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Problemlösung mit Barcamp-Charakter: Wie Open-Space Meetings besser macht


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Meetings gelten oft als ineffektiv und langweilig. Doch wer so denkt, hat noch nie der Meeting-Technik Open Space Technology. Dahinter steckt der Gedanke, all das aufs Tapet zu bringen, was sonst im Verborgenen bleibt.

Für die Open-Space-Technik gilt: Je kleiner die Tagesordnung für ein Meeting, desto besser das Ergebnis. Falls Sie auch schon einmal die Erfahrung gemacht haben, dass die Gespräche in der Kaffeepause interessanter und produktiver waren, als ein ganztägiges Meeting, dürfte Open Space etwas für Sie sein.

Keine Tagesordnung und ein Protokoll, das sich selbst schreibt

Denn aufs Trapez gebracht werden die Punkte nicht vom Chef oder vom Abteilungsleiter oder von externen Beratern, sondern von den Leuten, denen es unter den Nägeln brennt. Überraschend aber wahr ist, dass die Open Space Technology keiner Tagesordnung bedarf.

Und dass sich der Abschlussbericht quasi von selbst schreibt und schon am Ende des Meetings an alle verteilt werden kann. Kann das sein? Klar, sagt der Erfinder der Open Space Technology Harrison Owen und beschreibt in seinem gleichnamigen Buch, wie einfach das geht.

Ein erfolgreiches Konzept macht Schule

Die erste Open Space Technology wurde 1996 in Deutschland abgehalten. Seither wurden in Unternehmen, in der Politik und in vielen Non-Profit-Organisationen viele tausend Meetings auf der Basis der „Open Space Technology“ durchgeführt. Alle mit fulminantem Erfolg.

Das Konzept ist so einzigartig wie einfach. Alle, die freiwillig, aus eigenem Antrieb am Meeting teilnehmen, sitzen zu Beginn im Kreis und werden vom Moderator aufgefordert, ihre Fragestellung oder ihren Lösungsansatz zum vorgegebenen Thema in der Runde zu präsentieren. Und zwar knapp, in ein paar Sätzen.

Wer vorschlägt, sorgt für das Ergebnis

Der Clou: Wer ein Thema vorstellt, erklärt sich zugleich verantwortlich für das Thema und bestimmt Ort und Zeit innerhalb des Meetingtages, an dem er mit anderen Interessenten genau dieses Thema bearbeitet. Und er sorgt dafür, dass die Ergebnisse seines Workshops sofort schriftlich festgehalten werden.

Harrison Owen, der Begründer der Open Space Technology, lehnt sich an uralte menschliche Kommunikationsformen an. Deshalb der „demokratische“ Kreis anstatt der Plenarbestuhlung. Owen selbst hat inzwischen hunderte solcher Meetings begleitet und dabei Teilnehmerzahlen zwischen fünf und 2.000 (!) erlebt und zum produktiven Austausch geführt.

Ideen ohne Leidenschaft sind wertlos

Sehr zurückhaltend, denn die einzige Aufgabe des Moderators ist es, Raum und Zeit zur Verfügung zu stellen (und ein bisschen Klebeband, Papier, Stifte und Post-its mitzubringen). Was die Open Space Technology so erfolgreich macht, ist, dass sie die Meetingteilnehmer bei ihren Interessen abholt, sie ernst nimmt.

Damit räumt Owen auch die Frage aus, was mit Teilnehmern passiert, die sich nicht trauen, in der großen Runde ihr Thema vorzustellen: Wer keine Leidenschaft verspürt, wird auch keine Lösung finden. Denn Ideen ohne Leidenschaft, so Owen, sind nichts wert.

Das verborgene Wissen seiner Leute ans Tageslicht befördern

Open Space Technology ist nicht in jedem Fall die richtige Form. Wenn es etwa darum geht, ein neues Abrechnungssystem oder Produkt einzuführen oder fixe Entscheidungen top-down zu kommunizieren, sind andere Formen überlegen.

Sobald es sich aber um eine offene Fragestellung handelt, können Meetings im Open Space Format völlig neue Lösungsansätze an die Oberfläche bringen. „Wie kann sich ein Unternehmen auf neue Märkte einstellen? Wie können Arbeitsabläufe substanziell verbessert werden? Wie können Konflikte gelöst werden?“

Demokratie in Unternehmen – ein Widerspruch?

Es sind diese Fragen, von denen die Schlagkräftigkeit von Unternehmen und Organisationen abhängt. Fragen, zu denen es keine vorgefertigten Antworten gibt. Allerdings gibt Harrison Owen zu bedenken, dass die Open Space Technology oft im Gegensatz zu herrschenden Unternehmensphilosophien steht.

Denn die Anwendung der Open Space Technology bedeutet für den Zeitraum des Meetings jeglichen Verzicht auf Kontrolle. Wer sich auf die Energie seiner Mitarbeiter oder Mitglieder einlassen will, findet in diesem Buch „Open Space Technology“ von Harrison Owen eine „Schritt für Schritt“ – Anleitung zur Anwendung der Open Space Technology. Von den benötigten Post-its und dem Klebeband bis zur richtigen Auswahl der Räume- und zur Erst-Ansprache der Leute.

Fazit

Unternehmen und Organisationen, die neue Antworten auf wichtige Fragen suchen, sind gut beraten, das oft brachliegende kreative Potenzial ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Die Open Space Technology liefert dafür einen verblüffend einfachen und vielversprechenden, produktiven Rahmen.

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38 Wolfgang HanfsteinWolfgang Hanfstein ist u.a. Mitbegründer und Chefredakteur von Managementbuch.de, der führenden Buchhandlung für Führungskräfte, Unternehmer und Selbständige.

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