7 Schritte zur perfekten eMail: Bitte nicht schlampen!



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E-Mails werden allzuoft nachlässig geschrieben und genau so sorglos versendet - schließlich kostet es ja nichts und schnell gehen soll es auch. Dabei haben E-Mails heute auch im Geschäftsbereich Briefe so gut wie verdrängt. Daher ist es wichtig, auch beim E-Mail-Schreiben Sorgfalt walten zu lassen. 7 Schritte zur perfekten eMail: Bitte nicht schlampen! 7 Schritte zur perfekten eMail: Bitte nicht schlampen!

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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil


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Schritt 3: Formulieren Sie die Anrede und den Hauptteil

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Die Grundregel, an die Sie sich halten sollten, lautet: Eine E-Mail muss genauso korrekt formuliert werden wie ein (Papier-)Brief. Es gelten also sinngemäß die Ausführungen der Folge 3, Schritt Dennoch gibt es natürlich einige Besonderheiten, die Sie beachten sollten.

Am Anfang

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Der „Lead“ ist eine Zusammenfassung zu Beginn der Pressemitteilung. Er beinhaltet die zentrale Aussage oder Information zum Thema und nennt die Quelle („… teilt die XY GmbH mit …“). Der Lead sollte nicht länger als drei Sätze sein.

In der Kürze liegt die Würze

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Der Hauptunterschied zwischen Brief und E-Mail ist – neben der Zustellgeschwindigkeit – die Länge. Mails sind in der Regel kürzer als Briefe. Fassen Sie sich daher so kurz wie möglich. Allerdings darf dabei weder Sinn noch Höflichkeit verloren gehen.

Verzichten Sie auf Abkürzungen (wie „SgDH“ und „MfG“), auch wenn diese geschäftsüblich sein sollten. Das gleiche gilt für kryptische, oft englische Abkürzungen (wie „fyi“ oder „eom“) oder SMS-Akronyme (wie „LG“ oder „10q“).


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Umgangsformen

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Verwenden Sie (auch bei internen E-Mails) freundliche Anreden.

Vermeiden Sie in geschäftlicher Korrespondenz Smileys oder andere Icons. Ein „;-)“ darf durchaus unter vertrauten Kollegen benutzt werden, nicht jedoch bei fremden Empfängern.

Struktur

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Machen Sie Absätze, um Ihre Mail zu gliedern.

Strukturieren Sie Ihren Text – verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen. Der Empfänger hat es dann leichter, Ihnen zu antworten, da er sich auf Nummern beziehen kann („Zu Punkt 3 teile ich Ihre Auffassung, dass …“).

Zitate

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Zitate sind ein Stilmittel, mit dem Sie Pressemitteilungen interessant und abwechslungsreich machen können – aber Langweiliges wird auch als Zitat nicht kurzweiliger.

Ein Zitat ist dann berechtigt, wenn es etwas vermittelt, das nur die Person oder die von ihr vertretene Institution liefern kann, wie etwa eine Meinung oder Bewertung, Erfahrungen, Absichten oder Prognosen.


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Schritt 4: Formulieren Sie den Schluss

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Auch hier gilt Ähnliches wie bei Briefen: Am Ende Ihrer E-Mail sollte der Empfänger genau wissen, was er nun zu tun hat (oder eben auch nicht).

Beenden Sie Ihre E-Mail grundsätzlich mit einer Grußformel. Gönnen Sie Ihrem Empfänger mehr als ein schlichtes „Gruß, Daniel Mayer“ und setzen Sie noch ein verbindliches Wort davor, also etwa „Viele Grüße“, „Schöne Grüße“ oder „Freundliche Grüße“.

Schritt 5: Fügen Sie eine Signatur an

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Die Signatur enthält Ihre wichtigsten Kontaktdaten, nämlich Titel, vollständigen Namen, Adresse, Telefon, Telefax, E-Mail- und Internet-Adresse. Legen Sie Ihre Signatur so an, dass sie maximal 40 Zeichen breit ist.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse mit dem Vorsatz „mailto:“ (also etwa „mailto:fahrlehrer@dafler.de“) versehen, dann ist Ihre Adresse verlinkt und der Empfänger kann durch einen Klick sofort eine leere E-Mail an Sie öffnen. Ihre Internet-Adresse sollten Sie ebenfalls komplett ausschreiben.

Schritt 6: Prüfen und korrigieren Sie Ihren Text

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Viele E-Mail-Schreiber sind der Ansicht, elektronische Post bedürfe keiner Korrektur. Weit gefehlt! Wie bereits gesagt, sollten E-Mails formal und inhaltlich mit derselben Sorgfalt wie Briefe behandelt werden. Dazu zählt auch eine gewissenhafte Korrektur, und zwar im Hinblick auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form.

In diesem Zusammenhang ein Wort zur Form beziehungsweise zum Layout: Wie bei allen anderen (konventionellen) Formen schriftlicher Kommunikation, gilt auch bei E-Mails der Grundsatz: je einfacher, desto besser. Schreiben Sie also im reinen Textformat und verzichten Sie auf die HTML- oder Rich-Text-Format-Darstellung. Was auf Ihrem PC gut aussieht, mag auf einem anderen Bildschirm verzerrt oder falsch dargestellt werden – dies kann nicht passieren, wenn Sie Ihre E-Mail „ungeschminkt“ versenden.


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Auch für eine E-Mail gilt am Ende natürlich: korrigieren! Prüfen Sie die Korrektheit von Inhalt, Formalien, Rechtschreibung und Zitaten.

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