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So kriegen Sie die Datenflut in den Griff: 7 Tipps für effizientes Arbeiten am PC


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Die Frage, wie wir der auf uns täglich im Büro einströmenden Informationsflut Herr werden, ist ein Dauerbrenner. Sigrid Hess zeigt in ihrem Buch „Überleben in der Informationsflut“ zahlreiche gute Strategien und Methoden um in Zukunft mehr Ordnung in unsere Mails, Dokumente und Dateien zu bringen. Sehr nützlich!

Cleverer arbeiten, Teams effizienter führen

Informationen nutzen, verwalten, schützen, kommunizieren oder löschen – gerade Führungskräfte verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages damit, die Datenflut auf Papier, in E-Mails oder in Dateien zu bändigen, um schneller durchzublicken. Schneller zu entscheiden. Und besser zu delegieren.

Zwei gute Nachrichten dazu. Erstens: Alles, was Sie brauchen, haben Sie vermutlich bereits auf Ihrem PC installiert. Zweitens: Nach den passenden Tipps und Anleitungen müssen Sie nicht googeln. Sigrid Hess erklärt Ihnen in ihrem Buch „Überleben in der Informationsflut“ Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Arbeit garantiert besser organisieren und lästige Aufgaben zügiger erledigen.

Überraschend einfach besser arbeiten

Der Ansatz des Buches: Autorin Hess denkt sich in den klassischen Arbeitsalltag von Führungskräften und Arbeitnehmern am PC ein, geht die Routineaufgaben durch und liefert erstklassige Tipps, um Dokumente, Post und Protokolle viel einfacher zu bearbeiten und lästige Handgriffe von der Software weitgehend automatisch erledigen zu lassen.

Viel mehr als einen Browser und Microsoft Office (Version 10) brauchen Sie dafür nicht. Alle Anweisungen sind auch für PC-Laien verständlich verfasst. Hier die besten Tipps.

7 Tipps für effizientere Arbeit am PC

  1. OneNote ist für viele PC-Nutzer das Stiefkind der Office-Familie. Für Hess dagegen ein „wertvolles Instrument der Informationsbearbeitung“. Denn das Tool kann nicht nur Bilder aus dem Web in Notizbücher einfügen, sondern auch gleich noch den Text aus den Pics auslesen und in einen Editor kopieren.
  2. Erstellen Sie in Outlook Regeln für „weißen Spam“. Das sind E-Mails von bestimmten Kollegen, die Sie immer wieder anschreiben Nur hat der Inhalt meist keine Relevanz. Am besten immer sofort verschieben lassen und höchstens einmal am Tag nach Wichtigkeit prüfen.
  3. Halten Sie eigene E-Mails kurz. Im Idealfall passt der Inhalt komplett in die Betreffzeile. So erreichen Sie auch die Empfänger, die Ihre Nachricht am Smartphone abrufen.
  4. Heften Sie Info-Post in einem Ordner ab? „Befüllen Sie diesen konsequent von links. Wenn er voll ist, werfen Sie das erste Drittel von rechts weg.“
  5. Überlegen Sie genau, welche gesendeten E-Mails Sie tatsächlich speichern möchten. Outlook hat eine Funktion, um das Archivieren zu verhindern.
  6. Benennen Sie jedes Dokument in Word oder Excel mit mindestens drei Eigenschaften wie „Inhalt“, „Projekt“ und „Version“, um es jederzeit wiederzufinden.
  7. Nutzen Sie Textbausteine, wenn Sie häufig Beiträge mit ähnlichem oder identischem Wortlaut verfassen.

Fazit

Sigrid Hess ist vermutlich weder ein Ordnungsfanatiker noch ein PC-Freak. Sie hat aber verstanden, wie sich die ohnehin auf dem PC installierten Programme ideal nutzen lassen, um die alltäglichen Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen. „Überleben in der Informationsflut“ ist ein erstklassiges Praxisbuch. Jeder Tipp ein Volltreffer – gerade für PC-Muffel.

 

Hier schreibt für Sie:

85 Oliver IbelshäuserOliver Ibelshäuser ist Journalist und Inhaber des Redaktionsbüros Text & Vision.

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