3 Schritte zum fehlerfreien Arbeitszeugnis: Der 15-Sekunden-Tipp

Beim Thema Arbeitszeugnis stöhnen viele Personaler. Rechtssicher muss es sein, wohlwollend formuliert und trotzdem wahrheitsgetreu. Dahinter stecken langwierige Prozesse. Automatisierung kann helfen.

Arbeitszeugnis: Hilfe erwünscht!

60 Prozent der HR–Mitarbeiter und 47 Prozent der Führungskräfte in deutschen Großunternehmen wünschen sich mehr Hilfe bei der Zeugniserstellung. Das zeigen aktuelle Untersuchungen. Kein Wunder, wenn man bedenkt, welche hohen Ansprüche in Deutschland an ein Arbeitszeugnis gestellt werden:

Zum einen muss es rechtlich einwandfrei sein. Zum anderen wohlwollend geschrieben und dabei trotzdem wahrheitsgetreu. Gleichzeitig gilt es, den Aufgabenbereich und die Fähigkeiten des Mitarbeiters deutlich darzustellen. Zu allem Überfluss muss der Personaler auch noch darauf achten, dass das Zeugnis nicht zu gefällig und damit unglaubwürdig wirkt.

Bis zu 3 Stunden investieren Personal in ein Arbeitszeugnis

Abgesehen von den gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an ein Arbeitszeugnis kommt für viele HR-Mitarbeiter noch ein langwieriger Abstimmungsprozess mit den jeweiligen Führungskräften hinzu. All das kostet wertvolle Zeit.

Bis zu drei Stunden investiert ein Personaler durchschnittlich in die Bearbeitung eines Arbeitszeugnisses. Bei rund 38 Zeugnissen pro Monat sind das 1.368 Stunden im Jahr und damit satte 171 Arbeitstage – und das für einen Prozess der wirtschaftlich gesehen unrentabel für das Unternehmen ist. Denn zumindest bei Abschlusszeugnissen verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und stellt seine Arbeitskraft nicht länger zur Verfügung.

Zeit sparen und Fehler vermeiden

Um effizienter zu werden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie strategische Personalarbeit freizuschaufeln, müssen Personaler ihre Prozesse optimieren. Mehr als 70 Prozent aller deutschen Großunternehmen schreiben Arbeitszeugnisse noch mit einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm.

Das ist nicht nur umständlich, sondern auch riskant. Denn so schleichen sich schnell Grammatik- und Rechtschreibfehler oder falsche Formulierungen ein.

Intelligente Software kann bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen helfen

Schneller, einfacher und sicherer wird der Zeugnisprozess mit einer intelligenten Software. Sie bietet rechtssichere, vorformulierte Textbausteine und erspart den HR-Mitarbeitern aufwendige Schreibarbeit. Außerdem vereinfacht sie Abstimmungsprozesse und bietet Führungskräften die Möglichkeit, Mitarbeiter in nur wenigen Sekunden zu bewerten.

Insgesamt kann die Personalabteilung damit den Aufwand für die Zeugniserstellung enorm reduzieren. Umso schneller erhält auch der Mitarbeiter sein Arbeitszeugnis. Denn nicht zuletzt schaden lange Bearbeitungszeiten auch dem Image des Unternehmens als wertschätzender und gut organisierter Arbeitgeber.

3 Schritte: In 15 Sekunden zum fehlerfreien Arbeitszeugnis

Der Zeugniserstellungsprozess mit einer geeignete HR-Software sieht folgendermaßen aus: Wenn ein Mitarbeiter ein Zeugnis beantragen möchte, kann er den Prozess direkt in der Software anstoßen. Bei der Führungskraft öffnet sich dann automatisch ein To-do, das ihn auffordert, den Mitarbeiter zu bewerten.

1. Sekunde 1-2: Zeugniserstellung aufrufen: Sobald die Führungskraft das To-do aufruft, füllt die Software automatisch die Mitarbeiterdaten sowie die Leistungs- und Tätigkeitsbeschreibung aus. Die dafür nötigen Informationen bezieht sie aus dem vorhandenen ERP-System, an das sie nahtlos angebunden ist. Durch die automatische Datenübernahme lassen sich Fehler vermeiden, die beim händischen Übertragen schnell entstehen können.
2. Sekunde 3-12: Mitarbeiter bewerten: Die Führungskraft kann den Mitarbeiter nun innerhalb von wenigen Sekunden in ausgewählten Kategorien bewerten, zum Beispiel Fachkenntnisse, Weiterbildung, Belastbarkeit, Leistungsfähigkeit, Arbeitsweise oder Verhalten. Die Software wählt anhand der Bewertung dann automatisch vorgefertigte Textbausteine aus und fügt sie so zusammen, dass ein natürlicher Lesefluss entsteht. Die Bausteine werden regelmäßig von Fachanwälten für Arbeitsrecht geprüft. Dadurch sind Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite.
3. Sekunde 13-15: Zeugnis per Mausklick erstellen: Abschließend wird das Zeugnis per Mausklick innerhalb von wenigen Sekunden erstellt. Eine gute Software-Lösung ist zudem mit der digitalen Personalakte des Unternehmens verknüpft und legt das Dokument dort automatisch an der richtigen Stelle ab, sodass es bei Bedarf jederzeit zur Verfügung steht.

Fazit: Effizientere Zeugniserstellung – mehr Zeit fürs Wesentliche

Mit einer intelligenten Software, die man einfach in die bestehende IT-Landschaft integrieren kann, lässt sich der Zeugniserstellungsprozess deutlich effizienter gestalten. Gute Programme unterstützen sogar mobile Endgeräte, sodass ein Mitarbeiter seinen Antrag auf ein Arbeitszeugnis auch von unterwegs aus stellen kann.

Die Führungskraft füllt die Bewertung am Smartphone aus und selbst der Freigabeprozess kann mithilfe einer digitalen Signatur mobil erfolgen. So arbeiten Mitarbeiter, Manager und HR-Abteilung über die Software unkompliziert zusammen. Personalern bleibt damit viel Aufwand erspart – stattdessen gewinnen sie Zeit für ihre wichtigste Aufgabe: Ihr Unternehmen mit zielgerichteten HR-Maßnahmen voranzubringen.

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