7 Schritte zur perfekten eMail: Eindeutig formulieren



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Best of HR – Berufebilder.de® – Verlag, eingetragene Marke, eLearning on Demand Plattform, News-Dienst der deutschen Top20-Bloggerin & Beraterin Simone Janson, referenziert in ARD, ZEIT, Wikipedia.
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Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen Fach- und Führungskräften chronisch überfüllt, die Anzeige „E-Mail-Eingang“ lenkt zigfach am Tag von der eigentlichen Arbeit ab und zudem erhält man Nachrichten, die einen weder interessieren noch einen Informationszugewinn verschaffen.


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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil


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Schritt 1: Machen Sie den Güte-Test

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Aber natürlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die Empfänger Ihrer E-Mails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.

Ist die eMail wirklich nötig

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Fragen Sie sich, ob der Empfänger Ihre E-Mail wirklich benötigt. Ob es tatsächlich erforderlich ist, eine E-Mail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten „Stockwerksfrage“ klären: Würden Sie diese E-Mail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher auf den Tisch des Empfängers legen müssten?

Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafür, dass die E-Mail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Überlegen Sie zudem, ob eine E-Mail überhaupt das richtige Medium für Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher für Ihr Anliegen geeignet wären.

Privacy Schützen

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Bevor Sie eine E-Mail verfassen, sollten Sie prüfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per E-Mail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine E-Mail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei Empfängern, für die der Inhalt nicht bestimmt ist.


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Schritt 2: Formulieren Sie eine eindeutige und aussagekräftige Betreffzeile

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Dies ist die wichtigste und für manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von E-Mails: Mit wenigen Worten auszudrücken, worum es geht. Das erste, was der Empfänger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien für den Empfänger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.

Zudem gilt: Je aussagekräftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der Empfänger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fällt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.

Je länger, desto präziser

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Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile – je länger der Betreff ist, desto präziser können Sie den Empfänger informieren. Also zum Beispiel statt „Bestellung“ wäre besser „Offene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010“.

Verwenden Sie, wenn möglich, Verben – so wird deutlicher, worum es geht. Also statt „Versandbestätigung“ schreiben Sie „Ihre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandt“. Erwähnen Sie zudem in der Betreffzeile – dort, wo es sinnvoll ist –, was der Empfänger zu tun hat („Zur Info“, „Mit der Bitte um Erledigung“) und welche Dringlichkeit Ihre E-Mail besitzt.

Antworten Sie auf W-Fragen

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Im Körper Ihrer eMail werden Detailinformation genannt und Antworten auf die „W-Fragen“ gegeben:

  • Wer?
  • Was?
  • Wann?
  • Wo?
  • Wie?
  • Warum?
  • Womit?
  • Wie lange?

Wie Sie sicher schon häufig selbst erfahren mussten, sind lange, inhaltslose Texte kein Lesevergnügen. Lassen Sie deshalb alle formellen Ausdrücke weg, formulieren Sie also beispielsweise bei einem Redebeitrag nicht „Der Vorstand sprach das Thema Finanzen an“, sondern „Der Vorstand kündigte an, dass …“.


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Das Ende Ihrer eMail

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Der Fuß einer eMail enthält (zusätzliche) Serviceinformationen, Angaben zum Unternehmen beziehungsweise Absender („Footer“) und die Kontaktdaten des Presseverantwortlichen. Bei den Serviceinformationen sollten Sie eventuelle Eintrittskosten bei Veranstaltungen oder Kosten für Broschüren unbedingt angeben.

Den Veranstaltungsort nennen Sie eindeutig mit Straße, Hausnummer und Ort, bei Terminen sollten Sie den Wochentag ergänzen.

Betreff wie Datei-Pfad

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Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich „/“ oder die Pfeiltaste „>“.

Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: „Weiterbildung Azubis > Seminar ‚Karriereführerschein’ > Bitte um Terminvorschläge“.

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  1. kanzlei-job

    7 Schritte zur perfekten eMail 1/3: Eindeutig formulieren | B E R U F E B I L D E R - Spannender BeitragTYzXlPE4OO

  2. kanzlei-job

    7 Schritte zur perfekten eMail 1/3: Eindeutig formulieren: Der elektronische Briefkasten ist bei zahlreichen F... - Spannender BeitragncSChle6QF

  3. KompetenzPartner

    7 Schritte zur perfekten eMail 1/3: Eindeutig formulieren: Der elektronische Briefkasten ist b... - Spannender BeitragezhJR1Et4D #Beruf #Bildung

  4. Lars

    Bei E-mails muss man die selben Regeln beachten wie bei Briefen wenn man eine gute Email schreiben will. Ansonsten muss man halt die elektronischen Hürden beachten die auftreten können wenn man nicht so viel Übung mit Technik und Internet hat.

    • Simone Janson

      Das sehe ich auch so.

  5. F. Vorgaesser

    Meiner Ansicht nach kommt in den Betreff nur ein kurzer Fakt worum es sich handelt, oder? Jedenfalls habe ich damit die besten Erfahrungen gemacht.

    • Simone Janson

      Ich würde auch sagen: Je Kürzer, desto besser. Mit einem hat Herr Däfler allerdings recht: Je Aussagekräftiger, desto besser.
      Und daher würde ich sagen: Besser länger und aussagekräftiger als kürzer und nichtssagend.

  6. jobcollege

    Der Karriere-Führerschein: In 7 Schritten eine E-Mail schreiben (Teil 1): Der elektronische Bri...

  7. KompetenzPartner

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