Projektmanagement, aber richtig – Teil 2: 4 Schritte zur Projektsteuerung


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17.02.2015 3475 Leser 14 Debatten 600 Wörter Lesezeit: 4 Minuten, 24 Sekunden
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Um die Aufwände und Kosten Ihres Projektes zu steuern, benötigen Sie neben den bereits angefallenen Aufwänden auch eine Schätzung der Restaufwände für die Fertigstellung der Arbeitspakete. Das Gleiche gilt für die Kosten und Termine.

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Wie steuern Sie ein Projekt?

Verwenden Sie die geschätzten Restaufwände, -kosten und die aktuell geplanten Termine für die Aktualisierung des Projektplans. Ohne die Frage nach dem voraussichtlichen weiteren Projektverlauf ist eine aktive Steuerung eines Projektes nicht möglich.

Dazu kommt noch, dass nicht jedes Unternehmen die Aufwände für Projektarbeit erfasst. In diesem Fall haben Sie einzig die Möglichkeit, Ihre Projektmitarbeiter hinsichtlich der Restaufwände für ihre Arbeitspakete direkt und regelmäßig zu befragen. Eine vollständige Verfolgung von Projektaufwänden und Kosten ist in solch einer Situation kaum möglich.

Soll-/Istvergleich

Ein Soll-/Istvergleich ist das bekannteste und am weitesten verbreitete Instrument der Projektsteuerung. Dafür werden die Zahlen der ursprünglichen Planung (= Soll) und die aktuell angefallenen Aufwände beziehungsweise Kosten gegenübergestellt. Die Abweichungen werden dadurch transparent; die Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf können abgeschätzt werden.

Ein Soll-/Istvergleich kann für Termine, Aufwände oder Kosten erstellt werden. Wichtig für die Aussagekraft des Soll-/Istvergleichs ist die Einbeziehung der zukunftsbezogenen Daten, also zum Beispiel geschätzter Restaufwand, geschätzte Restkosten und Termine.

Erstellen Sie regelmäßig einen Soll-/Istvergleich, so erhalten Sie eine aktualisierte Planung, die Istdaten enthält – und damit eine höhere Planungsqualität besitzt als die ursprüngliche Planung des Projektes.

Ermittlung des Fertigstellungsgrads

Eine interessante Kennzahl für die Projektsteuerung ist der sogenannte Fertigstellungsgrad. Der Fertigstellungsgrad beschreibt, wie weit eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist. Er kann sich sowohl auf die Zeit als auch auf die Dauer einer Aufgabe oder auf die Leistung, also den Aufwand einer Aufgabe, beziehen.

Der Fertigstellungsgrad ist jedoch häufig nicht direkt messbar und wird daher von Projektmitarbeitern geschätzt. Stellen Sie die Frage »Zu wie viel Prozent sind Sie mit dem Arbeitspaket fertig?«, so werden Sie häufig als Antwort bekommen: »Zu 90 Prozent.« Das klingt zunächst gut.

Das 90-Prozent-Syndrom

Doch hier sollten Sie misstrauisch sein. Denn die Folgerung, dass nur noch 10 Prozent zu erledigen sind, ist meistens falsch. Dieser psychologische Effekt wird auch das 90-Prozent-Syndrom genannt.

Denn mit der scheinbar exakten Angabe 90 Prozent soll nur ausgedrückt werden, das nur noch sehr wenig Arbeit zu leisten ist. Fragen Sie daher besser nach der Höhe des Aufwands, der noch bis zur Fertigstellung des Arbeitspakets zu leisten ist, und wie lange das dauern wird.

4 Schritte zur Projektsteuerung

Folgende Maßnahmen zur Projektsteuerung bei Terminverzug sind möglich:

  1. Sie verkürzen die Dauer der Arbeiten durch Überstunden oder Änderung der Priorisierung innerhalb des Projekts.
  2. Sie erhöhen die Arbeitseffizienz, wenn Sie einen erfahrenen Experten für die Abarbeitung des Arbeitspaketes einsetzen.
  3. Sie verringern den Leistungsumfang von Arbeitspaketen.
  4. Sie parallelisieren die Abarbeitung von Arbeitspaketen und verschieben Termine.

Leistungsumfang des Projekts verringern

Sind die Kosten oder Aufwände überschritten, so können Sie lediglich den Leitungsumfang des Projektes verringern. Bei allen Maßnahmen ist Folgendes zu betrachten: Wie hoch sind die Kosten? Wie viel zeitlicher Mehraufwand wird benötigt? Welche Auswirkung haben die Maßnahmen auf Termine, das Projektbudget und die Qualität des Projektergebnisses? Für die Auswahl der besten Maßnahme gibt es kein Rezept.

Hier sind Kosten und Wirkung von Fall zu Fall gegeneinander abzuwägen. Aktuell identifizierte Planabweichungen aus dem Projekt müssen regelmäßig im Projektplan dokumentiert werden, um die Auswirkungen in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Projektzielerreichung frühzeitig erkennen zu können.

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