Stopp! Rechtzeitig „Nein“ sagen mit Erfolg: 7 Tipps zur Konflikt-Vermeidung – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Stopp! Rechtzeitig „Nein“ sagen mit Erfolg: 7 Tipps zur Konflikt-Vermeidung


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Viele Konflikte entstehen auch dadurch, dass Mensch nicht einfach zum Ausdruck bringen was sie wollen, sondern die unterdrückte Aggression bis zur Explosion in ihnen schwelt. Oft würde es helfen, rechtzeitig „Stopp!“ zu sagen. 7 Tipps.

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Arbeitsbiene bis spät in die Nacht

Eine Situation, die vielen wohl bekannt sein dürfte: Sie freuen sich auf Ihren wohlverdienten Feierabend, wollen gerade die Sachen zusammenpacken, da steht der Vorgesetzte in der Tür: „Könnten Sie mir vielleicht noch diese Kalkulation für morgen fertig machen? Das ist wirklich wichtig!“.

Die Kollegen sind schon alle weg, müssen zu ihrer Familie, finden andere gute Gründe oder Ähnliches. Nur Ihnen fällt auf die schnelle keine wirklich gute Ausrede ein. Also bleiben sie und widmen sich mit zusammengebissenen Zähnen und aufkeimender Wut der Kalkulation. Statt Feierabend zu machen, also ein weiteres mal bis spät in die Nacht arbeiten.

Setzen Sie Grenzen – Rechtzeitig!

Der Chef ist zufrieden mit seiner Arbeitsbiene, aber er ahnt gar nicht, was er angerichtet hat, er denkt vermutlich noch, sie machen das gerne, weil sie ohne Widerrede mit der Arbeit loslegen. Das ist er von Ihnen gar nicht anders gewohnt. Dabei sind Sie im Inneren schon längst demotiviert und machen nur noch Dienst nach Vorschrift.

Allerdings: Schuld sind auch Sie selbst. Weil Sie Ihre Rechte nicht vertreten und nicht rechtzeitig Grenzen setzen, stattdessen lieber arbeiten bis an die Grenzen der eigenen Leistungsfähigkeit – und irgendwann ist dann Burnout die Folge.

Die Angst vor den Konsequenzen

Warum aber haben, trotz solcher offensichtlichen Nachteile viele Menschen Probleme, anderen mit einem klaren “nein” ihre Grenzen aufzuzeigen? Die Antwort liegt auf der Hand: Es hat fast immer Konsequenzen, anderen Menschen einen Wunsch oder eine Bitte abzuschlagen. Der andere könnte sauer werden. Oder verletzt sein.

Und gerade im Berufsalltag kann es besonders unangenehm werden, wenn man Kollegen vor den Kopf stößt. Ganz zu schweigen vom Chef, bei dem ein „nein“, so die Angst, schnell zum Karrierekiller werden kann. Da gehen nicht wenige Menschen lieber den Weg des geringsten Wiederstandes und machen, was man von ihnen erwartet. Dadurch vemeiden sie Konflikte, erfahren für ihren Einsatz sogar Anerkennung und Lob und der Entlastete freut sich.

Wer es immer allen recht macht, setzt sich selbst ins Unrecht!

Doch das kann sich bitter rächen: Wer immer versucht, es anderen Recht zu machen, schafft es bald nicht mehr, seine eigentlichen Aufgaben gut zu bewältigen. Außerdem gewöhnen sich die anderen schnell daran, dass der Ja-Sager stets alles macht und verlassen sich darauf. Mit der Zeit wird es deshalb immer schwieriger, auch mal „nein“ zu sagen.

Doch niemand schafft es, immer alles zufriedenstellend erledigen und genau das ist das Problem. Denn Menschen haben, so eine aktuellen Studie der RespectResearchGroup an der Universität Hamburg, bestimmte Vorstellungen davon, wie kompetente und respektable Personen sein sollen: Nämlich unter anderem vertrauenswürdig, verlässlich und fair.

Besagte Studie von Niels van Quaquebeke & Felix Brodbeck mit dem Titel „Entwicklung und erste Validierung zweier Instrumente zur Erfassung von Führungskräfte-Kategorisierung im deutschsprachigen Raum“ erschien 2008 in der “Zeitschrift für Arbeits- und Organisationspsychologie”. Sie zeigt auch auf: Wer zusagt, eine Aufgabe zu übernehmen und es dann aus Zeitnot doch nicht schafft, enttäuscht Chefs und Kollegen oft mehr als wenn er gleich abgelehnt hätte.

Der Ton macht die Musik

Das bestätigt auch Personaltrainerin Tanja Baum, Autorin des Buches “Die Kunst freundlich ‘Nein’ zu sagen”: „Niemand kann dem Chef oder den Kollegen alle Wünsche erfüllen, damit immer eitel Sonnenschein herrscht – schon gar nicht im Berufsalltag. Wer andere aber ernst nimmt, sich in dessen Situation hineinversetzt und gute Argumenten liefert, warum er ein Ansinnen abschlagen muss, erntet in der Regel Verständnis.”

Daher ist es fast immer besser, von Vornerein klar „nein“ zu sagen. Allerdings: Der Ton macht die Musik. Andere Menschen wollen immer auch das Gefühl haben, dass man sich um sie bemüht. Und gerade wer seinem Chef eine Bitte abschlägt, sollte freundlich bleiben und das „Nein“ gut begründen. Die Kunst besteht darin, freundlich, aber bestimmt „nein“ zu sagen.

Einfach mal „Nein“ sagen: 7 Tipps

  1. Keine Faulen Ausreden: „Ich würde das ja gerne für Sie machen, aber eigentlich muss ich noch…“ Wenn Sie auf eine Bitte so reagieren, verärgern Sie den anderen garantiert. Denn er weiß nicht, ob Sie nun Zeit haben oder nicht und merkt gleichzeitig, dass Sie sich nur herausreden wollen. Geben Sie besser gleich offen und ehrlich zu, dass Sie keine Zeit haben – genau diese Konsequenz wird der andere verstehen und respektieren.
  2. Gut begründet ist schon halb gewonnen: Machen Sie deutlich, dass Sie eine Bitte nicht einfach willkürlich ausschlagen, sondern dass Sie einen guten Grund für Ihr “nein” haben. Führen Sie zum Beispiel Ihrem Chef vor Augen, wie voll Ihr Zeitplan ist oder belegen Sie in Zahlen, welche negativen Konsequenzen Ihre Überarbeitung für die Firma haben könnte. Verfallen Sie dabei nicht ins Jammern, sondern bleiben Sie sachlich. Wenn Sie auf diese Weise zeigen, dass sich Ihr „Nein“ gut überlegt haben, signalisiert das auch Ihrem Chef verantwortungsbewusstes Handeln. Damit können Sie punkten.
  3. Lassen Sie das Fass nicht überlaufen: Gerade wer ständig „ja“ sagt, läuft Gefahr, vor Überforderung irgendwann falsch zu reagieren. Statt dann sachlich „nein“ zu sagen, wird man plötzlich aggressiv. Chefs und Kollegen, die es anders gewohnt sind, sind dadurch meist erst recht verärgert, weil sie damit nicht gerechnet haben. Besser ist es daher, rechtzeitig zu signalisieren „Bis hierhin und nicht weiter“, damit der andere gleich weiß, wo Ihre Grenzen sind. Und auch im größten Stress sollten Sie auf Vorwürfe wie: „Sie immer mit Ihren übertriebenen Forderungen…“ verzichten – der andere weiß wahrscheinlich gar nicht, dass er Sie die ganz Zeit überfordert hat.
  4. Analysieren Sie genau, warum Sie überfordert sind: Sie fühlen sich von einer Bitte überfordert – aber was stört Sie genau? Finden Sie heraus, wodurch Sie sich gestresst fühlen und es nicht schaffen, gelassen zu bleiben. Vielleicht machen Sie sich selbst Druck oder Ihr Zeitmanagement ist einfach schlecht. Vielleicht finden Sie das Ansinnen Ihres Chefs oder Kolleg auch total unsinnig. Klären Sie in diesem Fall, warum man das von Ihnen verlangt. Vielleicht finden Sie dann gemeinsam eine bessere Möglichkeit.
  5. Finden Sie einen Kompromiss: Der eine will das, der andere das. Da müssen Sie gemeinsam eine Lösung finden. In der Praxis bedeutet das: Den anderen ernst nehmen und sich in seine Situation hineinversetzen. Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, nicht nach Unterschieden. Arbeiten Sie heraus, wo Sie beide übereinstimmen, finden Sie Verbesserungsmöglichkeiten und legen Sie darauf den Schwerpunkt Ihrer Argumentation. Ihr Chef oder Kollege hat dann das Gefühl, dass Sie auf ihn eingehen. Zeigen Sie aber auch konsequent, wo Ihre Grenzen liegen.
  6. Machen Sie Verbesserungsvorschläge: Der Chef will, dass Sie etwas für ihn erledigen. Sie haben zwar keine Zeit, aber eine Idee: „Heute kann ich diese Aufgabe leider nicht schaffen. Aber Kollege Schmitt ist gerade frei. Dafür kann ich ihn bei seinem Projekt optimal unterstützen, da ich mich mit dem Thema sehr gut auskenne. Dadurch arbeiten wir alle viel effektiver“ Solche Vorschläge erleichtern Ihnen die Arbeit, zeigen aber dem Chef, dass Sie sich konstruktiv Gedanken um das Wohl der Firma machen. Wichtig: Wählen Sie, wenn Sie solche Alternativen anbieten, immer ein optimistisches Vokabular.
  7. Bereiten Sie schwierige Gespräche vor: Gerade wenn es nicht nur um den kleinen Gefallen zwischendurch geht, ist es manchmal sinnvoll, ein klärendes Gespräch über Ihre Aufgabenverteilung zu führen. Das sollte gut vorbereitet sein: Legen Sie sich eine Strategie zurecht, Sammeln Sie Belege und Argumente für Ihre Überbelastung. Üben Sie bei Bedarf Ihre Argumentation zu Hause, damit es Ihnen nicht mehr so schwer fällt, „nein“ zu sagen. Und sorgen Sie vor dem Gespräch für eine positive Grundstimmung. Sobald Sie innerlich aufgewühlt oder aggressiv sind, besteht die Gefahr, den anderen mit unsachlichen Vorwürfen zu überhäufen.
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