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Projektmanagement, aber richtig – Teil 1: Nur proaktiv ist sicher



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Ist die Planung Ihres Projekts ersteinmal abgeschlossen, wechselt der Fokus Ihrer Aufgaben. Bisher haben Sie das Projekt geplant, ab sofort sind Ihre Aufgaben die Steuerung der Umsetzung.

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Hier schreibt für Sie: Andrea Ramscheidt ist Expertin für Projektmanagement-Prozesse in Unternehmen. Profil

Von der Planung zur Umsetzung

Zur Umsetzung gehören alle Maßnahmen, die das Ziel haben, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, proaktiv zu agieren und nicht zu reagieren. Dadurch beeinflussen Sie das Projekt aktiv, damit steuern Sie Ihr Projekt.

Wichtig für ein neues Projektmanagement ist das Bewusstsein, dass es normal ist, dass es Änderungen und Abweichungen von der Ursprungsplanung auftreten. Kein Plan kann genau so abgearbeitet werden, wie er erdacht wurde.

Anpassungen sind die Regel

Das Projekt hat zur Eigenschaft, dass etwas Neues geschaffen wird, und daher sind Anpassungen der Projektplanung während der Projektsteuerungsphase nicht die Ausnahme, sondern die Regel.

Kommunizieren Sie daher an alle Projektbeteiligten frühzeitig, dass Änderungen und Abweichungen vom Plan bei der Umsetzung normal sind, und machen Sie die Änderungen allen Beteiligten transparent und nachvollziehbar.

Vergleichen Sie Planung & Realität

Und sichern Sie die Änderungen mit entsprechenden Beschlüssen ab. Denn wenn Sie eine Änderung einfach in Ihre Planung eintragen, also Ihren Projektplan ständig aktualisieren, ohne den Vergleich zur Ursprungsplanung herzustellen, dann wird Ihr Projekt immer im Plan sein. Sie sind dann nicht in der Lage, Abweichungen festzustellen.

Doch genau darum geht es bei der Projektsteuerung: Abweichungen festzustellen und den Einfluss für den weiteren Projektverlauf zu analysieren, um dann geeignete Maßnahmen zu entwickeln, um doch noch relativ nah an vereinbarten Terminen und dem genehmigten Projektbudget zu bleiben.

Was bedeutet aktive Projektsteuerung?

Ein Indiz für aktive Projektsteuerung ist es, wenn der Projektleiter viel Zeit darauf verwendet, notwendige korrektive Maßnahmen zu ergreifen und gemeinsam mit seinem Projektteam umzusetzen, um auf Abweichungen zu reagieren. Ziel für die Projektsteuerung ist daher, ein Frühwarnsystem aufzubauen, welches Ihnen als Projektleiter frühzeitig und klar aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichungen notwendig ist.

Die Projektsteuerung besteht aus zyklischen, sich immer wiederholenden Schritten. Sie erfassen regelmäßig den Istzustand auf Basis der Abarbeitung der einzelnen Arbeitspakete.

Stimmt der Istzustand noch?

Anschließend analysieren Sie, ob der Istzustand mit Ihrer ursprünglichen Planung übereinstimmt. Sie können so feststellen, ob die derzeitige Situation Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf haben wird.

Ist klar geworden, dass Meilensteine verschoben werden müssen oder gar die Erreichung des Projektziels in Gefahr ist, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Projekt wieder in den Plan zu bringen. Ist das nicht mehr möglich, passen Sie Ihre Planung an. Für die Anpassung Ihrer Planung ist in der Regel eine Genehmigung durch den Projektauftraggeber notwendig, weil die Anpassung Auswirkungen auf die Termine, Kosten und den Aufwand hat.

Beachten Sie Termine, Aufwand & Kosten

Für die Projektsteuerung sind in erster Linie Termine, Aufwand und Kosten zu betrachten. In vielen Unternehmen werden Projektaufwände im Rahmen einer Aufwandserfassung – häufig wöchentlich – dokumentiert. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, vergangenheitsbezogene Daten auszuwerten. Damit können Sie beispielsweise feststellen, ob der geplante Aufwand für ein Arbeitspaket aufgebraucht ist, obwohl das Ergebnis des Arbeitspakets nicht fertiggestellt ist.

Oder ob mehr Aufwände geleistet wurden, um das Arbeitspaket abzuarbeiten, als geplant. Nun können Sie die Restaufwände des Arbeitspakets vom verantwortlichen Mitarbeiter neu schätzen lassen. Die Folge ist auf jeden Fall, dass das Arbeitspaket teurer wird, als Sie in Ihrer Projektplanung vorgesehen haben. Die Istdaten alleine bieten Ihnen keine Steuerungsmöglichkeiten für Ihr Projekt an.

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