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Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 7: E-Mails zeitsparend versenden



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Nicht nur das Bearbeiten von E-Mails lässt sich effizient erledigen, sondern auch beim Versand lässt sich eine Menge Zeit sparen, wenn man einige wichtige Regeln und Tipps beachtet. email-versand Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 7: E-Mails zeitsparend versenden


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62 Martin GeigerMartin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach.

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Wiedervorlage

Nicht jede Mail lässt sich sofort beantworten, andere Nachrichten wiederum erfordern keine sofortige Reaktion. Damit die durch eine Mail angestoßenen Vorgänge aber nicht vergessen werden, oder in der Mailflut untergehen, können Sie Nachrichten auch auf Wiedervorlage legen.

Dabei können Priorität, Zeitraum und ähnliches mit einer Alarmfunktion versehen werden. Wie bei Kalender- und Aufgabeneinträgen wird der Anwender dann per Bildschirmhinweis an die Erledigung einer bestimmten Mail erinnert.

Aussagekräftige Betreffzeilen

Wenn Sie eine Mail verschicken, formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Diese kann sogar manchmal den weiteren Text ersetzen. In diesem Fall machen Sie dies mit einem entsprechenden Kürzel kenntlich. Ich verwende beispielsweise „owN“ als Abkürzung für „ohne weitere Nachricht“.

Bitte achten Sie auch darauf, bei Ihren Antworten einen eigenen Betreff zu verwenden. Wenn Ihnen keine prägnante Betreffzeile einfällt, dann ist dies oft ein Zeichen dafür, dass der Inhalt selbst gar nicht so wichtig ist. Nicht verschickte Mails sind gute Mails!

Eine Aufgabe pro Mail

Sorgen Sie außerdem dafür, dass eine von Ihnen verschickte Mail grundsätzlich nie mehr als eine Aufgabe enthält. Am besten ergänzen Sie diese dafür auch gleich mit einer entsprechenden Frist für die Beantwortung. Das erhöht das Tempo der Bearbeitung durch den Empfänger.

Textbausteine verwenden

Für häufig verschickte Mails, die ganz oder teilweise denselben Inhalt haben, lohnt es sich, Vorlagen und Textbausteine zu entwickeln. Diese können im Ordner Entwürfe als vorgeschriebene Mails abgelegt oder bei Bedarf bequem mit nur einer Tastenkombination eingesetzt werden.

Allerdings sollte der Kontext der Botschaft im Blick behalten werden: Kein Empfänger will mit vorgefertigten Phrasen abgespeist werden. Die besten Ergebnisse liefern individualisierte Nachrichten, die auf Basis der Bausteine entstehen.

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    Meistdiskutiert im letzten Monat:
  1. Schneider

    „Bitte achten Sie auch darauf, bei Ihren Antworten einen eigenen Betreff zu verwenden.“

    Das halte ich für nicht gut, da man dadurch den Bezug zur Unterhaltung verliert.

    • Simone Janson

      Ich gebe Ihnen recht, gerade wenn man Google-Mail verwendet, ist es darüber hinaus auch ein Problem, weil man dadurch die Konversations-Sortierung der eMails auflöst.
      Dennoch ist es natürlich für den Empfänger angenehmer, wenn er gleich im Betreff sieht, was nun kommt. Ich löse das häufiger so, dass ich den Betreff stehen lasse, aber noch einen Zusatz davor setze, etwa „Meine Antwort“.

  2. RT @jobcollege: Das E-Mail-Entzugsprogramm – Teil 7: E-Mails zeitsparend versenden: Nicht nur das Bearbeiten v… #B…

  3. KompetenzPartner

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