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Der Karriere-Führerschein: In 9 Schritten ein Protokoll schreiben (Teil 2)



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„Heute schreiben Sie das Protokoll!“ sagt der Chef ganz beiläufig. Und nun? Wie erstellt man ein optimales Protokoll? Wie bekommt man alles Wichtige im Meeting mit und schafft es gleichzeitig den Roten Faden zu behalten? Und was ist überhaupt wichtig?


Hier schreibt für Sie:

 

mn-daefler-2014-03-17-farbig Professor Dr. Martin-Niels DäflerProf. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main.

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Schritt 5: Protokollieren Sie den Verlauf beziehungsweise die Ergebnisse

Sobald die eigentliche Veranstaltung begonnen hat, müssen Sie sich voll konzentrieren, um keinen Beitrag zu verpassen. Je nach Art des Protokolls – siehe oben – erstellen Sie sich nun Notizen. Es empfiehlt sich, für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt zu benutzen; nummerieren Sie diese Papiere, damit Sie nicht durcheinander kommen.

Was machen Sie, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder nicht schnell genug mitschreiben konnten? Ganz einfach: Sie fragen nach. Jeder hat Verständnis, wenn Ihnen einmal etwas entgeht. Nur allzu häufig sollten Sie natürlich auch nicht nachfragen …

Sofern Anträge mündlich vorgebracht werden, ist es ratsam, die Mitschrift vorzulesen und sich vom Antragsteller bestätigen zu lassen, dass der Antrag so richtig notiert wurde. Bei Abstimmungen über Anträge müssen Sie das Ergebnis genau festhalten: „10 Ja-Stimmen, 8 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen.“

Schritt 6: Füllen Sie den Protokollfuß aus

Nach Abschluss der Besprechung oder Sitzung tragen Sie die Endzeit in ihr Formular ein. Prüfen Sie, ob Sie alle Unterlagen, die im Verlauf verteilt wurden, in Kopie haben. Sprechen Sie nochmals kurz mit dem Sitzungsleiter und fragen ihn, ob es aufgrund des Verlaufs der Veranstaltung zu Änderungen kommt (wie etwa eine notwendige frühere Fertigstellung des Protokolls oder ein erweiterter Verteilerkreis).

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