Digitalisierung & Automatisierung von Unternehmen: 4 X 7 Tipps für den Wandel

Digitaler Wandel und Automatisierung schreiten unaufhörlich voran. Damit der Wandel ohne große Schwierigkeiten gelingt, müssen Unternehmen einiges beachten. 4 X 7 Tipps im schnellen Überblick.

Ansätze und Konzepte zum Digitalen Wandel

Der Begriff „Digitalisierung“ beziehungsweise „Digitaler Wandel“ ist ein viel diskutiertes Thema. Vor allem in der Industrie, wo zunehmend Menschen durch Maschinen ersetzt werden, wirft diese grundlegende Veränderung der Arbeitswelt gesellschaftspolitische Fragen auf.

Gesellschafts- und Wirtschaftswissenschaftler widmen sich daher Ansätzen und Konzepten, welche die soziale Gerechtigkeit und den gesellschaftlichen Zusammenhalt fördern könnten. Über Theorien wie das bedingungslose Grundeinkommen wird bereits abgestimmt und der Sechs-Stunden-Tag ist nicht mehr nur eine Utopie, sondern in Ländern wie Dänemark bereits Realität.

Was bedeutet es, ein Unternehmen zu digitalisieren?

Wenn von Digitalisierung in einem Unternehmen die Rede ist, bedeutet dies, durch die verstärkte Nutzung digitaler Geräte, Arbeitsschritte und bestehende Prozesse gezielt zu optimieren. Durch die Digitalisierung erhoffen sich viele Unternehmen schneller und effizienter zu wirtschaften.

In der Industrie kann beispielsweise durch intelligente Produktionsverfahren die Produktivität gesteigert werden. Bestehende Arbeitsmethoden werden entweder durch digitalen Methoden ergänzt oder gar ersetzt. Viele Bereiche, die bisher von Menschen ausgeführt wurden, können heute von Maschinen oder Softwareprogrammen übernommen werden. Darunter:

1. Buchhaltung
2. Lohnabrechnung
3. Verkauf
4. Lagerhaltung
5. Kundenverwaltung
6. Lagerlogistik
7. Produktionsprozesse

So sieht Digitalisierung konkret aus

Konkret lässt sich am Beispiel der Buchhaltungssoftware Lexoffice gut darzustellen, sie die Automatisierung nach und nach ganze Abteilungen ersetzt. Die Software ermöglicht nämlich nicht nur die automatisierte Erstellung von Rechnungen, das Nachverfolgen von Geldeingängen, das Einpflegen von Belegen und am Ende eine quasi fertige Steuererklärung:

Nein, man kann die Buchhaltungssoftware auch noch mit einem Online-Shop wie Woocommerce verknüpfen. Dank des WordPress-Plugins German Market entfällt die für einen Online-Shop recht umständliche Abrechnung. Mit der Erweiterung German Market, das den Online-Shop gleichzeitig rechtssicher macht, können PDF-Rechnungen sowie Retourenscheine und Stornos erstellt werden. Mit einem Klick lassen sich diese Rechnungen dann in Lexoffice importieren und sofort verbuchen. Einfacher geht es fast nicht – und man hat Zeit für andere Dinge.

Automatisierung birgt Arbeitsplatzverlust

Bei allen Vorteilen muss diese Umstellung dennoch auch kritisch betrachtet werden. Vor dem Hintergrund, dass Angestellte durch Hard- und Softwareprogramme ersetzt werden, die günstiger, schneller und weniger fehleranfällig sind, sollten sich Unternehmer stets die Frage stellen, wie sie ihre Mitarbeiter rechtzeitig (um-)schulen können.

Da es auch der Politik am Herzen liegt, Arbeitsplätze zu erhalten, schafft die Bundesregierung wirtschaftspolitische Rahmenbedingungen und setzt sich für eine gezielte Förderung von Unternehmen ein, um den digitalen Wandel möglichst sozialverträglich zu gestalten.

Unternehmen müssen digitale Kompetenzen richtig einsetzen

Zusätzlich zu Computern und Programmen, die Menschen Arbeit abnehmen oder erleichtern sollen, ist es für kleinere und mittlere Unternehmen unabdingbar, ihre Mitarbeiter im Bereich der digitalen Kompetenzen zu schulen. Der richtige Umgang mit digitalen Prozesserweiterungen trägt entscheidend zum Nutzen für das Unternehmen bei.

Selbst mit der besten Software bleiben die gewünschten Erfolge aus, wenn sie falsch eingesetzt wird. Nur wer hier investiert, wird sich langfristig im Wettbewerb halten können. Um sich für die Zukunft zu positionieren, müssen daher neue technische und digitale Methoden etabliert, aber auch richtig angewendet werden.

Vor- und Nachteile der Digitalisierung für Unternehmen

Die Digitalisierung und Automatisierung bringt Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, aber es gibt auch eine Reihe von Nachteilen zu beachten. Ein Überblick:

7 Vorteile des Digitalen Wandels für Unternehmen:

1. Bei einer Cloud-Lösung ist der Zugriff auf Informationen und Daten ist von überall aus möglich
2. Sinkende Prozesskosten durch Automatisierung von Geschäftsprozessen
3. Schnellere und unkompliziertere Kommunikation mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden
4. Bessere Übersicht über Daten durch digitale Verwaltung
5. Einhaltung aller gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben dank regelmäßiger Softwareupdates
6. Platz- und damit kostensparend: Kosten für Archivräume, Aktenordner und Papier entfallen
7. Umweltfreundlicher durch geringeren Papierbedarf

7 Nachteile des Digitalen Wandels für Unternehmen:

1. Hoher Umstellungsaufwand vor allem für langjährige Mitarbeiter
2. Ganzheitliche Digitalisierung nicht möglich, da bestimmte Dokumente nur in Papierform gültig sind
3. Informationen auf Papier sind optisch ansprechender und gehen leichter ins visuelle Gedächtnis ein, als am Bildschirm
4. Digitale Lösungen müssen stets aktualisiert werden und sich den neuen Entwicklungen anpassen
5. Cloud-Lösungen sind zwar praktisch, doch bestehen Sicherheitsrisiken durch Cyberattacken
6. Abhängigkeit von Strom und schnellem Internet
7. Risiko eines System-oder Netzwerkzusammenbruch besteht

7 Schritte: Wie geht ein Unternehmen bei der Digitalisierung vor?

Wie geht ein Unternehmen bei der Digitalisierung am besten vor? Bevor eine Umstellung erfolgt, sollten daher zunächst folgende Punkte und  Fragen geklärt werden:

1. Besser Schritt für Schritt die Digitalisierung voranbringen statt alles auf einmal
2. Nicht alle Bereiche eines Unternehmens können sofort digitalisiert werden, daher sollte man sich Abteilung für Abteilung voranarbeiten.
3. Zunächst sollte eine umfassende Analyse der bestehenden Unternehmenszweige und -prozesse erfolgen.
4. Welche Prozesse sollen digitalisiert werden und welche Vorteile ergeben sich daraus?
5. Welche Anforderungen kommen durch diese Neuerung auf das Unternehmen und die Mitarbeiter zu?
6. Welche Mitarbeiter sind von diesen Maßnahmen betroffen?
7. Wie hoch sind die Kosten, die durch die Umstellung anfallen?

Fazit: Das Wichtigste zur Digitalisierung zusammengefasst

Langfristig können sich Unternehmen der Digitalisierung nicht entziehen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Da der Unternehmenserfolg größtenteils von den Mitarbeitern abhängt, ist es wichtig, diese rechtzeitig über geplante Änderungen zu informieren. Wenn möglich, sollten Unternehmen Maßnahmen einleiten, die den Arbeitsplatz der Belegschaft erhalten.

Darüber hinaus müssen sich digitale Unternehmen kontinuierlich an technische Fortschritte anpassen, um im Wettbewerb nicht abgehängt zu werden. Um auf dem aktuellen Stand der neusten Entwicklungen zu bleiben, sind daher regelmäßige Schulungen des Unternehmenspersonals notwendig.

Außerdem müssen Spezialisten für IT-Sicherheitssysteme eingestellt werden, welche die höchst vertraulichen Unternehmensdaten vor Cyberkriminalität schützen. Weitere Informationen zu Chancen und Risiken der Digitalisierung finden Sie hier.

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