Führungskompetenz durch Systemische Moderation – 2/3: 7 Tipps zur Meeting-Vorbereitung – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Führungskompetenz durch Systemische Moderation – 2/3: 7 Tipps zur Meeting-Vorbereitung



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Kennen Sie das? Sie kommen morgens ins Büro und spüren sofort: Hier herrscht dicke Luft. Genauso kann es Ihnen gehen, wenn Sie ein Meeting moderieren möchten. Was tun? Hier ist guter Rat teuer. Erfahren Sie mithilfe des Moderationschecks, wie Sie die Gruppe zu Beginn „anpacken“ und wie Sie flexibel auf unerwartete Situationen reagieren.

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Hier schreibt für Sie: Michaela Stach ist Moderationsexpertin. Profil

Moderationsauftrag checken, Gruppe entdecken

Niemand begibt sich gerne auf eine Reise ins Ungewisse: Deshalb lautet eine der wichtigsten Empfehlungen der systemischen Moderation, den Moderationsauftrag im Vorfeld sorgfältig zu prüfen. Nur wer sich der Rahmenparameter genauestens bewusst ist, kann agil und flexibel entscheiden, welche Vorgehensweise situativ die richtige ist.

Anders als bei der typischen Frontalbeschallungen, bei der der Vortragende auf sein Expertenwissen fokussiert ist, gilt der erste Blick bei der systemischen Moderation immer der Gruppe. Hier sollte klar sein, welche Persönlichkeiten am Gruppengespräch teilnehmen und welche Unternehmensebenen vertreten sind. Machen Sie sich außerdem ein erstes Bild von der Stimmung im Team. Die Frage: „Ist die Gruppe (schon jetzt) zu einer konstruktiven Moderation bereit?“ sollten Sie sich bereits im Vorfeld der Moderation stellen.

1. Aggressionslevel – die goldene Mitte entscheidet

Sie betreten den Raum und spüren die Anspannung, den Unmut und die Belastungen der Gruppenteilnehmer am eigenen Leib? Keine Sorge, die Aufnahme der Stimmung ist enorm wichtig – es gilt sie zu kanalisieren, da der Aggressionslevel innerhalb der Gruppe ein Bild über die Bereitschaft zu einer konstruktiven Lösungsfindung zeichnet.

Ist der Aggressionslevel zu hoch und fliegen sprichwörtlich die Fetzen, muss der vorher ausgearbeitete Plan ohnehin über den Haufen geworfen werden. Bevor die Gemüter sich nicht beruhigt haben, können Sie keine produktiven Ergebnisse erwarten.

Doch nicht nur ein Zuviel an Energie kann der zielführenden Moderation entgegenstehen. Ist zu wenig Power vorhanden, verläuft die Moderation zwar deutlich ruhiger, aber gewiss nicht erfolgreicher. Ohne Herzblut und Partizipation der Teilnehmer sorgt der Workshop vor allem für eins: gähnende Langeweile.

Die Wahrheit liegt wie so oft in der goldenen Mitte: Der Idealzustand ist ein mittleres Maß an Reibung und Handlungsenergie. Hier sind die Teilnehmer aufmerksam bei der Sache und mobilisieren ihre Energie, um gemeinsam zu einer Lösung zu gelangen. Natürlich ist auch hier nicht immer alles eitel Sonnenschein – doch es besteht eine einvernehmliche Basis, die auch Meinungsverschiedenheiten gut verträgt.

Eine gemeinsame Basis bedeutet:

  • Die Teilnehmer haben einen Bezug zum Thema.
  • Das Ergebnis hat meist eine direkte Auswirkung auf die Teilnehmer.
  • Die Teilnehmer sind sich dieser Auswirkung bewusst.
  • Die Fronten unter den Teilnehmern sind nicht verhärtet, auch wenn sie mitunter verschiedener Meinung sind.

2. Dampf aus dem Kessel lassen

In den meisten Fällen gilt es, diese gemeinsame Basis erst einmal zu erarbeiten. Bei einem zu hohen Aggressionspegel ist oftmals ein reinigendes Gewitter notwendig, das den Dampf im Kessel ablässt.

Es ist durchaus gewollt, dass die Teilnehmer im Rahmen der Moderation ihren Unmut äußern – aber konstruktiv! Wenn dieses Dampfablassen auf einer wertschätzenden Ebene funktioniert, ist das der erste Schritt einer gemeinsamen Lösungsfindung. Ist dieser Weg nicht von Erfolg gekrönt und eskaliert die Situation zunehmend, darf der Moderator nicht davor zurückschrecken, das Meeting oder den Workshop vorzeitig abzubrechen.

3. Die Lebensgeister wecken

Lethargie, Passivität oder Teilnehmer wie auf Valium sind ebenso Gift für ein produktives Meeting wie eine geladene Stimmung. Wenn sich die Teilnehmer ihrem Schicksal ergeben und der Meinung sind, „sowieso nichts ausrichten zu können“, wird es schwierig, etwas zu bewegen. Hier ist ein kluger systemischer Moderator gefragt, der die Anwesenden aus dem Tal der Resignation zurück ins Leben holt.

Dazu braucht es eine Portion Extra-Energie – der Dampf muss sprichwörtlich zurück in den Kessel! Es gilt, den Finger bewusst in die Wunde zu legen. Doch Vorsicht! Ein behutsames Vorgehen ist gefragt: Zuerst gilt es, die eigene Wahrnehmung wiederzugeben und diese auch als solche zu kennzeichnen. Die Kunst liegt darin, die Teilnehmer durch geschickte Fragestellungen dazu zu bringen, die Situation mit ihren Chancen und Risiken selbst zu reflektieren und zu benennen.

4. Verschnaufpausen zur mentalen Erholung

Gönnen Sie Ihren Teilnehmern ganz bewusst Verschnaufpausen zum Regenerieren – Reflektion kostet Energie! Lassen Sie die Gruppe nach dem Aggressionsabbau bzw. Energie-Aufbau erst einmal mental auf einer konstruktiven Arbeitsebene ankommen, bevor Sie den nächsten Schritt einleiten.

Pausen dienen auch dem leiblichen Wohl: Nichts drückt die Stimmung mehr als knurrende Mägen oder schlechtes Essen. Es gibt übrigens eine Welt jenseits der alt bekannten „Besprechungskekse“. Seien Sie kreativ. Ein wenig frisches Obst oder jahreszeitlich passendes Gebäck hebt die Stimmung und trägt nicht unerheblich dazu bei, dass es nach der Stärkung mit neuem Elan weitergeht.

Bewusste Unterbrechungen, Innehalten sowie symbolische Gesten helfen dabei, den Übergang in eine neue Phase zu unterstreichen: So können Sie, nachdem Dampf innerhalb der Gruppe abgebaut wurde, die Fenster öffnen, um zu symbolisieren: Die geäußerte Kritik war wichtig, um einen Schritt weiter zu kommen, aber jetzt darf sie getrost zum Fenster raus. Die neue frische Luft symbolisiert hingegen die Chance auf neue Ansätze und Ziele.

5. Alibiveranstaltungen vermeiden

Moderationen bieten viele Chancen und ein großes Risiko – die Demotivation der Teilnehmer. Jeder Teilnehmer investiert eine Menge Zeit, Hirnschmalz und Herzblut in die Veranstaltung. Folglich macht sie nur Sinn, wenn der Veranstalter auch ein ehrliches Interesse an den Ergebnissen hat und auch bereit ist, mit diesem Output weiterzuarbeiten. Werden Moderationen hingegen als „Alibiveranstaltungen“ eingesetzt, ist die Frustration der Teilnehmer gesichert. Zu Recht – was gibt es denn noch zu besprechen oder zu erarbeiten, wenn das Ergebnis bereits inoffiziell feststeht und den Beteiligten lediglich das Gefühl gegeben werden soll, einbezogen worden zu sein? Hier muss der Moderator im Vorfeld genau prüfen, ob wirkliche Ergebnisse gewünscht sind oder ob die Veranstaltung bloße Makulatur ist.

Um Alibiveranstaltungen zu vermeiden, helfen dem Moderator folgende Fragen:

  • Wie viel Offenheit ist wirklich gewünscht?
  • Was passiert danach mit den Ergebnissen?
  • Sollen sie in die Zukunft getragen werden?
  • Falls es im Rahmen der Moderation um visionäre Ansätze gehen soll: Ist es geplant, diese auf eine umsetzbare Ebene herunterzubrechen oder geht es um die reine Ideensammlung? (Der jeweilige Ansatz ist dann aber auch so zu benennen.)

6. Erwartungen erfüllen

Entscheidend für den Moderator ist, welche Rahmenbedingungen der Auftraggeber kommuniziert und welche Ergebnisse von den Teilnehmern erwartet werden. Ein ausführliches Briefing soll verhindern, dass der Auftraggeber unzufrieden und die Teilnehmer hinterher frustriert sind.

Es gilt zu klären, ob lediglich solche Ergebnisse vom Veranstalter erwartet werden, die von den Teilnehmenden auch unmittelbar umgesetzt werden können. Als Beispiel dient ein Workshop in einer Arztpraxis, an dem ausschließlich Sprechstundenhilfen teilnehmen, die Lösungen zu besserem Kundenservice erarbeiten sollen. Der Knackpunkt: Sollen die Teilnehmer ausschließlich Lösungen im eigenen Wirkungsbereich der Kundenkommunikation finden oder sollen sie über ihren eigenen Tellerrand als Sprechstundenhilfe hinaus auf strategischer Unternehmensebene denken. Etwa im Bereich alternative Dienstleistungsangebote oder innovative technische Ausrüstung.

7. Keine Moderation ohne Ziel

Würden Sie ein Fußballspiel im Stadion verfolgen, wenn Sie von Anfang an wüssten, wie es ausgeht? Nein – natürlich nicht! Genauso ist es bei der Moderation – sie macht nur Sinn, wenn sie ergebnisoffen ist. Wenn der Moderator bereits im Vorfeld weiß, was am Ende einer Moderation herauskommen soll, dann handelt es sich ebenfalls um eine Alibimoderation. Jede Moderation braucht ein klar formuliertes Ziel: zum Beispiel die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams. Das Ziel ist sozusagen das Gefäß, das mit Inhalt – dem von der Gruppe erarbeiteten Ergebnis – gefüllt wird.

Sie wissen nun, wie Sie sich auf eine Moderation vorbereiten und wie Sie den ersten Kontakt mit der Gruppe meistern. Abschließend hilft Ihnen der Blitz-Check dabei, den Stand der Gruppe jederzeit im Blick zu behalten.

Blitz-Check

  • Ist die Gruppe bereit für eine konstruktive Moderation?
  • Ist das Thema prädestiniert für die Gruppe oder geht es um einen Einzelnen?
  • Was ist das Ziel des Meetings?
  • Können die Ergebnisse von den Teilnehmern unmittelbar umgesetzt werden?
  • Unter Berücksichtigung welcher Rahmenbedingungen besteht auch eine Umsetzungschance?
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