Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings


Über Uns: Top500-Blog & Akademie, laut DIE ZEIT & Wikipedia eines der meistgelesenen HR-Blogs. Wir begleiten Kunden seit 1,5 Jahrzehnten im Wandel der Arbeitswelt (was unser Name bedeutet).
Bildrechte: Bildmaterial im Rahmen einer Kooperation kostenlos zur Verfügung gestellt von Shutterstock.com.

Meetings gelten als öde, nervtötend und Zeitverschwendung. „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele. Aber Meetings lassen sich auch effizient für die Karriere nutzen. Erfolg & Management  Meetings


Bildung Karriere Zukunft - Berufebilder.de-Autoren-Profil
Hier schreibt für Sie: Simone Janson spricht in der ARD, schreibt für DIE WELT & t3n, macht B E R U F E B I L D E… Profil

Meetings: Besser organisieren statt abschaffen

Einige Firmen und Manager verkünden stolz, die Anzahl ihrer Meetings auf eines in der Woche reduziert zu haben – eine Maßnahme, die auch viele Manager & Coaches dringend empfehlen. Doch es geht auch anderes: Nämlich, indem man Meetings richtig organisiert.

Eine schon etwas ältere Studie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting zeigt, warum das so ist. Demnach sind von 150 Meetings in 50 Unternehmen nicht einmal ein Drittel (27 %) richtig vorbereitet.

Wie sieht optimale Vorbereitung aus?

Oft wurde nicht einmal eine Tagesordnung erstellt und den Teilnehmern vorab zugeleitet. Nur 12 % der Meetings endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Schritte. Auch die Nachbereitung lies zu wünschen übrig: In 73 % aller Fälle wurde die Zuständigkeit für definierte Maßnahmen nicht klar festgelegt bzw. keine Deadlines vereinbart.

Doch wie sieht die optimale Vorbereitung eines Meetings aus? Jedenfalls nicht nach dem Motto „Der Chef hat zum Meeting geladen, keine Ahnung um was es geht, aber man muss ja hin – wird schon vorbei gehen!“ Besser ist es, sich gezielt auf das Thema vorzubereiten. Wenn der Inhalt nicht klar ist, dann einfach mal nachfragen – das macht in der Regel einen guten Eindruck. Dann sollte man sich klar machen, was man von einem Meeting erwartet und welche Position man selbst vertritt. Dazu sollte man im besten Fall eine kleine Präsentation vorbereiten.

Auch Chefs müssen sich vorbereiten

Doch auch der Chef, der das Meeting anberaumt, sollte sich vorbereiten. Professor Dr. Martin Niels Däfler von der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Frankfurt am Main und Autor des Buches „Der Karriereführerschein“ rät in seiner gleichnamigen Artikelserie: „Zunächst sollte man sich nämlich fragen, ob ein Meeting wirklich unumgänglich ist. Oder gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per E-Mail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?“

Wurde diese Frage mit ja beantwortet, geht es darum, Thema Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung festzulegen. Sinnvollerweise sollten nur die Personen eingeladen werden, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Doch nicht nur inhaltliche Vorbereitung ist wichtig, sagt Management-Berater Däfler: Auch auf die optimale Arbeitsatmosphäre kommt es an: „Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).“ Dazu kommen Getränke, Pausenverpflegung, die richtige Sitzordnung, Namensschilder, Schreibmaterial und ein strukturierter Ablauf – alles Kleinigkeiten, die aber für den Erfolg des Meetings Essenziell sind.

10 Tipps zur Organisation eines optimalen Meetings

Um ein gutes Meeting zu organisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen.

  1. Was ist das Thema?  ist das Thema des Meetings, um was geht es?
  2. Welche ist die Fragestellung bzw. das Problem? Was genau soll besprochen werden?
  3. Wie sieht die Tagesordnung aus? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zu Verfügung?
  4. Das Ziel des Meetings? Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
  5. Wer moderiert das Meeting? Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
  6. Wer sind die Teilnehmer? Wie viele Personen nehmen teil? Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
  7. Warum nehmen die Leute teil? Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
  8. Beginn und Ende des Meetings: Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen.
  9. Der Meetingraum: Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.)
  10. Die technische Ausstattung: Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)?
berufebilder

Mehr HR-News & Tipps? Unsere 30.000+ Community freut sich auf Sie!


Der Debatten-Monitor bündelt 25.000+ Leserstimmen zu unseren Beiträgen auf B E R U F E B I L D E R, in Social Media & im Netz - aktuelle Debatten abonnieren. Viele unserer Beiträge entstehen durch Leser-Anregung: Schlagen Sie Ihr Thema vor!

Meinungen abonnieren per RSS oder (erforderliche URL!) Bitte die Debatten-Regeln einhalten, Beiträge müssen freigeschaltet werden. Fotos sind via Gravatar möglich, Ihre eMail-Adresse bleibt geheim.

    Meistdiskutiert im letzten Monat:
  1. CompTIA Deutschland
    CompTIA Deutschland

    Wochenendlektüre: Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings (Beitrag via Twitter) I9x0inPY3E (Beitrag via Twitter) EZJQjgxqZk

  2. Papershift

    HR-News: Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson #HR #Personal #KMU (Beitrag via Twitter) Vstd7bBqZG

  3. Matthias Pawlowski
    Matthias Pawlowski

    RT @jobcollege: Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson: Meetings gelt… (Beitrag via Twitter) xbGABlGc6U #B…

  4. HEROL Consulting
    HEROL Consulting

    RT @BEGIS_GmbH: Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson via B E R U F E B I L D E R (Beitrag via Twitter) MNX…

  5. KompetenzPartner
    KompetenzPartner

    Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson: Meetings gelt… (Beitrag via Twitter) xbGABlGc6U #Beruf #Bildung

  6. Siggi Weide

    Meetings sind wie PowerPoint nur krasser 😀

  7. (((Dr. S. Flämig)))
    (((Dr. S. Flämig)))

    RT @teggert: Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson via B E R U F E B I L D E R (Beitrag via Twitter) iJGDfw…

  8. Thomas Eggert
    Thomas Eggert

    Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson via B E R U F E B I L D E R (Beitrag via Twitter) iJGDfw5vFE

  9. BEGIS GmbH

    Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings von Simone Janson via B E R U F E B I L D E R (Beitrag via Twitter) MNX67RBUlj

  10. Berufebilder
    Berufebilder

    Meetings richtig vorbereiten: 10 Tipps für optimale Meetings – (Beitrag via Twitter) 1W6ACDdAmU

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.