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7 Schritte zur perfekten eMail 2/3: Bitte nicht schlampen!



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E-Mails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet – schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben E-Mails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim E-Mail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen.


Hier schreibt für Sie:

 

MN Däfler 2014-03-17 farbigProf. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main.

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Schritt 3: Formulieren Sie die Anrede und den Hauptteil

Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine E-Mail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.

In der Kürze liegt die Würze

Der Hauptunterschied zwischen Brief und E-Mail ist – neben der Zustellgeschwindigkeit – die Länge. Mails sind in der Regel kürzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.

Verzichten Sie auf Abkürzungen (wie „SgDH“ und „MfG“), auch wenn diese geschäftsüblich sein sollten. Das gleiche gilt für kryptische, oft englische Abkürzungen (wie „fyi“ oder „eom“) oder SMS-Akronyme (wie „LG“ oder „10q“).

Umgangsformen

Verwenden Sie (auch bei internen E-Mails) freundliche Anreden.

Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein „;-)“ darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden Empfängern.

Struktur

Machen Sie Absätze, um Ihre Mail zu gliedern.

Strukturieren Sie Ihren Text – verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen. Der Empfänger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann („Zu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dass …“).

Schritt 4: Formulieren Sie den Schluss

Auch hier gilt Ähnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer E-Mail sollte der Empfänger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).

Beenden Sie Ihre E-Mail grundsätzlich mit einer Grußformel. Gönnen Sie Ihrem Empfänger mehr als ein schlichtes „Gruß, Daniel Mayer“ und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa „Viele Grüße“, „Schöne Grüße“ oder „Freundliche Grüße“.

Schritt 5: Fügen Sie eine Signatur an

Die Signatur enthält Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nämlich Titel, vollständigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, E-Mail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse mit dem Vorsatz „mailto:“ (also etwa „mailto:fahrlehrer@dafler.de“) versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der Empfänger kann durch einen Klick sofort eine leere E-Mail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.

Schritt 6: Prüfen und korrigieren Sie Ihren Text

Viele E-Mail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedürfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten E-Mails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zählt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form.

In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei E-Mails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden – dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre E-Mail „ungeschminkt“ versenden.

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