freischaufeln. Auch Selbständige profitieren von den vielen Praxistipps!

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