Der Karriere-Führerschein: In 9 Schritten ein Protokoll schreiben (Teil 1) – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Der Karriere-Führerschein: In 9 Schritten ein Protokoll schreiben (Teil 1)



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Über die Kriterien, die ein gutes Protokoll erfüllen sollte, herrscht vielfach Unwissen. Also: Ein Protokoll dient der objektiven Information über Besprechungen, Veranstaltungen, Sitzungen, Seminare, Ausschüsse, Debatten, Diskussionen oder Ähnliches. Ein Protokoll sollte vollständig sein und keinerlei persönlichen Kommentare oder Gedanken enthalten.


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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil

Den Teilnehmern dient das Protokoll zur Dokumentation und Nichtanwesenden zur Information. Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Protokollen: In Ergebnisprotokollen werden die Ergebnisse einer Besprechung oder Sitzung zusammengefasst, und zwar unabhängig davon, wie sie zustande gekommen sind.

Ausnahme: Beschlüsse werden im Wortlaut (mit Abstimmungsergebnissen) formuliert. In Verlaufsprotokollen wird der Verlauf einer Besprechung oder Sitzung festgehalten, also auch sämtliche Vorschläge, Einwände, Diskussionen und Ausführungen.

Im Folgenden wird jedoch nicht zwischen diesen beiden Formen unterschieden, da das Vorgehen für den Protokollanten stets das Gleiche ist und zudem in der Praxis oft Mischformen existieren – lediglich die Ausführungen im Mittelteil unterscheiden sich gemäß obiger Abgrenzung. Jetzt aber zur Sache:

Schritt 1: Klären Sie mit dem Sitzungsleiter organisatorische Fragen

Sprechen Sie mit dem Sitzungsleiter und holen Sie sich folgende Informationen:

  • Wann beginnt die Besprechung oder Sitzung?
  • Wann sollen Sie als Protokollant anwesend sein?
  • Wird ein Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll erwünscht?
  • Ist eine namentliche Nennung der Sprecher im Protokoll erforderlich?
  • Wie lange wird die Besprechung oder Sitzung ungefähr dauern?
  • Bis wann sollen Sie das Protokoll erstellt haben?
  • Wer soll das Protokoll lesen beziehungsweise freigeben?
  • Wer soll das Protokoll erhalten?
  • Gibt es bereits Unterlagen (Tagesordnung, Anträge), die man Ihnen zur Verfügung stellen kann, sodass Sie sich in das Thema einlesen können?

Schritt 2: Legen Sie alle Hilfsmittel bereit

Die meisten Protokollanten machen sich Notizen auf Papier; nur wenige tippen ihre Mitschrift direkt in einen Laptop ein. Falls Sie ebenfalls Papier bevorzugen, dann versorgen Sie sich mit ausreichend Blättern und funktionsfähigem Schreibzeug.

Vielleicht wollen Sie auch Farbstifte und Textmarker nutzen? Wenn es ein unternehmensinternes Formular für Protokollnotizen gibt, dann verwenden Sie dieses.

Schritt 3: Erscheinen Sie pünktlich am Veranstaltungsort

Kommen Sie frühzeitig in den Konferenzraum, um sich einen Platz zu sichern, von dem aus Sie alle Teilnehmer gut sehen und hören können.

Vorteilhaft ist es, wenn Sie zudem einen Platz haben, der einen guten Blickkontakt zum Sitzungsleiter ermöglicht.

Schritt 4: Füllen Sie den Protokollkopf aus

Notieren Sie nun Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer, Leitung und Beginn der Besprechung oder Sitzung. Sofern Sie die Einladung und Tagesordnung noch nicht haben, lassen Sie sich diese spätestens jetzt vom Sitzungsleiter geben.

Wenn Ihnen die Teilnehmer nicht persönlich bekannt sind, lassen Sie zu Beginn eine Teilnehmerliste herumgehen. Sollte dies nicht möglich sein, so können Sie sich unmittelbar nach Ende der Veranstaltung beim Sitzungsleiter die Teilnehmernamen geben lassen.

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