Richtig „Nein“ sagen: Freundlich, aber bestimmt!

„Nein“ zu sagen, fällt vielen Menschen schwer. Aus unterschiedlichen Gründen: Der eine möchte niemanden enttäuschen, der andere will gut dastehen. Oder man hat – gerade im Job – Angst vor negativen Konsequenzen. Doch die sind, wenn man ständig halbherzig „Ja“ sagt, hinterher meist noch schlimmer. Wichtig ist es daher, rechtzeitig Grenzen aufzuzeigen – freundlich, aber bestimmt.




Situationen, die jeder kennt

Fast jeder kennt diese typischen Situationen, in denen man um etwas gebeten wird und einfach glaubt, nicht „Nein“ sagen zu können. Zum Beispiel wenn der Chef dringend etwas zu erledigen hat, man aber gleichzeitig und genau so dringend noch einen andere Aufgabe zu Ende führen muss.

Wer will da schon riskieren, bei der nächsten Beförderung übergangen zu werden oder auf der Abschussliste zu stehen? Also wählt man den Weg des geringsten Widerstandes und sagt zähneknirschend „Ja“, obwohl man genau weiß, dass beides auf einmal kaum zu schaffen ist.

Das kleinere Übel mit großen Folgen

Das kann Folgen haben: Wer immer versucht, es anderen Recht zu machen, schafft es bald nicht mehr, seine eigentlichen Aufgaben gut zu bewältigen. Außerdem gewöhnen sich die anderen schnell daran, dass der Ja-Sager stets alles macht und verlassen sich darauf. Mit der Zeit wird es deshalb immer schwieriger, auch mal „Nein“ zu sagen.

Doch niemand kann immer alles zufriedenstellend erledigen und genau das ist das Problem. Denn Menschen haben, so eine Studie der RespectResearchGroup an der Universität Hamburg, bestimmte Vorstellungen davon, wie kompetente und respektable Personen sein sollen: Nämlich unter anderem vertrauenswürdig, verlässlich und fair.

Ein klares Nein ist immer besser!

Das Vertrauen, das andere in einen setzen, wird jedoch schnell erschüttert, wenn man zusagt, eine Aufgabe zu übernehmen und es dann aus Zeitnot doch nicht schafft. Chefs und Kollegen sind dann oft enttäuschter, als wenn man gleich abgelehnt hätte und stufen einen als unzuverlässig ein. Daher ist es fast immer besser, von Vornerein klar „Nein“ zu sagen.

Das bestätigt auch Personaltrainerin Tanja Baum, Autorin des Buches „Die Kunst freundlich ‚Nein‘ zu sagen“: „Niemand kann dem Chef oder den Kollegen alle Wünsche erfüllen, damit immer eitel Sonnenschein herrscht – schon gar nicht im Berufsalltag. Wer andere aber ernst nimmt, sich in dessen Situation hineinversetzt und gute Argumenten liefert, warum er ein Ansinnen abschlagen muss, erntet in der Regel Verständnis.“

Konsequent statt schroff

Allerdings. Der Ton macht die Musik. Eine schroffe Ablehnung aus Angst, zu irgendetwas überredet zu werden, ist meist genau so falsch wie ein nicht ernst gemeintes „Ja“. Denn andere Menschen wollen immer auch das Gefühl haben, dass man sich um sie bemüht.

Wichtig ist, konsequent „Nein“ zu sagen! Doch gerne wird ausgewichen, wenn andere eine Bitte haben: „Ich würde das ja gerne für Sie machen, aber eigentlich muss ich noch…“ Dahinter steckt der Wunsch, dass der andere schon merken wird, dass man eigentlich lieber „Nein“ sagen möchte und von selbst einen Rückzieher macht.

Leider falsch gedacht: Ein halbes „Nein“ kommt nicht an. Die wenigsten Menschen können oder wollen zwischen den Zeilen lesen und deuten die Unsicherheit zum eigenen Vorteil; das unsichere „Nein“ wird einfach als unsicheres „Ja“ interpretiert: „Toll, dass Sie das machen..“

Oder aber der andere ist verärgert, weil er merkt, dass man sicher herausreden will. Besser: Gleich offen und ehrlich zugeben, dass es jetzt nicht passt – genau diese Konsequenz wird der andere verstehen und respektieren.

Achtung Manipulation!

Ein halbherzig formuliertes „Nein“ birgt außerdem die Gefahr, manipuliert zu werden: Andere Menschen appellieren dann an das Mitleid oder unterstellen Egoismus, um dem Nein-Sager ein schlechtes Gewissen einzureden, etwa: „Ich habe diese Woche schon so viel gemacht. Lassen Sie mich nicht hängen.“ Oder sie geben sich enttäuscht von der Person: „Sie sind doch sonst immer so zuverlässig. Aber in Zukunft kann ich wohl nicht mehr auf Sie verlassen“.

Solche Argumente sollen den Nein-Sager in die Defensive drängen und dazu bringen, doch noch „Ja“ zu sagen. Auch wenn es schwer fällt: Freundlich, aber konsequent bei seiner Meinung zu bleiben hilft hier am besten.

Gut argumentiert ist halb gewonnen

Gegen Manipulation hilft es auch, sein „Nein“ mit guten Argumenten zu untermauern. Denn damit wird deutlich, dass man eine Bitte nicht einfach willkürlich ausschlägt, sondern dass es einen guten Grund dafür gibt. Andere Menschen können das „Nein“ dann besser nachvollziehen. Außerdem haben andere so den Eindruck, dass man sich um sie bemüht – das ist gerade im Umgang mit Chefs sinnvoll.

Wer zum Beispiel seinem Chef vor Augen führt, wie voll der Zeitplan ist oder belegt, dass Überarbeitung auch für die Firma negative Konsequenzen haben könnte, überzeugt. Der Chef merkt so nämlich, dass das „Nein“ gut überlegt ist und schätzt es, dass der Mitarbeiter verantwortungsbewusst handelt. Wichtig: Nicht ins Jammern verfallen oder sich für die eigene Meinung rechtfertigen, sondern immer sachlich argumentieren.

Der Krug geht so lange zum Brunnen…

Der Krug geht so lange zum Brunnen, bis er bricht. Gerade wer ständig „Ja“ sagt, läuft Gefahr, vor Überforderung irgendwann falsch zu reagieren: Statt dann sachlich „Nein“ zu sagen, wird man plötzlich aggressiv. Durch Aussagen wie „Machen Sie Ihren Kram doch selbst!“ „Ich hab jetzt keine Zeit für sowas“ fühlen sich Chefs und Kollegen aber meist erst recht vor den Kopf gestoßen – auch weil sie mit einer derart heftigen Reaktion gar nicht rechnen konnten.

Besser ist es daher, rechtzeitig zu signalisieren „Bis hierhin und nicht weiter“, damit der andere gleich weiß, wo die Grenzen sind. Wenn es dann doch einmal zu einem Streit kommt: Unbedingt verallgemeinernde Vorwürfe wie: „Sie immer mit Ihren übertriebenen Forderungen…“ vermeiden – der andere weiß wahrscheinlich gar nicht, dass er einen die ganz Zeit überfordert hat.

Selbstanalyse

Um derart rational zu reagieren, ist es wichtig, dass man sich und seine Reaktionsweisen genau kennt. Wichtig ist daher eine eingehende Selbstanalyse: Was löst die Bitte eines anderen bei einem aus? Ruft die Situation irgendwelche unangenehmen Erinnerungen wach? Was genau stört an der Frage? Was genau verursacht den Stress? Warum kann man nicht gelassen bleiben?

Vielleicht macht man sich auch selbst Druck oder das eigene Zeitmanagement ist einfach schlecht und man kann daran arbeiten. Vielleicht ist das Ansinnen des Chefs oder Kollegen einfach total unsinnig, vielleicht hat man aber auch nur nicht verstanden, um was es genau geht und kann klären, was genau verlangt wird.

Kompromisse finden

Der Chef will das eine, der Mitarbeiter etwas anderes. Pech, wenn der Chef nur autoritär befiehlt. Aber in vielen Fällen kann man auch mit seinem Chef reden, denn in der Regel bringt es mehr, wenn beide gemeinsam das Problem lösen.

In der Praxis bedeutet das: Den Chef ernst nehmen und sich in seine Situation hineinversetzen. Nach Gemeinsamkeiten, nicht nach Unterschieden suchen, indem man dem Chef aufzeigt, wo gemeinsame Positionen liegen. Verbesserungsmöglichkeiten finden und darauf den Schwerpunkt der Argumentation legen, denn dann hat der Chef das Gefühl, dass man auf ihn eingeht. Vielleicht lässt sich dann tatsächlich zusammen eine bessere Möglichkeit finden.

Das „Nein“ positiv verkaufen

Doch auch autoritäre Chefs lassen sich überzeugen: Wer statt einem einfachen „Nein“ eine Alternative anbietet, die genau so gut oder sogar besser ist, gewinnt den Chef für sich. Das kann etwa so aussehen: „Heute kann ich diese Aufgabe leider nicht schaffen. Aber Kollege Müller ist gerade frei. Dafür kann ich ihn bei seinem Projekt optimal unterstützen, da ich mich mit dem Thema sehr gut auskenne. Dadurch arbeiten wir alle viel effektiver.“

Solche Vorschläge erleichtern einerseits die Arbeit. Aber mehr noch: Der Chef sieht, dass sich der Mitarbeite konstruktiv Gedanken um das Wohl der Firma macht und wird diese Qualität schätzen. Allerdings: Auch hier macht der Ton die Musik. Wer eine solche Alternative anbieten, sollte immer ein optimistisches Vokabular wählen, das wirkt auf andere überzeugender.

Vorbereitung ist alles

Manchmal hat sich das Rollenverhalten des „Ja“-Sagens derart eingeschliffen, dass man das Problem nur noch mit einem grundsätzlichen, klärenden Gespräch über die Aufgabenverteilung lösen kann. Das sollte allerdings gut vorbereitet sein: Wichtig ist die passende Strategie, außerdem sollten Argumente für Ihre Überbelastung gesammelt werden.

Auch gut: Die Argumentation vorher zu Hause üben, damit es nicht mehr so schwer fällt, konsequent zu bleiben. Allerding sollte man auch für eine positive Grundstimmung sorgen: Wer innerlich aufgewühlt und aggressiv ist oder Frust angestaut hat ist, läuft Gefahr, den anderen mit unsachlichen Vorwürfen zu überhäufen.

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