Arbeitskräfteprognosen zur Personalplanung nutzen: Den Personalbedarf richtig kalkulieren in 18 Schritten.

Eine Arbeitskräfteprognose hilft, den Personalbedarf der Zukunft präzise zu bestimmen. Diese 18 Schritte machen das möglich,

Arbeitskräfteprognose: Schlüsseltechniken für die Planung des künftigen Personalbedarfs

Unternehmen, die wirtschaftlich arbeiten möchten, sollten sich möglichst frühzeitig mit dem Thema „Arbeitskräfteprognose“ auseinandersetzen. Denn: Wer genau weiß, wie viel Personal benötigt wird, um größere Projekte und Einzelaufträge bewältigen zu können, kann unter anderem auch Auslastung und Kosten optimal einschätzen.

Das Bauchgefühl reicht nicht aus, um eine fundierte Arbeitskräfteprognose zu erstellen. Glücklicherweise gibt es einige Techniken, die dabei helfen können, alles optimal zu bewerten.

Die folgenden Abschnitte zeigen, worum es sich bei einer Arbeitskräfteprognose genau handelt, und welche Details beachtet werden müssen, um den Personalbedarf in naher, aber auch in ferner Zukunft zu planen.

Was ist eine Arbeitskräfteprognose?

Eine Arbeitskräfteprognose hilft dabei, vorauszubestimmen, wann wie viele und welche Mitarbeiter benötigt werden. Um diese zu erstellen, nutzen die Verantwortlichen in den jeweiligen Unternehmen in der Regel:

• Daten aus der Vergangenheit,
• verschiedene Analysetechniken,
• interne und externe Faktoren.

Mithilfe dieser Details ist es möglich, sehr genau, vorherzusagen, wie sich der Personalbedarf in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren entwickeln wird. Wer das Management in seinem Unternehmen optimieren möchte, sollte hier etwas genauer hinschauen. 

Welche Vorteile bietet eine Arbeitskräfteprognose?

Der Vorteil: Wer weiß, wie sein Bedarf aussieht, kann nicht nur Personalengpässen vorbeugen, sondern auch dafür sorgen, dass nicht mehr Mitarbeiter als nötig beschäftigt werden. Immerhin handelt es sich bei Löhnen und Gehältern um einen wichtigen Kostenfaktor, der sich letztendlich auf den Gewinn eines Unternehmens auswirkt.

Fest steht, dass es sich bei Arbeitskräfteprognosen heutzutage um definitiv mehr als nur um einen Trend handelt. Vielmehr haben immer mehr Unternehmen für sich erkannt, wie wichtig es ist, mit Hinblick auf den HR-Bereich keine unnötigen Ausgaben zu tätigen, aber auch Engpässe zu vermeiden.

Diese 6 Vorteile bietet eine genaue Arbeitskräfteprognose

Es gibt verschiedene Gründe, die dafürsprechen, sich mit der Frage „Wie viele Mitarbeiter werde ich in Zukunft brauchen?“ auseinanderzusetzen. Dazu gehören:

1. Eine verlässliche Arbeitskräfteprognose kann zum Erfolg eines Unternehmens beitragen

Hierbei handelt es sich um ein Argument, das weder kleine noch große Unternehmen außer Acht lassen sollten. Wer den Einsatz seiner Arbeitskräfte optimal plant, kann seinen Unternehmenserfolg nachhaltig positiv beeinflussen. Zeigt sich im Zuge der Planung beispielsweise, dass in einigen Wochen deutlich mehr Mitarbeiter vonnöten sein werden, um ein bestimmtes Produktionsziel zu erreichen oder um eine gesteigerte Nachfrage zu bedienen, ist es möglich, frühzeitig zu reagieren. Somit kann das Unternehmen das Potenzial, das ihm zur Verfügung steht, optimal nutzen und die Bedürfnisse der Kunden erfüllen. Genau das spiegelt sich dann auch schnell im Erfolg eines Unternehmens wider.

2. Eine exakte Budgetplanung

Wer die Aufwendungen, die das eigene Unternehmen mit sich bringt, optimal planen möchte, sollte sich die Frage „Wie hoch sind meine Personalkosten?“ möglichst genau beantworten können. Mithilfe der Arbeitskräfteprognose ist es möglich, entsprechende Voraussagen zu treffen und herauszufinden, wie viel Budget zur Verfügung gestellt werden muss. Um optimal von diesem Vorteil profitieren zu können, ist es wichtig, die Budgetplanung in regelmäßigen Abständen und den möglicherweise wechselnden Personalbedarf anzupassen.

3. Etwaiger Einstellungs- und Schulungsbedarf zeigt sich vergleichsweise früh

Nicht nur die Frage nach der Anzahl der benötigten Mitarbeiter spielt im Rahmen der Arbeitskräfteprognose eine wichtige Rolle. Sondern natürlich müssen die einzelnen Arbeitnehmer für die Bereiche, in denen sie eingesetzt werden, auch qualifiziert sein. Ist dies nicht der Fall, sind Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich. Diese nehmen nicht nur Zeit in Anspruch, sondern verursachen auch Kosten. Umso wichtiger ist es, im Zuge der  Personalbedarfs-Analysen einen Blick über den Tellerrand zu wagen.

4. Deutlich mehr Flexibilität

Viele Unternehmen wissen, wie wichtig es ist, im geschäftlichen Alltag Rücksicht auf Trends zu nehmen. Wer den Markt im Blick behält, kann schneller auf die Wünsche seiner Zielgruppe reagieren und sich aus der Masse der Mitbewerber hervorheben. Vor allem der Faktor Flexibilität spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Immerhin entstehen manche Bedürfnisse von „Jetzt auf gleich“. Hier sind diejenigen im Vorteil, die zeitnah agieren können. Und neben den passenden Ideen wird dazu auch das entsprechende Personal benötigt. 

5. Weniger Fluktuation und zufriedene Mitarbeiter

Das Ergebnis einer genauen Arbeitskräfteprognose kann sich auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken und ungewollte Fluktuation vermeiden. Sind zum Beispiel genügend Mitarbeiter vorhanden, um einer Über- beziehungsweise Unterforderung vorzubeugen, fühlen sich die einzelnen Teammitglieder tendenziell wohler. Daher ist es auch mit dem Ziel eines überzeugenden Arbeitgeber-Brandings sinnvoll, in eine Arbeitskräfteprognose zu investieren.

6. Bessere Gesamtleistung

Selbstverständlich gibt es verschiedene Faktoren, die Gesamtbilanz und den Erfolg eines Unternehmens beeinflussen können. Auch eine möglichst genaue Arbeitskräfteprognose kann dazu beitragen, insgesamt bessere Leistungen zu erzielen. Dieser Punkt steht in engem Zusammenhang mit der bereits erwähnten Mitarbeiterzufriedenheit. Denn je zufriedener die Mitarbeiter sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie motiviert bleiben und gute Arbeit leisten. Ein Blick auf die Informationen in der Firmenauskunft zeigt jedoch auch, dass schwankende Umsätze im geschäftlichen Alltag natürlich absolut normal sind.

Die Vorteile einer Arbeitskräfteprognose gelten übrigens unabhängig von der jeweiligen Unternehmensgröße. Egal ob eine kleinere oder größere Belegschaft: Es lohnt sich in jedem Fall, Zeit in eine detaillierte Personalbedarfs-Analyse und -Planung zu investieren.

6 Schritte zur optimalen Arbeitskräfteprognose

Es gibt verschiedene Faktoren, auf denen eine moderne Arbeitskräfteprognose aufbaut. Einige der wichtigsten Details, die es in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen gilt, sind:

1. Saisonale Routinen

Ein Blick auf saisonale Routinen ist oft mit einem nicht zu unterschätzenden Lerneffekt verbunden. Hiervon können sowohl junge als auch alteingesessene Unternehmen profitieren. Wer sich mit einer ausführlichen Analyse seines Weihnachtsgeschäfts auseinandersetzt, kann oft gut vorhersagen, wie sich das Weihnachtsgeschäft im kommenden Jahr aller Voraussicht nach entwickeln und welcher Personalbedarf bestehen wird.

2. Eine Auseinandersetzung mit dem Thema „Fachkräftemangel“

In vielen Bereichen spielt der Fachkräftemangel nach wie vor eine große Rolle. Daher gehört es zur Arbeitskräfteprognose, zu hinterfragen, ob neue Fachkräfte eingestellt werden müssen, um etwaige Lücken zu schließen. Je nachdem, ob das eigene Unternehmen im DACH-Raum oder eher international aufgestellt es, lohnt es sich, die Vorteile bekannter Recruiting-Plattformen, unter anderem Xing vs LinkedIn zu bewerten – um die Personalsuche so effektiv zu gestalten wie möglich.

3. Trends erkennen, beobachten und nutzen

Eine akribische Beobachtung des Marktes ist unerlässlich, um aufkommende Trends möglichst frühzeitig entdecken zu können. Diejenigen, die es schaffen, schnell zu reagieren, sichern sich so nicht selten einen Vorsprung vor der Konkurrenz. Umgekehrt gilt: Wem für diesen Schritt das nötige Personal fehlt, verpasst möglicherweise wichtige Chancen.

4. Fortschritte aus dem technologischen Bereich

Technische Entwicklungen und Lösungen können dafür sorgen, dass sich der Personalbedarf im Laufe der Zeit verändert. Dies zeigt sich unter anderem durch die zunehmende Nutzung von Tools und Software, die Arbeitnehmern den Alltag erleichtern und ermöglichen, dass mehr Arbeitsschritte in kürzerer Zeit erledigt werden können.

5. Interne Ziele

Wer Arbeitnehmer optimal einsetzen und bestimmte Produktionszahlen oder Ergebnisse erreichen möchte, sollte sich realistische Ziele setzen. Diese müssen dann bei der Arbeitskräfteprognose berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel die Expansion neuer Märkte geplant ist, ist es wichtig zu klären, ob die aktuelle Anzahl an Mitarbeitern ausreicht, um entsprechend zu agieren.  

6. Fluktuationsraten

Auch in Unternehmen, in denen eine vergleichsweise hohe Mitarbeiterzufriedenheit herrscht, kommt es hin und wieder zu Kündigungen. Diesen Aspekt gilt es mit Hinblick auf HR-Prognosen zu berücksichtigen. So kann es unter anderem sinnvoll sein, einen Notfallplan zu entwickeln, der sich mit Fragen, wie zum Beispiel “Wie können Aufgaben bei Personalmangel umverteilt werden?” oder “Wie können wir schnellstmöglich neues Personal einstellen?” befasst.  

6 Beliebte Tools für eine verlässliche Arbeitskräfteprognose in der Übersicht

Es gibt verschiedene Wege, um eine Arbeitskräfteprognose zu erstellen. Sicherlich auch aufgrund der großen Nachfrage nach Tools hat sich hier im Laufe der Zeit einiges getan. Die folgende Auflistung zeigt einige der erfolgreichsten Schlüsseltechniken.

1. Nachträgliche Analysen von Mitarbeiterzahlen und Auslastung

Im Rahmen einer Arbeitskräfteprognose ist es sinnvoll, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen. War es zum Beispiel im vergangenen Weihnachtsgeschäft eine gute Strategie, auf x Mitarbeiter zu setzen oder wäre es besser gelaufen, wenn mehr Personal verfügbar gewesen wäre? Eine akribische Dokumentation und Analyse helfen dabei, keine Punkte für die zukünftige Personalbedarfsplanung zu vergessen.

2. Ein Blick auf saisonale Gegebenheiten

In manchen Branchen ist die Nachfrage in Bezug auf Produkte und Dienstleistungen zu bestimmten Zeiten besonders hoch. Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen, das Schwimmflossen produziert, wird im Frühjahr und im Sommer wahrscheinlich mehr verkaufen als im Winter. Daher empfiehlt es sich, Tools zu nutzen, die genau aufzeigen, wie viel Personal benötigt wird, um innerhalb einer gewissen Zeit die erforderliche Leistung zu erbringen. 

3. Das Durchspielen unterschiedlicher Szenarien

Vieles, aber nicht alles, ist planbar. Wer auf verschiedene Situationen und Herausforderungen, zum Beispiel auf eine gesteigerte oder auf eine schwindende Nachfrage, eingestellt sein möchte, sollte von Vornherein verschiedene Szenarien durchspielen und Prozesse flexibel anpassen können.

4. Die Kommunikation mit Verantwortlichen

Auch im Zeitalter der Digitalisierung ist es unerlässlich, miteinander zu sprechen. Hier kann unter anderem die Kommunikation und der Erfahrungsaustausch mit Managern, Abteilungsleitern und anderen Weisungsbefugten und Ansprechpartnern dabei helfen, den kommenden Bedarf abzuschätzen. Immerhin wissen die betreffenden Personen für ihren Bereich genau, worauf es ankommt, um den jeweiligen Bedarf erfüllen zu können.

5. HR-Analytics-Software

Eine gute HR-Analytics-Software ermöglichen es Unternehmen, aktuelle Daten zu analysieren und Muster in der Mitarbeiterentwicklung zu erkennen. Solche Tools können so zukünftige Personalbedarfe auf Grundlage von historischen Daten, Fluktuationsraten und Mitarbeiterkompetenzen vorhersagen.

6. Künstliche Intelligenz und Machine Learning Modelle

Ebenso hilfreich sind Künstliche Intelligenz und Machine Learning Modelle. Solche Lösungen verwenden KI-gestützte Algorithmen, um komplexe Arbeitskraftmuster und -bedarfe zu prognostizieren. Diese Modelle berücksichtigen eine Vielzahl von Einflussfaktoren und bieten besonders präzise Vorhersagen für die Personalplanung.

Fazit: Arbeitskräfteprognose mit den richtigen Tools statt Bauchgefühl

Wer ein Unternehmen leitet, sollte nicht nur die jeweilige Ist-Situation berücksichtigen, sondern auch einen Blick in die Zukunft wagen. Immerhin gilt es, optimal auf verschiedene Szenarien vorbereitet zu sein und aus der Vergangenheit zu lernen.

Ein Detail, das den Erfolg eines Betriebes maßgeblich mitbestimmt, ist der Faktor „Personal“. Wie für andere Bereiche gilt auch hier, dass das zur Verfügung stehende Budget optimal eingesetzt werden sollte.

Mithilfe einer fundierten Arbeitskräfteprognose lässt sich dieses Ziel erreichen. Selbst, wenn es hin und wieder Überraschungen, zum Beispiel durch neue Trends, gibt, die nicht planbar sind, hilft die Personalplanung dabei, auf zukünftige Bedarfe passgenau zu reagieren.  

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