Lean Social Intranet Generationen Austausch: 5 Tipps für bessere Kommunikation

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02.11.2016 301 Leser 1 Debatte 944 Wörter Lesezeit: 6 Minuten, 2 Sekunden
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Gut informierte Mitarbeiter sind motivierter als andere, doch wie erreicht man die wenig involvierten Menschen? Die Lean Methode kann die Kommunikation im Intranet verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Doch müssen einige Grundlagen erfüllt sein um junge wie ältere Mitarbeiter zum Austausch zu bewegen. generationen-austausch-via-intranet

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Menschen befinden sich auf verschiedenen Frequenzen

Wie können sich Menschen mit etwas einfachem wie Kommunikation – zwei Parteien die über denselben Kanal miteinander sprechen – so schwer tun? Unternehmen erfahren dies tatsächlich oft als großes Problem. Menschen befinden sich nämlich auf verschiedenen Frequenzen. Sie sprechen miteinander, doch hören einander nicht. Hierdurch entstehen natürlich Nachteile, nicht zuletzt für den Kunden.

Die Lösung für dieses Problem soll das Social Intranet sein. Eine intuitive Plattform, auf der sich alle Kollegen unabhängig von Abteilung, Standort, Expertise oder Niveau wiederfinden, und wo Teilen, Liken, Reagieren, Hinzufügen und Anpassen das Normalste der Welt ist.

Wie das Social Intranet helfen kann

Studien* haben gezeigt, dass bei Unternehmen mit Social Intranet circa 92 Prozent der Mitarbeiter Zugang zu diesem digitalen Arbeitsbereich haben. Das Problem liegt also offensichtlich nicht im Zugang, sondern in der Benutzung!

Viele Mitarbeiter erfahren ihr Social Intranet nämlich als bloßen Zusatz zu den normalen Arbeitsbereichen, nicht als Notwendigkeit. Sehr oft noch wird E-Mail als bestes Tool zum Austauschen von Informationen und Wissen gehalten. Doch nicht jeder denkt auf diese Art.

Die Generationenkluft muss überwunden werden

E-Mail ist und bleibt ein populäres Mittel zum Teilen von Informationen, doch verschiebt sich die Beliebtheit und Benutzung mit Hinblick auf die Generation: es sind vor allem die älteren Mitarbeiter (55+), die an E-Mails festhalten. Jüngere dagegen ärgern sich oft an der E-Mail-Flut und fühlen sich mit modernen, sozialen Kanälen wie WhatsApp wohler.

Es wird also noch ausreichend kommuniziert, nur passiert dies über unterschiedliche Kanäle. Wenn beide Gruppen an eigener Vision und Vorliebe festhalten, kommen sie im Social Intranet niemals zusammen. Etwas muss sich also ändern, aber was? Und wie? Um hier weiter zu kommen, verwenden wir die Lean-Methode.

Was ist die Lean-Methode?

Eine viel verbreitete aber falsche Annahme ist, dass „lean“ sich einzig auf das Verbessern von Produktionsprozessen bezieht. Tatsächlich kennt diese Philosophie ihren Ursprung in den Werken des Japanischen Autoherstellers Toyota. Doch beinhaltet sie viel mehr. Lean greift auf einen Prozess zurück, der für jedes Unternehmen von äußerster Wichtigkeit ist: die stets veränderten Bedürfnisse des Kunden.

Lean bietet sich als Methode an, um Menschen für die Herausforderung der stets veränderten Kundenbedürfnisse vorzubereiten: wie können wir zielgerichtet und effizient unsere Dienste anbieten? Elementar hierfür ist optimale Kommunikation. Hier zeigt sich der Zusammenhang zwischen lean und Social Intranet: Kommunikation – auch im Intranet – muss effektiv und effizient sein und sich vor allem auf das Ziel fokussieren: die erfolgreichen Projekte und Erbringung der Anforderungen aufseiten der Kunden.

Wie verhilft „lean“ zu einem erfolgreichen Social Intranet?

Ein „lean Intranet“ erreicht man laut Frits de Vries, Gründer und Geschäftsführer von LeanENT, in vier Schritten:

  1. Bewusstsein schaffen. Probleme nicht verstecken sondern aufdecken.
  2. Paradigmen überwinden. Veränderung bedeutet Widerstand. Doch wenn Paradigmen durchbrochen werden, gibt es Neuerung und Dynamik.
  3. Aktion. Alle Theorie hilft nichts, die neue Unternehmenskultur muss gelebt und vorgelebt werden. Geben Sie Zeit, aber bleiben Sie dran!
  4. Verbesserung. Gemeinsam lernen, evaluieren und verbessern.

Zwei Fliegen mit einer Klappe

Auf diese Art fängt die Lean-Methode buchstäblich zwei Fliegen mit einer Klappe: sie erhöht die Effizienz im Austausch und dadurch die Flexibilität die ein Unternehmen braucht um Kunden zufrieden stellen zu können. Das heißt nicht, dass das Unternehmen direkt die Gesamtheit der Prozesse umstellen muss.

Einige einfache Regeln können schon sehr effektiv dabei helfen, das Social Intranet auf lean umzustellen und somit den Weg zu bereiten. Folgende fünf Tipps sollen dabei helfen, ein Social Intranet so einzusetzen, dass Mitarbeiter aller Generationen mitwirken und effiziente Prozesse in Gang bringen.

5 Tipps zur Aktivierung der Mitarbeiter alle Generationen

  1. Eine Einführung geben: Erklären Sie in einem Statement oder Einführungskurs, warum und wofür das Social Intranet gedacht ist. Nur wenn die Mitarbeiter den Nutzen erkennen und genau wissen, was sie im Intranet tun dürfen und sollen (und was nicht) können sie es richtig anwenden. So vermeiden Sie auch, dass die Plattform für irrelevante Informationen „missbraucht“ wird.
  2. Den Austausch managen: Legen Sie fest, welche Informationen wirklich notwendig sind und welche nur vom Ziel (Kundenzufriedenheit) ablenken. Ein Community Manager kann die Nutzer hierbei unterstützen und sie informieren wenn sie das Intranet nicht zielführend einsetzen. Auch das Entfernen veralteter Informationen gehört dazu, denn nur so bleibt das Social Intranet aufgeräumt, übersichtlich und relevant.
  3. Für flache Hierarchie sorgen: Nehmen Sie alle Barrieren weg, die Menschen daran hindern könnten, miteinander in Kontakt zu treten. Ein lean Intranet folgt nicht der Hierarchie der Organisation, sondern bietet Mitarbeitern aller Abteilungen und Niveaus die Chance, mitzulesen, Informationen zu ergänzen und Rückkopplung zu geben.
  4. Aktualität schaffen: Neue Versionen von Dokumenten sollten immer direkt hinzugefügt, aber auch als solche gekennzeichnet sein, damit niemand über die Aktualität von Information ins Zweifeln kommen muss. Dateien und Diskussionen die keine Relevanz mehr haben, sollten Sie archivieren. Somit bleiben sie erhalten aber belasten die Übersichtlichkeit und Gebrauchsfreundlichkeit nicht.
  5. So einfach und gebrauchsfreundlich wie möglich machen: Damit Informationen wirklich einfach zu finden sind, sollten Sie eine Kategorisierung einführen. Diese kann sich auf das Projekt, das Thema, den Kunden oder die Abteilung beziehen. Natürlich gehört auch die gebrauchsfreundliche Suchfunktion dazu. Außerdem ein einfaches und logisch aufgebautes Navigationsmenü.

Einfach anfangen! So viele Tipps man auch mitnimmt, der wichtigste Schritt ist und bleibt: just do it! Ist die Struktur gut vorbereitet, laden Sie die Mitarbeiter ein und fangen Sie an, Dokumente hochzuladen und aufeinander einzugehen. Ob dabei ein älterer oder jüngerer Mitarbeiter den ersten Schritt macht, ist völlig egal! Sobald nämlich einer angefangen hat, das Social Intranet als neuen Arbeitsplatz zu implementieren, machen die anderen automatisch mit.

Quelle: Entopic Intranet Monitor 2014

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  1. Simone Janson

    Lean Social Intranet Generationen Austausch: 5 Tipps für bessere Kommunikation – (Beitrag via Twitter) pjFRKC3ti1

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