Der Karriere-Führerschein: In 10 Schritten einen Brief schreiben (Teil 2) – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Der Karriere-Führerschein: In 10 Schritten einen Brief schreiben (Teil 2)



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Wer Karriere machen will, benötigt mehr als reines Fachwissen. Vor allem höfliche Umgangsformen, professionelle Arbeitstechniken und ein moderner Kommunikationsstil sind wichtig, um im Beruf voranzukommen. Und dazu gehören auch Dinge wie Briefe schreiben, die nur auf den ersten Blick altertümlich wirken.


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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil

Schritt 4: Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile

Formulieren Sie aktivisch (mit Verb). Wo angebracht, können Sie Fragen verwenden. Ihre Betreffzeile sollte nicht länger als eine Zeile sein. Verwenden Sie kurze Wörter. „Betreff“ als Leitwort ist nicht mehr üblich. Eine Betreffzeile hat keinen Schlusspunkt und sollte auch nicht unterstrichen werden.

Schritt 5: Formulieren Sie eine passende Anrede

Die Anrede (und der Gruß) gestalten die Beziehung zum Briefpartner. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie lieber konservative Varianten. Nach der Anrede folgt ein Komma, danach wird klein weiter geschrieben. Verwenden Sie bei Titeln keine Abkürzungen, sondern die Langform (also: „Professor“ oder „Direktor“. Ausnahme: „Dr.“); „Herr/Frau“ kann entfallen, und auch der Name kann weggelassen werden.

Bei mehreren akademischen Graden wird nur der höchste genannt. Wird eine Amts- oder Berufsbezeichnung gebraucht, so wird der Name weggelassen (also: „Sehr geehrter Herr Bürgermeister“). Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, dann beachten Sie Folgendes: Die Hierarchie steht über dem Geschlecht – nennen Sie also zuerst den Vorgesetzten, dann die Mitarbeiterin.

Die Verwendung des Begriffes „Eheleute“ in der Anschrift und Anrede ist veraltet, ebenso wie „Jürgen Engelhardt und Frau“. Richtig ist: „Sehr geehrte Frau Engelhardt, sehr geehrter Herr Engelhardt.“

Schritt 6: Formulieren Sie einen packenden Einstieg

Der Einstieg erfüllt – ähnlich wie die Betreffzeile – verschiedene Funktionen. Er soll einerseits beim Leser das Interesse wecken und andererseits das Thema nennen sowie die Tonart etablieren. Idealerweise sprechen Sie gleich mit dem ersten Satz den Leser an und beziehen ihn ein. Legen Sie also hohen Wert auf den ersten Satz und schreiben Sie nicht aus der Ich- oder Wir-Perspektive, sondern wenden Sie sich direkt an den Leser.

Der erste Satz sollte immer kurz sein. Verwenden Sie kurze, bekannte Wörter. Nennen Sie zuerst das Bekannte, dann das Neue. Wer etwas Bekanntes mitteilt, macht es dem Leser einfacher, die nachfolgenden Aussagen zu verstehen; das Allgemeine und Bekannte liefert den Rahmen, in den das Besondere und Neue eingeordnet werden kann.

Nennen Sie zuerst das Einfache, dann das Schwere oder Komplizierte; zuerst das Konkrete, dann das Abstrakte. Erläutern Sie zuerst das Problem, dann die Lösung.

Schritt 7: Formulieren Sie einen überzeugenden Mittelteil

Im Mitteilteil nennen Sie Ihre Argumente. Achten Sie dabei auf einen „dramaturgischen Aufbau“ – das heißt: Beginnen Sie mit dem schwächsten Argument und steigern sich dann. Führen Sie nie ein Argument an, ohne es anschließend zu beweisen und Beispiele dafür zu bringen.

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