Zeit sparen durch die Wahl des richtigen E-Mail-Programms: Wer effizient mailt, gewinnt – BEST OF HR | B E R U F E B I L D E R . D E

Zeit sparen durch die Wahl des richtigen E-Mail-Programms: Wer effizient mailt, gewinnt



E-Mailen kann sehr zeitaufwändig sein: Gerade im Berufsalltag, wenn tagtäglich eine wahre E-Mail-Flut auf dich einstürmt, die es zu sortieren, zu lesen und zu beantworten gilt. Zum Glück müssen wird das längst nicht mehr mit den Online-Tools unser E-Mail-Anbieter erledigen: Spezielle E-Mail-Programme, mit denen Sie die E-Mails auf den Rechner holen können, sind ja in der Regel viel praktischer.


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Denn Sie ersparen sich hier, sich beim zum Lesen und Versenden von E-Mails durch ein Passwort zu authentifizieren, die E-Mails sind in der Regel schneller abgerufen als via Webmail und Sie werden automatisch unterrichtet, sobald E-Mails eintreffen. Außerdem verfügen die meisten Programme über umfangreiche Filterfunktionen, mit denen Sie den E-Mail-Empfang automatisieren können.

Allerdings funktioniert jedes E-Mail-Programm ein wenig anders und bietet andere Vor- und Nachteile. Enige Programme eigenen sich nur zum Abrufen, Senden und Verwalten der E-Mails, andere bieten noch umfangreiche Zusatzfunktionen. Einge haben sehr gute Filterfunktionen, andere nicht. Daher: Bevor Sie sich für ein bestimmtes Progamm entscheidesn, solltesn Sie wissen, wofür Sie es benutzen möchtest.

Die wichtigsten E-Mail-Programme mit ihren Vor- und Nachteilen im Überblick:

  • Microsoft Outlook: Das bekannteste und auch am weitesten verbreitete E-Mail-Programm ist Microsoft Outlook, das kostenpflichtig ist und in der Regel als Bestandteil des Microsoft-Office-Paketes vertrieben wird. Vor allem im Business-Bereich erfreut sich Outlook großer Beliebtheit, was vor allem an der weiten Verbreitung und dem großen Funktionsumfang liegt: Outlook unterstützt die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten über eine Oberfläche; die Konten können über POP3, IMAP4 bzw. über Exchange-RPC angesteuert werden. Neben der E-Mail-Funktion ist die Terminverwaltung die im betrieblichen Umfeld am intensivsten genutzte Funktion von Outlook. Über einen Exchange-Server können automatisch Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, in dem der Outlook die Terminkalender aller Teilnehmer vergleicht und mögliche Terminüberschneidungen anzeigt. Gleichzeitig können unter Outlook Räume oder Geräte reserviert werden. Ein weiterer Pluspunkt der weiten Verbreitung: Der Datenabgleich zwischen zwei Nutzern, die das selbe Programm nutzen, wird vereinfacht. Viele PDAs, Pocket PCs oder auch Smartphones lassen sich mittels des Hilfsprogramms ActiveSync einfach und komfortabel mit Outlook synchronisieren, so dass es dem Benutzer ermöglicht wird auch unterwegs Termine einzutragen bzw. sich an Termine erinnern zu lassen. Des weiteren bietet Outlook umfangreiche Kontakt-Datenbanken, Kalender-Funktionen sowie Notizen- und Aufgaben-Verwaltung unter einer Oberfläche. Die Anwendungen sind dabei miteinander verzahnt und ermöglichen so z.B. das Geburtsdatum eines Kontaktes automatisch in den Kalender zu integrieren. Nicht immer ist jedoch problemlos möglich, Daten in andere Anwendungen zu importieren, da Outlook lokal alle Daten (Kalender, Kontakte, E-Mails etc.) in sogenannten PST-Dateien ab (Personal Storage Dateien) abspeichert. Das kann zu Schwierigkeiten führen, wenn man irgendwann das Mailprogramm wechseln will. Informationen
  • Eudora: Das wahrscheinlich bekannteste Email-Programm ist Eudora. Das Programm gibt es in zwei Versionen: die kleine Light-Version ist kostenlos, verfügt aber nicht über den gesamten Funktionsumfang: So können Sie beispielsweise nicht gleichzeitig mehrere Email-Konten verwalten. Daneben gibt es eine werbifinanzierte Version und einen kostenpflichtige Vollversion. Eudora gibt es sowohl für MacOS als auch für Windows. Eudora unterstützt POP3, IMAP und SMTP, multiple Adressbücher mit Filtermöglichkeit, bietet umfangreiche Suchfunktionen und eine automatische Buchstabenzählfunktion. Außerdem unterstützt Eudora den Import ganzer Mailboxen und Adressbücher aus anderen E-Mail-Clients. Download und Informationen unter Website
  • Mozilla Thunderbird: Mozilla Thunderbird hat sich mittlerweile, zumindest für Privatanwender, zunehemend aber auch im Business-Bereich, zu einem vollwertigen Ersatz von MS Outlook gemausert, noch dazu ist es kostenlos. Thunderbird gilt zum einen wegen des frei verfügbaren Quellcodes und zum anderem auch aufgrund der erheblichen Sicherheitsschwächen in Outlook als sicherere Alternative: Es unterstützt Sicherheitskomponenten wie elektronische Signatur, Nachrichtenverschlüsselung und Zertifikate nach dem S/MIME-Standard. Als Anwender kann man verschiedene Modi für die HTML-Darstellung deiner E-Mails wählen. Eine Besonderheit ist eine selbstlernende Junkmail-Funktion, welche die Spambehandlung wirksam unterstützt. Mozilla Thunderbird unterstützt die getrennte Verwaltung mehrerer POP3- und IMAP-Konten. Wahlweise lassen sich in einer globalen Inbox alle POP3-Konten zusammenfassen. Sie können auch mehrere Adressbücher führen. Ein integriertes RSS-Lesewerkzeug steht zur Verfügung. Virtuelle Ordner zeigen alle Nachrichten, die zuvor definierten Such-Kriterien entsprechen (ähnlich den „Labels“ von Gmail). Um z.B. alle Nachrichten von einem bestimmten Absender aus allen Ordnern angezeigt zu bekommen, erstellt man einmalig eine Suche aller Nachrichten dieses Absenders – diese Suche kann dann als virtueller Ordner gespeichert werden. Thunderbird ist mit verschiedenen Betriebssystem nutzbar. Es ist außerdem möglich, von verschiedenen Betriebssystemen auf die gleichen Profildaten und E-Mails zuzugreifen, vorausgesetzt man hat auf beiden Systemen die gleichen Programmversionen von Thunderbird installiert. Für die Kalenderfunktionalität gibt es die Erweiterung Mozilla Calendar, die auch von Mozilla Firefox genutzt werden kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, das Kalender-Modul Lightning direkt in Thunderbird zu integrieren. Auch wenn es diverse Synchronisations-Erweiterungen gibt, ist im Vergleich zu Outlook bei Thunderbird die Unterstützung für Synchronisation mit externen Geräten und Diensten viel schwächer entwickelt. Die offizielle Ausgabe von Mozilla Thunderbird muss normalerweise auf dem System installiert werden, auf dem es eingesetzt wird. Daneben gibt es eine Portable Edition, die man auf einem USB-Stick installieren und mitnehmen kann. Mehr zu Thunderbird
  • Microsoft Outlook Express: Outlook Express ist kostenloser Bestandteil des (ebenfalls kostenlosen) Microsoft Internet Explorers und muss daher im Paket mit dem Browser heruntergeladen und installiert werden. In der Regel ist es bei Windows allerdings schon standardmäßig vorinstalliert. Anschließend kann er aber auch ohne den Browser genutzt werden. Outlook Express ist übersichtlich, leicht zu bedienen und stellt alle Grundfunktionen (Multipop, Signaturen, Filter…) zur Verfügung. Darüber hinaus kann Outlook Express auch als Newsreader benutzt werden. Outlook Express kann mehrere Konten und Nutzer verwalten und ist in Deutsch erhältlich. Informationen und Downloads
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