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Für manche Büroarbeiter scheint der Berufsalltag aus nichts anderem zu bestehen: Aus der Lösung von Problemen. Tatsächlich ist es so, dass – unabhängig von der konkreten Aufgabe – die Fähigkeit Probleme zu erkennen und sie zu beseitigen, eine Schlüsselqualifikation ist.
Schritt 1: Machen Sie sich klar, was die eigentliche Aufgabenstellung ist
Oft ist es gar nicht so offensichtlich, was das tatsächliche Problem ist. Viele Menschen machen den Fehler und reagieren viel zu schnell – „Ah, das ist das Problem, dann machen wir mal XY.“
Dabei täte zunächst einmal Innehalten gut. Es gilt, das wirkliche Problem zu erkennen. So könnte Ihr Problem zum Beispiel die Entscheidung zwischen zwei Mitarbeitern für den Posten des Projektleiters sein. Im Kern geht es hier jedoch nicht um die Personalfrage, sondern darum zu klären, wie das Projekt schnell, günstig und erfolgreich bearbeitet werden kann.
Die Fünf-Mal-Warum-Methode
Eine sehr hilfreiche Vorgehensweise zur Identifikation des eigentlichen Problems ist die „Fünf-Mal-Warum-Methode.“ Die japanische Kaizen-Philosophie geht davon aus, dass sich die Ursache eines Problems nie durch einmaliges Fragen herausfinden lässt.
Oft sind es nämlich – wie gerade gesagt – ganz andere Gründe, die zu Problemen führen, als man zunächst vermuten würde. Erfahrungsgemäß muss man etwa fünf Mal nach dem Warum fragen, bis man zur eigentlichen Problemursache vorgedrungen ist. Und nur dann kann man auch dauerhafte Lösungen finden. Fragen Sie also wie ein Kleinkind mehrfach „Warum?“ – manchmal langt es, nur drei Mal zu fragen, manchmal wird man sechs Mal fragen müssen.
Zirkuläre Fragen
Eine weitere Möglichkeit, Probleme zu erfassen, ist es, „zirkuläre Fragen“ zu stellen. Diese Methode stammt eigentlich aus der systemischen Psychotherapie und wird oft zur Lösung von Diskussionsblockaden eingesetzt; sie kann aber auch helfen, unternehmerische Probleme zu lösen. Das Prinzip ist einfach: Anstatt sich selbst zu fragen „Was ist unser Problem?“, versetzt man sich in andere Personen.
Man sucht also beispielsweise Antworten auf Fragen wie: „Wie würden unsere Kunden das Problem darstellen?“ Oder: „Was machen wir in den Augen des Außendienstes falsch?“ Dieses „Mehrbrillenprinzip“ bewirkt einen Wechsel der Perspektive und hilft Ihnen, einem Problem neue Gesichtspunkte abzugewinnen.
Schritt 2: Ermitteln Sie den Stellenwert des Problems
Sie wissen nun, was das eigentliche Problem ist. Bevor Sie Ihre kreative Energie zur Analyse und Lösung nutzen, sollten Sie ermitteln, wie das Problem einzuordnen ist. Erst dann nämlich können Sie sinnvoll festlegen, wie viel Zeit und Aufwand Sie bereit sind, in die nächsten Schritte zu investieren.
Um es anders zu sagen: Sie sollten nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Probleme, die einen hohen strategischen Stellenwert haben, verdienen natürlich mehr Aufmerksamkeit als Probleme von eher kurzfristigem oder operativem Charakter.