Digitaler Teamwork: 5 Schritte zum Kollaborativen Arbeiten im Netz

Team-Arbeit im Internet kann toll sein, wenn sie Gemeinschaft fördert und mit im Team erarbeiteten Erkenntnissen zu besseren Lösungen führt – Stichwort Schwarmintelligenz. Doch wie organisiert man digitale Kollaboration?

Digitale, vernetzte Kommunikation: Fluch oder Segen?

Keine Frage, digitales, vernetztes Arbeiten kann toll sein. Mit den falschen Kommunikationsmitteln kann es jedoch zur Qual werden. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit kollaboratives Arbeiten im Netz funktioniert?

In vielen Jobs sitzen die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr an einem Ort, sondern sind, ob Freelancer oder fest angestellt, über den ganzen Erdball verstreut. Die Kommunikation läuft zum größten Teil via eMail, aber auch über soziale Netzwerke oder Kollobarations- und Projektmanagement-Tools.

Neue Kommunikationsmittel lösen Ängste aus

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Das Internet fördert also auch über große räumliche Entfernungen die Chancen der vernetzten Kooperation nutzt, um gemeinsam ein Projekt zu stemmen. Das Internet begünstigt damit auch mehr als jedes andere Medium vor ihm Innovationen und schafft damit eine der Grundbedingungen für erfolgreiche Unternehmen.

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten: Bei meiner Arbeit als Beraterin stelle ich immer wieder fest, wie groß die Ängste vor den neuen Kommunikationsmitteln sind – und wie groß dementsprechend der Aufklärungsbedarf ist.

Ständige Erreichbarkeit benötigt neue Skills

Ständige Erreichbarkeit und vermeintlicher Dauer-Kommunikationszwang, Teamarbeit bei räumlicher Trennung oder auch häufige Ablenkungen sind Stressfaktoren, die direkt die Produktivität und soziale Kompetenz von Team-Mitarbeitern beeinflussen und denen wir uns stellen müssen.

Damit vernetzte Zusammenarbeit und dadurch Innovation entstehen kann, ist das Ausbilden neuer Skills erforderlich. Ein Beispiel ist unser Umgang mit Fehlern: Leistungen und Produkte müssen vermeintlich perfekt sein. Da jedoch jede Aussage unmittelbar durch das Internet verifizierbar ist, ist dies heute kaum noch möglich.

Trial und Error als Leitbild einer digitalen Unternehmenskultur

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Google, eines der weltweit erfolgreichsten Unternehmen, geht deshalb einen anderen Weg: Neue Dienste werden als unfertige Beta-Versionen gelauncht und durch die User verbessert. Google steht zu Fehlern, probiert öffentlich im Trial-und-Error-Verfahren aus – und entwickelt genau deshalb innovative Produkte.

Dieses Prinzip könnte das Leitbild einer digitalisierten Unternehmenskultur werden, die fehlgeschlagene Innovationen für Verbesserungen nutzt, statt sie anzuprangern. Wie solche Prozesse im Unternehmen konkret aussehen können, haben wir auch in unserem Buch-Verlag umgesetzt.

Wie kann man Team-Prozesse organisieren?

Doch wie läuft so ein Team-Prozess im Einzelnen genau ab? Als Projektleiterin für eine große, internationale Konferenz, die zeitgleich in 13 Städten weltweit stattfand, koordinierte ich vor einigen Jahren über Ländergrenzen hinweg diverse Veranstaltungen.

Auch wenn asynchrone Kommunikation sehr praktisch sein mag, stellte ich dabei immer wieder fest, dass vor allem durch eMails Missverständnisse auftreten, die nur im persönlichen Gespräch bzw. telefonisch oder per Videokonferenz geklärt werden können.

Klare Kommunikationsregeln sind notwendig

Dieser Effekt verstärkt sich noch, wenn die Team-Mitglieder in verschiedenen Sprachen und Kulturen zu Hause sind. Ein immer wiederkehrendes Problem war, dass einzelne Teammitglieder Entscheidungen als dringend erachteten, die bei genauerem Hinsehen gar nicht so dringend waren. Das Eisenhower-Fenster lässt grüßen. Auf diese Weise wurden für vergleichsweise unwichtige Probleme mehrere eMails notwendig, die zu Missverständnissen führten und alle Beteiligten unnötig Zeit kosten.

Wir haben daher klare Kommunikationsregeln eingeführt und allen Teammitgliedern kommuniziert: Anstehende Themen und Entscheidungen wurden in einem Projektmanagement-Tool, für alle einsehbar gesammelt. Einmal in der Woche traf sich das Team zu einer Videokonferenz und besprach die Themen.

Konflikte vermeiden, Ressourcen schonen

Durch das Festlegen von Kommunikationsmethoden wurden Konflikte vermieden bzw. Lösungen für Konflikte gefunden. Ressourcen konnten priorisiert werden, Entscheidungen waren durchdachter, das Team wurde weniger durch ständiges Kommunizieren-Müssen abgelenkt und arbeitete effizienter.

Und auch die Qualität der Entscheidungen verbesserte sich deutlich: Denn in kooperativen Entscheidungsprozessen konnten nun gemeinsam wesentlich bessere Lösungen gefunden werden, als dies alleine möglich gewesen wäre.

Digitaler Teamwork: Der Wille macht den Erfolg

Zusammenfassend kann ich daher aus meiner Erfahrung sagen: Ob kollaboratives Arbeiten gelingt, hängt abgesehen vom Willen aller Team-Mitglieder, gemeinsam an einem Strang zu ziehen, auch von der Wahl der Kommunikationsmittel ab.

Dabei sind synchrone Kommunikationsmittel wie Telefon, Videokonferenzen oder im Idealfall persönliche Treffen stets einer asynchronen Kommunikation wie eMail vorzuziehen, um Missverständnisse so weit wie möglich zu vermeiden.

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