Datensicherheit im Recruiting: Papierlose Personalakte – 9 Tipps

Die elektronische Personalakte ist in Personalabteilungen auf dem Vormarsch. Sie vereinfacht und optimiert Arbeitsabläufe im Personalmanagement. Mitarbeiterinformationen sind per Klick jederzeit verfügbar. Doch wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

1. Spezielle Anforderungen an die digitale Akte

Ob eine Personalakte in Papierform oder elektronischer Form geführt wird, ist zunächst einmal zweitrangig.

Grundsätzlich gilt es immer den Datenschutz zu beachten und gewährleisten. Bei der elektronischen Form stellen die Datenschutzgesetze den Arbeitgeber jedoch vor besondere Anforderungen.

2. Vertrauensverhältnis Bewerbung

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Bereits der Bewerbungsprozess unterliegt Bestimmungen. Er ist als vorvertragliches Vertrauensverhältnis zu sehen. Paragraph 26 Abs. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) besagt, dass personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses […] erforderlich ist.

Zu diesen Daten gehören im Bewerbungsverfahren beispielsweise Name und Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Zeugnisse und Lebenslauf. Neben diesen typischen Bewerbungsunterlagen, ist auch eine Speicherung von personenbezogenen Daten, die mit zulässigen Fragen erhoben werden, aus Datenschutzsicht unproblematisch.

3. E-Recruiting-Systeme steuern Ablauf

Viele Unternehmen bieten Bewerbern die Möglichkeit, sich über ein spezielles Portal, also online, auf der Unternehmenswebseite, zu bewerben.

Dazu gehören Angaben zur Person und dem beruflichen Werdegang ebenso wie das Hochladen von Dokumenten wie Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc. Besonders in großen Unternehmen steuern solche E-Recruiting-Systeme den Ablauf eines Bewerbungsverfahrens und sind ressourcenschonend für den Personalbereich.

4. Elektronisches System darf nicht allein entscheiden

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Bewirbt sich der Bewerber über das Online-Portal eines Unternehmens und wirken Systeme an der Entscheidung über die Stellenbesetzung mit, dann ist zunächst Art. 22 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) zu berücksichtigen. Dieser verbietet es, eine betroffene Person, d. h. eine Bewerberin oder einen Bewerber, ausschließlich einer auf automatisierte Verarbeitung beruhenden Entscheidung zu unterwerfen.

Der Anwendungsbereich dieser Vorschrift ist jedoch noch nicht eröffnet, wenn das System Bewerbungen aus rein formalen Gründen aussortiert, z. B. wenn Pflichtangaben oder erforderliche Zeugnisse fehlen. In der Praxis bedeutet das: Eine automatisierte Vorselektion darf zwar erfolgen, die abschließende Entscheidung über die Einstellung eines Bewerbers hat aber durch eine natürliche Person stattzufinden und darf nicht dem elektronischen System allein überlassen werden.

5. Was darf in der elektronischen Personalakte gespeichert werden?

Aufmerksamkeit erfordert bereits das Einscannen der Dokumente. Bei neuen Mitarbeitern ist dies relativ einfach, sofern die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten nicht schon über das E-Recruiting-System erfasst wurden. Allerdings ist auch dann zu prüfen, ob die personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert werden dürfen. Bei der Umstellung der Personalakte von „alten“ Mitarbeitern darf nicht alles eingescannt werden. Doch in (fast) jeder Personalakte befinden sich alte und veraltete Unterlagen, die aus Datenschutzsicht nicht mehr verarbeitet werden dürfen.

6. Zweckbindung beachten

Auf zwei der sechs Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten soll hier besonders hingewiesen werden: Erstens ist eine Speicherung, Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Umgang mit personenbezogenen Daten) stets in Abhängigkeit zu einem bestimmten Zweck zu setzen.

An diese Zweckbindung müssen sich die Verantwortlichen halten. D. h. es dürfen nur die personenbezogenen Daten des Beschäftigten gespeichert werden, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Daraus ergibt sich zweitens, dass alles andere zu löschen bzw. bei Papierunterlagen zu vernichten ist.

7. Schlüsselwort „erforderlich

Eine (elektronische) Personalakte darf nur die Informationen enthalten, die der Arbeitgeber

a) rechtmäßig erworben hat und

b) für die ein sachliches Interesse besteht.

Das Schlüsselwort lautet „erforderlich“, d. h. die Informationen dürfen nicht nur nützlich sein. Wird das Einscannen der Personalakten und Dokumente vom Unternehmen an einen Dienstleister ausgelagert, ist mit diesem eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO (Auftragsverarbeiter) abzuschließen.

8. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter werden häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Vielfach wird die Auffassung vertreten, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist. Hier ist aber zu differenzieren:

Die relevanten Vorschriften sind steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, welche den Arbeitgeber verpflichten, zum einen Abrechnungsunterlagen (z. B. Gehalts- und Lohnabrechnung) zu führen und zum anderen diese auch eine gewisse Zeit aufzubewahren. Der Erlaubnisvorbehalt zur weiteren Speicherung resultiert aus einem einschlägigen Gesetz (z. B. AO, EStG, SGB) sowie bilanzrechtlichen Vorschriften.

9. Aufbewahrungspflicht beachten

Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, u. a. das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Mutterschutzgesetz (MuSchG) oder das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) verpflichten den Arbeitgeber ebenfalls dazu, Personalunterlagen aufzubewahren. Es handelt sich hier um Unterlagen, die vielfach auch außerhalb der Personalakte des einzelnen Mitarbeiters geführt werden (müssen).

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