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Memo schreiben in 10 Schritten – 3/3: Sagen Sie Ihre Meinung!



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Memos sollen nicht nur Informationen vermitteln, sondern sondern auch eigene Meinungen und Einschätzungen wiedergeben, um Entscheidungen zu forcieren. Die drei letzten Schritte unserer Reihe.

memo-schreiben-2 Memo schreiben in 10 Schritten - 3/3: Sagen Sie Ihre Meinung!


Hier schreibt für Sie:

mn-daefler-2014-03-17-farbig Professor Dr. Martin-Niels DäflerProf. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main.

Profil

Schritt 8: Nennen Sie die Alternative des Nicht-Handelns

Häufig wird bei der Darstellung von Lösungen eine Möglichkeit übersehen: nämlich die, nichts zu machen. Manchmal kann dies eine durchaus sinnvolle Alternative sein. Sagen Sie deshalb, was passiert, wenn das Problem nicht gelöst wird. Gehen Sie auf Vor- und Nachteile des Nichthandelns ein.

Eventuell kann es auch nützlich sein, Szenarien („best case“, „worst case“) zu entwerfen, also zu prognostizieren, wie sich ein Problem oder ein Sachverhalt entwickeln wird, wenn nichts getan wird.

Schritt 9: Geben Sie eine Empfehlung ab und nennen Sie den nächsten Schritt

Abschließend ist Ihr Urteilsvermögen gefragt. Erleichtern Sie dem Empfänger die Entscheidung, indem Sie sich für eine Alternative aussprechen. Begründen Sie Ihre Meinung mit schlüssigen Argumenten und Beispielen.

Der eigene Standpunkt

Wenn Sie sich nicht eindeutig für eine Lösungsvariante entscheiden können beziehungsweise wenn eventuell andere Abteilungen oder Kollegen gegensätzlicher Ansicht sind, dann geben Sie der Fairness halber alle Standpunkte wieder.

Ausblick geben!

Um den Entscheidungsfindungs- sowie den Umsetzungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie zudem noch verdeutlichen, was im nächsten Schritt von wem bis wann zu tun ist. Geben Sie ganz zum Schluss noch einen Ausblick:

Wie sieht der „Endzustand“ aus? Zum Beispiel: „Wenn wir es schaffen, das neue Vertriebssystem bis Ende 2011 umzusetzen, dann werden wir unseren Marktanteil um 30 Prozent vergrößern können.“

Schritt 10: Korrigieren Sie Ihr Memo

Wie bei Briefen, E-Mails und anderen Textarten auch, steht als letzter Schritt eine Korrektur an, auch hier in Bezug auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form. Stellen Sie sich nun noch die wichtigste Frage:

Erleichtert mein Memo dem Empfänger die Entscheidung beziehungsweise das Verständnis? Wenn Sie mit „Ja“ antworten können, dürfen Sie Ihr Memo in Umlauf bringen. Haben Sie Zweifel, müssen Sie nochmals Hand anlegen.

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